7 Бързи съвети за почистване и почистване на офиса

От почистването на кухнята до почистването на пътеката в стаята за игри, работещите майки винаги организират нещо. Въпреки това, нашите офиси са нашите частни пространства. Тук можем да станем спокойни и дезорганизирани. Това е пространство, което няма да свърши със следа от крекери със златни рибки на килима или с малки играчки, залепени под възглавниците на седалката.

Така че, защо да го поддържате чиста? Вашата кариера е повлияна от бъркотията! И това не е толкова трудно, колкото си мислите. Прочиствайте и почиствайте офиса си с малки стъпки в продължение на пет дни, за да не се чувствате прекомерно. Ето как да го направите.

Прочистване, сортиране и изчистване на вашето пространство

Вземете кофа за боклук и кофата за рециклиране и започнете да пречиствате. Това е най-добрата част! Целта е да се прочистите от тази каша, за да направите място за много добри неща, които ще дойдат. Поставяйте неща, които трябва да се съхраняват в кутия или в ъгъла на офиса си. Бъдете внимателни, ако документите в кошчето трябва да бъдат нарязани или не.

За да запазите нещата, организирайте минимизиране на личните вещи във вашия офис, защото те също са нещо, което трябва да се поддържа чисто.

Накрая бюрото или работното ви място трябва да са ясни. Направете бързо избършете и прах и след това се върнете в работата си.

Намерете дом за всичко

При следващото си планирано време, за да почистите офиса си, трябва да намерите дом за всичките си неща.

За да избегнете бъдещи проблеми, всичко в офиса ви трябва да има дом. След като използвате даден артикул, има голямо място, на което ще очаквате да го сложите. Понякога се случва, когато нещата нямат дом. Най-доброто време за намиране на дом за нещата е когато пространството ви е ясно и голно. Ще имате чудесно око за това, което вашето пространство е в състояние да задържи.

Разработване на система за регистрация

Сега е време да се заемем с купчината документи, които поставяте в кутията в ъгъла.

Ако системата ви за подаване се състои от прехвърляне на бележки или поща в купчина на бюрото, трябва да организирате офиса си. Започнете, като вземете папки от шкафа за доставки. Организирайте ги по предмет, дата или тип документ във файловия кабинет. Всеки път, когато на бюрото ви се появи лист хартия, или го изхвърлете, или го подайте. Принуждавайте се да ставате от бюрото си или да отваряте чекмеджето и да подавате всяка хартия на подходящото място.

Почистете колекцията си от визитки

Намерихте ли убиец на визитни картички, когато изчиствате работното си място или вестниците с надписани телефонни номера? Вземете телефона си и потърсете ново приложение. Има много приложения, които могат да сканират визитка и да прехвърлят информацията към вашия смартфон като Evernote или ScanBizCards.

Отделете известно време, в зависимост от това колко карти трябва да сканирате, за да сте сигурни, че всички данни са безопасно прехвърлени, преди да рециклирате вашите карти. Отивате напред всеки път, когато получите нов контакт или визитка, сканирайте го.

Организирайте документите в компютъра си

Трябва своевременно да можете да намерите информация за вашия шеф или клиент. Организацията на компютърните файлове е също толкова важна, колкото и хартиените файлове.

Независимо дали работите в електронни таблици, в Microsoft Word или в други програми, организирайте компютърни документи според датата, темата или категорията. Преди да започнете да премествате документи, напишете организационна йерархия, която ще работи за вашите документи, което ще улесни работата ви. След това започнете да премествате документи, докато вървите.

След като прегледате документите си, не го оставяйте да губи. Бъдете сигурни, че сте архивирали файлове на външно твърдо или флаш устройство, за да избегнете загуба на работа, ако компютърната ви система се срине.

Актуализирайте редовно документацията

Когато чекмеджето на файловия шкаф е толкова пълно, че не можете да го затворите, е време да намалите хартиения хаос, като изхвърлите остарели документи. Планирайте определено време всяка седмица, за да прегледате документите си. Избягвайте да хвърляте цели файлове. Вместо това, само се отървете от остарели материали, като например файлове за клиенти, които не са използвали вашите услуги след две години. Кондензирайте по-големи файлове и съхранявайте само най-необходимите актуални елементи.

Организирайте седмицата на вашия офис

Затрупаният офис е път към неефективния трудов живот. Резервирайте 15 минути след обяда, за да организирате нещата. Подайте необходимите документи, сканирайте визитни картички, организирайте компютърни файлове и електронни таблици и ги поставете обратно в дома си.

След като сте дезактивирали личното си пространство на работа, ще се почувствате изключително енергично. Ще се почувствате по-леки и тази положителна енергия ще премине към другите. Избягвайте да се връщате към стария си стил, като правите навик за почистването на седмицата. Вашият офис ще започне да бъде толкова организиран, че тези 15 минути, с които имате график за почистване, можете да използвате йога или да медитирате, за да помогнете за почистването на ума си! Виждаш ли? Добри неща се случват, когато пречистите и почистите.