Подробен преглед на работата по управление на проекти

Институтът за управление на проекти (PMI) определя управлението на проекта като "отговаря на изискванията на проекта чрез прилагане на знания, умения, инструменти и техники за проектните дейности. Това се постига чрез използване на иницииране, планиране, изпълнение, контрол и закриване на проект."

Въпреки че тази дефиниция може да изглежда сложна, принципите на управлението на проекти всъщност се коренят в здравия разум и практичността. Независимо дали искате да предоставите управление на проекти на вашите клиенти или вашата цел е да станете мениджър на проекти, разгледайте основите на управлението на проекти стъпка по стъпка. Преди да започнете, определете дали услугата, която предлагате (или задачата, която приемате) е наистина проект.

Общо управление срещу управление на проекти

Как ще решите дали нещо е или не е проект? За да разделите това, отделете двете различни области на управление от функционалното (или общото) управление и управлението на проекти.

Функционалното или общо управление е непрекъснатата работа на дадена задача. Един пример може да бъде, ако притежавате технологична компания и имате клиент, за който предоставяте резервна поддръжка и непрекъснато управлявате годишната си сметка, като архивирате техните сървъри и им предоставяте седмичен отчет за дейността. Ако направите това в продължение на пет години и имате подновяем договор с клиента, работата ви е непрекъсната и следователно обща или функционална.

Ако обаче вашият клиент иска да внедри нова система за управление на съдържанието и те имат една година да разработят новата система и да ви помолят да ръководите нейното развитие, вашият клиент ви е ангажирал с проект.

По подобен начин, ако работите с човешки ресурси и вашата работа е да управлявате бюджета на отдела и да наблюдавате младши сътрудници, тогава имате функционална работа, защото това е непрекъсната работа, която няма дефинирана цел.

От друга страна, ако имате една и съща HR работа и директорът на вашия отдел ви моли да въведете нова програма за набиране на персонал (и ви предоставя краен срок и бюджет) и ви прави мениджър на проекта, то това е проект, защото той има начална и крайна дата и задачата се случва само веднъж.

Визуализиране на проекта в три части

Сега, след като разберете същността на проекта, можете да разгледате по-отблизо управлението на проекта. Като пример с програмата за набиране на персонал сега, след като знаете, че има нужда от проект, следващата стъпка е очертаване на обхвата, времето и необходимия бюджет.

Управление на проекти е планирането, организирането и контрола на обхвата, бюджета и времето на проекта за набиране на персонал. За да ви помогнем да визуализирате проекта, нарисувайте проста пирамида. Всяка линия на пирамидата представлява една от трите основни части на проекта (т.е. обхват, време и бюджет). Празното пространство в средата на пирамидата е качество на доставения продукт. Пирамидата е важен инструмент, който трябва да имате предвид, докато планирате проекта си, тъй като трите ви основни части растат или се свиват, качеството на продукта е засегнато.

Обхват на проекта

Определянето на обхвата често е най-трудната и сложна част от управлението на проекти. Подробностите за даден проект обикновено са неизвестни в началото, така че да се прецени какви дейности и задачи са необходими, за да се изпълни проектът, да се обмисли внимателно. Обхватът включва всички различни дейности и задачи, които ще бъдат предприети, за да се произведе крайният продукт, който ще доставите. Определянето на обхвата на проекта ще ви помогне да определите времето и бюджета, от които се нуждаете, за да завършите проекта.

Един добър начин да започнете е просто да напишете това, което мислите, че е необходимо, за да изпълните задачата. След това се консултирайте с другите, за да получите изчерпателна представа за всички дейности.

Времето на проекта

След като веднъж сте установили начален обхват, можете да започнете да задавате време за всяка дейност и задача, а освен това да разглеждате по-голямата картина на проектите. Запитайте се кои дейности ще се случват по едно и също време и кои ще се случват последователно. Също така обърнете специално внимание на това колко хора ще прегледат дейностите по проекта, защото това ще се отрази на времето, необходимо за завършване на една стъпка. Изненадващо е колко дълго може да отнеме една проста задача, когато трима души трябва да го прегледат. След като изчислите времето, необходимо за завършване на кумулативните дейности и задачи, сте готови да създадете график на проекта, който екипът по проекта да следва.

Бюджетът на проекта

На този етап сте установили какво (обхват) и продължителността (времето) на даден проект, сега е време да определите бюджета. Подобно на изчисляване на времето за даден проект, често трябва да се консултирате с други, включително и с ръководителите на отдели, за да определите точен бюджет. Бюджетът се състои от множество съображения, включително използването на хора и материали, включени в предприетите дейности, и за колко време ще са необходими (т.е. хората) и използваните материали.

Комуникацията е ключова

Често пъти клиент (или шеф) иска проектът да бъде завършен в рамките на предварително определено време и бюджет, без да се отчита обхватът на проекта. Проблемът с това е, че почти винаги обхватът на проекта не може да бъде приключен, предвид ограниченията във времето и бюджета. Следователно, част от управлението на проекта води преговори за условията на проекта с клиент или шеф. По време на преговорния процес, както и по време на целия проект, добрата ясна комуникация е най-важното умение, от което се нуждаете.

Колкото по-ясно съобщавате предизвикателствата по пътя, толкова по-щастлив ще бъде вашият клиент или шеф.