Примерни писма, приемащи оставка на служителя

От наемането до стрелбата има много аспекти за управлението на служителите. Човек, който често се пренебрегва, трябва да се справя с напускането на служител от компанията. Служителите ще напуснат по различни причини: да се върнат в училище, да преминат към различни възможности за заетост, да пътуват, да отгледат семейство, поради здравословни проблеми или по някаква друга причина.

Наличието на установена политика за комуникация със служителите, които напускат компанията, ще ви помогне да се справите с напускането на служителя по положителен, уважителен начин.

Политика за оставка

В зависимост от големината на вашата компания, може да искате да помислите за създаване на система или процес за обработка на писма за оттегляне. Наличието на определена политика за оставките ще изглежда професионално и ще успокои вас и служителя.

За много компании създаването на общи брошури за информация или пакети за служители е лесен начин да се обяснят стъпките на прехода.

Когато служител официално подаде оставка, те ще погледнат към вас, за да обсъдят следващите стъпки, необходими за превръщането на прехода в плавен. Ваша е отговорността да предлагате професионални услуги за разделяне и да обясните нещата на служителя като изисквания за уведомяване, окончателно разпределение на заплатите, статуса на обезщетенията на служителите при прекратяване и да установите последната си дата на работа.

Съвети за писане на писмо, приемащо оставка

Една от първите стъпки в добрата политика на оставка е да се признае, че приемате искането на служител да подаде оставка.

Обикновено служителят ще ви изпрати официално писмо за оставка. След това трябва да отговорите с официално писмо, с което приемате оставката.

Ето някои съвети за написването на професионално официално писмо, с което се приема оставката на служител:

• Използвайте формата на бизнес писмо.Тъй като това е професионално писмо, трябва да използвате формата на бизнес писмо за вашето писмо. В горния ляв ъгъл на писмото включете информацията за контакт, датата и информацията за контакт на служителя. Завършете писмото с ръкописния си подпис и вашето име ще бъде въведено по-долу.
• Приемете оставката.Вашето писмо трябва да информира служителя, че сте получили и приели неговото или неговото писмо за оттегляне, и то трябва ясно да посочи последния си работен ден в компанията.

• Изразете разбиране.Вашият отговор трябва да покаже, че съжалявате, че сте загубили служителя си, но уважавате, разбирате и оценявате тежкото решение, което той или тя трябваше да вземе. Можете също така да предложите да предоставите известна помощ на служителя. Например, може да предложите да предоставите писмо за справка за него или нея. Тази оферта обаче не е задължителна.
• Запазете запис.Изпратете едно писмо до служителя и го запазете за досието на служителя. Можете да запазите писмото сами или да го изпратите в офиса си за човешки ресурси, ако имате такъв. Това ще ви позволи да поддържате ясен запис за времето, когато служителят е напуснал компанията.

Примери за писма, приемащи оставка

Следват два примера на писма от мениджър, който приема оставката на служителя. Използвайте тези примери, за да ви помогнат да напишете собственото си писмо.

Писмо за приемане на писмо за оставката на мениджъра # 1 (текстова версия)

Твоето име

Заглавие

адрес

Град, пощенски код на държавата

Дата

Име на служителя

адрес

Град, пощенски код на държавата

Уважаеми име, Вашата оставка от позицията ви е приета, в сила от 15 май 20ХХ, както е поискано.

Не се съмнявам, че ще продължите да изпълнявате вашите обичайни високи стандарти по време на оставащото ви време в компанията.

За мен е удоволствие да работя с вас и ви пожелавам всичко най-добро в бъдеще. Ако мога да дам справка, моля не се колебайте да попитате.

На Ваше разположение, Ръкописен подпис (хартиено писмо)

Отпечатан подпис

Писмо за приемане на писмо за оставката на мениджъра # 2 (текстова версия)

Твоето име

Заглавие

адрес

Град, пощенски код на държавата

Дата

Име на служителя

адрес

Град, пощенски код на държавата

Уважаеми Майлс, С голямо съжаление официално потвърждавам получаването на вашето известие за оставката на 10 юни. Вашата оставка е одобрена и, както се изисква, вашият последен работен ден тук в JQB и Sons ще бъде на 30 юни.

За мен беше удоволствие да работя с вас и от името на екипа, бих искал да ви пожелая най-доброто във всички ваши бъдещи начинания. Включено с това писмо, можете да намерите информационен пакет с подробна информация за процеса на оттегляне.

Ако имате някакви допълнителни въпроси, моля не се колебайте да се свържете с офиса. Благодаря ви отново за позитивното отношение и упорита работа през всичките тези години.

Всичко най-хубаво, Ръкописен подпис (хартиено писмо)

Отпечатан подпис