Как да напишем добра длъжностна характеристика и защо трябва

Разработване на длъжностни характеристики, които да ви помогнат да формулирате най-важните резултати, които са ви необходими от служител, изпълняващ определена работа. Описанията на длъжностите също са средство за комуникация, което указва на сътрудниците на служителя, че работата им спира и работата на друг служител започва.

Те казват на служител, където работата им се вписва в цялостния отдел и цялата компания. Те помагат на служителите от други отдели, които трябва да работят с наетото лице, да разберат границите на отговорностите на лицето.

И накрая, описанията на длъжностите са неразделна част от процеса на планиране на развитието на изпълнението. Без тях като ръководство, как би един служител да говори за очакванията си за ролята си с техния мениджър на срещите за периодичен преглед и планиране?

Използвайте описанието на заданието за успешен подбор на служители

Вашата цел при наемането е да намерите най-ярките, най-компетентните, гъвкави, надеждни, многостранни служители, които можете да намерите. За хората, които възнамеряват да се присъединят към вашата организация, описанието на длъжността определя параметрите на позицията, за която кандидатстват. Описанието на длъжността, ако не се възприема като прави яке, помага за успешното набиране на персонал по няколко начина.

Описание на длъжността:

• причинява мениджърът на длъжността и всички други служители, които вече изпълняват работата, да се споразумеят за отговорностите и обхвата на длъжността,
• помага на човешките ресурси да познават знанията, уменията, образованието, опита и способностите, които търсите в новия си служител, така че се формулира ефективен план за набиране на персонал,
• информира кандидатите за задълженията и отговорностите на длъжността, за която кандидатстват,
• информира служителите, които подпомагат процеса на интервюто, по въпросите, които да задават на кандидатите и какво търсите в новия служител, и

• може да ви защити законно, когато можете да докажете защо кандидатът, избран за длъжност, е бил най-квалифицираният и културно подходящ кандидат.

Стъпки при разработване на описание на длъжността

Използвайте тези стъпки, за да развиете описанията си.

• Съберете подходящите хора за задачата. Мениджърът, на когото позицията ще докладва, играе водеща роля в разработването на длъжностна характеристика, но други служители, които изпълняват подобна работа, също могат да допринесат за неговото развитие. Освен това, ако позицията е нова и ще освободи настоящите служители от натовареността, те трябва да бъдат част от дискусията. Първа позиция? Мениджърът или собственикът на фирмата може сам да разработи описанието на длъжността.
• Извършване на анализ на работата. Необходими са колкото се може повече данни за разработване на описание на длъжността. Анализът на работата може да включва:

• отговорностите на работните места на настоящите служители,
• интернет проучване и примерни длъжностни описания онлайн или офлайн, като се подчертават подобни работни места,
• анализ на работните задължения, задачи и отговорности, които трябва да бъдат изпълнени от служителя, изпълняващ длъжността,
• проучвания и споделяне с други компании, които имат подобна работа, и
• формулиране на най-важните резултати или необходимите приноси от позицията.

Компонентите на описание на длъжността

Колкото повече информация можете да съберете, толкова по-лесно ще бъде реалната задача за разработване на длъжностната характеристика.

Напишете действителната длъжностна характеристика. Вашата компания може да има формат за длъжностни характеристики, така че проверете с човешките ресурси. Често обаче всеки HR очаква списък на отговорностите и те предпочитат да развият окончателния формат, съвместим с други длъжностни характеристики в цялата компания.

Това са нормалните компоненти на описанието на длъжността:

• Общо описание на позицията с изброени общи области на отговорност,
• Съществените функции на длъжността, описани с няколко примера,
• Необходими знания, умения и способности,
• Необходимо образование и опит,
• Описание на физическите изисквания и
• Описание на работната среда.

Как да направите най-доброто използване на описанията на длъжностите

• Прегледайте описанието на длъжността периодично, за да се уверите, че то отразява точно какво прави служителят и какви са очакванията ви за резултатите от служителя.
• Използвайте описанието на длъжността като основа за плана за развитие на служителите (PDP) Описанието на длъжността е неразделна част от развитието на неговия или нейния тримесечен план за развитие на служителите.

Процесът на вашата компания и компонентите на предпочитаните ви описания на длъжности могат да варират, но тези компоненти ще дадат ясна посока на служителите.

Една ефективна длъжностна характеристика създава база, така че служителят да може ясно да разбере какво трябва да направи, за да се развива лично и да допринася за успеха на вашата организация. Разработване на длъжностни характеристики, които да осигурят на служителите компас и ясна посока.

Повече информация, свързана с описанията на длъжностите

• 5 позитивни и 5 отрицателни за длъжностните характеристики
• Описание на заданието за примерния мениджър
• Асистент „Човешки ресурси“
• Генералист по човешките ресурси
• Мениджър Човешки ресурси
• Директор Човешки ресурси
• Човешки ресурси