Как да прегледате работата на подчинените

Когато възлагате работа на подчинените, наблюдавате много аспекти от техния напредък, но най-вече сте загрижени дали работата ще бъде извършена правилно и се прави навреме.

Вземи работата навреме

Постигането на тяхната работа навреме е по-лесно за наблюдение. Това е така, защото времето е по-лесно за измерване от качеството. Трябва да зададете ясни изисквания, включително етапи и крайни срокове, но също така трябва да осигурите известна гъвкавост. Планирайте графиците си или ги накарайте да планират графиците си, за да включат известно забавяне. Винаги ще има някои непредвидени събития, така че е разумно да се изгради поне малко забавяне в графика. Размерът на застой, който разрешавате в техния график, ще варира от човек на човек с по-старши и талантливи индивиди, които се нуждаят от по-малко застой.

Използване на отчет за напредъка за проследяване на графика

Най-често срещаният метод за проследяване дали работата се извършва навреме е периодичният доклад, който обикновено се извършва ежеседмично за малки проекти и ежемесечно за по-големи проекти. Когато подчинените Ви подават писмени доклади за напредъка, една от елементите, на които ще докладват, е спазването на графика. Един често използван метод за бързо идентифициране на статуса е цветовете на стоп светлините. Ако проектът е по график, те ще покажат зелен символ. Ако проектът закъснее, те ще го покажат като червен символ.

Понякога жълто се използва и за да покаже кога има малък проблем, който не е достатъчно тежък, за да гарантира червения цвят.

Също така искате да докладват всичко, което блокира техния напредък. Този раздел трябва да включва какво са се опитали да изчистят блокера и резултатите от тези усилия. Ако те искат помощ от вас или от някой извън тяхната сфера, това трябва да бъде ясно посочено.

Не забравяйте да ги включите и в техните постижения. Ако са направили нещо, което е изчистило блокера, е предотвратил проблема или по някакъв друг начин помогна да запазите графика непокътнат, което трябва да бъде отбелязано в техния доклад за напредъка.

И накрая, докладът за напредъка трябва да показва процента на завършеност. Повечето проекти правят много малко напредък в началото, след това се увеличават рязко и в края на проекта отново се забавя напредъкът. Графикът на проекта, който сте разработили вие и вашият служител, трябва да отчита това. Независимо дали сте включили това в графика или не, трябва да оцените напредъка, докладван от служителя. Планираният процент трябва да отразява, като цяло, колко от времето, отпуснато за проекта, е преминало.

В проект с тримесечен график служителят трябва да докладва за планирания пълен процент от около 1/3 в края на първия месец. Ако съобщиха за много по-малък или по-голям брой, би било разумно да погледнете малко по-дълбоко. Също така, трябва да направите преценка за точността на това, което докладват за действително завършен процент. Въз основа на познанията ви за проекта и цялостното му състояние трябва да можете да прецените приблизително дали процентът на пълния докладван от служителя е точен или не.

Например, ако докладват планирана пълна цифра от 60% и действителен пълен процент от 65%, но знаете, че проектът е изпитван с трудности, трябва да проучите доклада по-подробно.

Вземете правото на работа

По-трудно е да се измери и контролира дали вашият служител прави работата правилна или не. Това е защото е по-трудно да се дефинира и да се определи какво означава "направено правилно". Тук отново, както и с графиците, трябва да зададете ясни и конкретни очаквания и цели. И докато с графиците ви позволяват известна гъвкавост и забавяне, трябва да сте по-малко гъвкави по отношение на качеството. Доброто е добро.

Не губете от погледа си целта си. Когато говорим за "направено правилно", не забравяйте, че отивате за "отлично", а не "перфектно". И не забравяйте да се фокусирате върху резултатите, а не върху процеса.

Оценка на ефективността

Най-добрият начин да проследите напредъка на служителите си по отношение на правилното изпълнение на работата е честите срещи и либералното използване на „шоу и разказ“. Когато служител съобщи, че е постигнал значителен напредък, нека те покажат какво са направили. В началото на проекта работата може да бъде малко груба и само частично завършена. Това трябва да се очаква. Въпреки това, с течение на времето, демонстрациите на служителите трябва да показват напредък, като работата става по-гладка и по-пълна.

Ключът по време на тези прегледи на качеството е да се уверите, че оценката на служителя за качеството на извършената до момента работа отговаря на вашите собствени. Ако ви се струва, че качеството на свършената до този момент работа все още е груба и предварителна, трябва да обсъдите разликата с служителя и да възстановите техните очаквания. Ако не, когато си мислят, че са постигнали завършено качество, вероятно ще оцените работата е само умерено завършена.

Долен ред

Когато преглеждате работата, която сте делегирали на подчинени, не забравяйте, че все още сте отговорни за тяхната работа. Така че се уверете, че работата е извършена навреме и правилно, както е обсъдено по-горе. При първия знак за затруднение трябва да влезете и да коригирате стандартите на служителите, за да отговарят на вашите собствени.