Провеждане на трудни дискусии на работното място

Предизвикателните разговори са жизнената сила на подобряването на производителността и решаването на проблеми за мениджърите на всички нива. За съжаление, твърде много мениджъри забавят провеждането на тези разговори поради страх от отмъщение или защото вярват, че разговорът ще застраши връзката им с другата страна. От съществено значение е да се получи контрол над тези емоции, а най-добрият начин да се развие доверие за осъществяване на трудни разговори е да се следва структуриран процес.

10 съвета за подобряване на вашия комфорт при трудни разговори

1. Направете Работата по планиране: Вашето наблюдение на въпросното поведение и способността ви да свържете тези поведения с бизнеса са от съществено значение. Знаеш ли къде искаш разговорът да отиде. Истинските майстори на обратната връзка развиват дисциплината, за да пишат и практикуват планирания си отворен разговор. Предварителното планиране предотвратява лошото изпълнение!
2. Навременността е от съществено значение: Ако някога сте получавали годишен преглед на изпълнението, който включва критики за нещо, което сте направили или не направили преди няколко месеца, знаете колко е безполезна остарялата обратна връзка. Това е вашата работа като мениджър, за да се гарантира, че обратната връзка е поведенческа, бизнес-фокусирана и навременна. Моят партньор за писане на първата ми книга, Практически уроци по лидерство, предполага, че стойността на конструктивната обратна връзка намалява с 50% всеки ден, когато отлагате подаването му.

   Ако емоциите са горещи, оставете нещата да се охладят малко. Макар че току-що приключих с молба да предоставите навременна обратна връзка - колкото е възможно по-близо до инцидента - ако нещата се затоплят, отделете един ден, за да ги оставите да се охладят малко. Само не го оставяйте прекалено дълго.

1. Изберете настройката: Ако вашата трудна тема е потенциално неудобна или очаквате емоционална реакция, избягвайте настройките на отворения офис или конферентните зали със стъклени прозорци. Не се заблуждавайте от другата страна, като изберете настройка, предназначена да сплаши. Неутрална частна среда е най-подходяща за по-трудни разговори. Ако се страхувате от физически последици, консултирайте се с вашия представител на H.R., който може да реши да присъства с вас.
2. Подгответе отношението си: Важно е да се влезе в тези дискусии с чувство на увереност и поведение, което показва, че сте спокойни и отдадени на положителен резултат. Вашият тон на гласа, езикът на тялото и контактът с очите са важни. Не забравяйте, че този разговор е важен за вашия бизнес, вашия екип и индивида, който седи срещу вас. Управлявайте себе си, за да изобразите правилното ниво на решимост с правилното ниво на загриженост за благосъстоянието на другата страна.

1. Използвайте отвореното изречение, което сте подготвили в сесията за планиране: Добрият откривател идентифицира поведението, свързва го с въздействието на бизнеса и показва необходимостта от промяна. Не се чувствайте принудени да го увийте в похвала. Докато някои специалисти по обратна връзка оценяват положително конструктивната обратна връзка от „сандвич“, мнозина смятат, че това просто обърква посланието. И, разбира се, трябва да давате положителна обратна връзка - когато сте спечелили - рано и често.
2. Не губете контрол върху разговора: Повече от няколко добронамерени мениджъри се озоваха с главата надолу в тези разговори. Ако участникът отговори на вашето начално изявление с нещо като: “Е, бих го направил, ако бяхте по-добър мениджър”, не ставайте отбранителни и не позволявайте на разговора да се превърне в спор за вашето представяне. Разумен отговор може да бъде: „Джон, този разговор е за поведението, което описах, и за влиянието, което то оказва върху нашия бизнес, а не върху моето представяне.“

1. Не се отклонявайте от водните съоръжения: И мъжете, и жените ще плачат от време на време и макар и неудобно, често начинът на индивида да реагира на стреса. Бъдете готови с тъкан. Оставете време да ги композират. Ако е необходимо, направете кратка пауза. Можете да бъдете съпричастни към ситуацията, просто не позволявайте на сълзите да провалят фокуса ви върху постигането на правилната резолюция.
2. Насърчаване на диалогов прозорец: Най-добрата обратна връзка и насочените към поведението разговори са дискусии, а не монолози. Другата страна ще ви даде възможност да създадете дискусия, когато е уместно. Пробвайте да потвърдите разбирането и да поискате идеи за укрепване или промяна на въпросното поведение. Знаете, че тя работи, когато получаващата страна предлага идеи за собствените си подобрения.

1. Не забравяйте да работите в посока към планираната Ви посока за разговор: Ако поведението е свързано с умения или знания, пригответе се с идеи за обучение. Ако е коучинг за укрепване на доверието или за насърчаване на индивида да предприеме следващата стъпка, сложете тренировъчната си шапка. Ако темата е фокусирана върху неприемливо поведение, повтаряйте въздействието на поведението върху бизнеса и предлагайте ясни консултации за избягване на това в бъдеще. Когато се занимават с най-трудните теми за изпълнение или поведение, трябва да има последици за несъответствие.

1. Съвместно изграждане на план за действие: След като сте постигнали яснота по въпроса, работете заедно, за да определите пътя напред. Приемане на план за действие и определяне на ясна дата за проследяване и обсъждане на напредъка.

Долния ред

Повечето мениджъри спират да провеждат това, което те възприемат като труден разговор. Другата тайна е, че повечето хора искат обратна връзка и искат да се подобрят. В анкетата след анкетата в моите семинари индивидите преобладаващо изразяват, че желаят техните мениджъри да им дадат повече обратна връзка - както конструктивни, така и положителни. Вместо да забавяте ефективността, кариерата и обсъжданията за подобряване на бизнеса, планирайте успех и използвайте процеса и съветите по-горе, за да ви помогне да засилите ефективността си с този критичен инструмент за управление.