Начини за искане на помощ от спонсора на проекта

Връзката между ръководител на проекта и спонсор на проект е много подобна на традиционните отношения между служители и мениджъри. Спонсорът на проекта не може да бъде директен ръководител на проекта или дори в командната верига на ръководителя на проекта. Все пак, спонсорът на проекта подкрепя ръководителя на проекта, тъй като екипът на проекта работи за завършване на проекта.

Подобно на супервайзор, един от най-големите начини, по който спонсорът на проекта подкрепя ръководител на проекта, е да се справят с проблеми, които само някой с организационното влияние на спонсора на проекта може да се справи. Когато ръководителите на проекти се сблъскват с проблеми, които само спонсорите на проекти могат да решат, ето какво трябва да направят ръководителите на проекти.

Всички други опции

Спонсорите на проекта обикновено са на организационно ниво, където повечето решения са трудни, защото ако решението е лесно, то се прави на по-ниско ниво. Те трябва да вземат трудни решения бързо, понякога с ограничена информация.

Като ръководител на проекта, трябва да сте сигурни, че сте изчерпали всички други възможности за решаване на проблема, преди да отидете на спонсора на проекта. Например, кажете, че имате член на екипа по проекта, който не отговаря на ангажиментите си. Преди да отнесете въпроса към спонсора на проекта, трябва да опитате да разрешите въпроса един по един с члена на екипа по проекта. Когато това не работи, трябва да отидете до надзорника на члена на екипа. След като това не успее да разреши проблема, можете да отнесете проблема към спонсора на проекта.

Изчерпали сте възможностите си за решаване на проблемите отдолу нагоре. Сега спонсорът на проекта може да работи по въпроса отгоре надолу. Спонсорът на проекта трябва да разработи въпроса със своя партньор и да ви информира за договорения от тях курс на действие.

Последното нещо, което искате да се случи, е да накарате спонсора на проекта да приеме резолюция, която бихте могли да приложите под своя собствена власт без никаква помощ. Понякога това се случва. Всеки прави грешки. Научете се от тези ситуации, когато се случват, и ще бъдете по-добър мениджър на проекта за него. Следващият път, когато се появи подобна ситуация, ще се справите по-добре, отколкото преди.

Бъдете конкретни за това, което ви трябва

Докато спонсорите на проекта са свикнали да работят на базата на непълна информация, ръководителят на проекта не бива да оставя без значение съответната информация. За спонсора на проекта е важно да има контекст, в който ситуацията се нуждае от неговото или нейното внимание.

След като спонсорът на проекта има подходящ контекст за решението, трябва да бъдете конкретни за това, от което имате нужда от спонсора. Имате ли нужда от посока как да продължите? Имате ли нужда от разрешение, за да предприемете конкретно действие? Имате ли нужда от решен проблем? Имате ли нужда от ресурси, които не можете да получите сами?

Ако не сте обмислили точно какво ви трябва, може да стигнете до решение за това, което ви трябва, но по-късно ще разберете, че сте сбъркали. Помислете за проблема, преди да го вземете на спонсора, за да намалите риска от загуба на време.

Съхранявайте заявката си фокусирана

Спонсорите на проекта са заети хора. Безброй проблеми издърпват графиците си, като изсмукват времето си.

Когато ръководителят на проекта има истинска нужда от времето на спонсора на проекта, това не е лошо нещо или намеса по време на спонсора. Времето, прекарано с ръководителя на проекта и спонсора на проекта, трябва да бъде високопродуктивно. Поддържайте заявката си фокусирана, така че да използвате само толкова време на спонсора си, колкото е необходимо.

Тъй като спонсорът Ви преживява продуктивно един по един с вас, той или тя ще се радва на вашите срещи. Хората на високо ниво на организации често прекарват времето си в непродуктивни срещи, които трябва да посещават. Участието в продуктивна среща може да бъде енергизираща промяна на темпото за вашия спонсор на проекта.