Съвети за управление на бюджета за нови мениджъри

Вероятно, когато някой бъде повишен до първата си управленска роля, това ще бъде първият път, когато управляват бюджет на отдела.

Повечето нови мениджъри получават малко или никакво формално обучение за това как да разработят бюджетна прогноза, да проследят техните разходи или как да направят корекции в средата на годината. Често на тях им се дава електронна таблица или доклад от техния мениджър или от финансовия отдел и се очаква да знаят как да го направят, или да се научат чрез опит и грешка.

Докато „пробите и грешките“ могат да бъдат ефективен начин да научите ново умение, би било по-добре, ако нов мениджър не трябва да прави твърде много болезнени грешки. Ето няколко съвета.

Инвестирайте времето, за да научите от самото начало

Няма по-добро време да попитате „глупави” въпроси, отколкото когато сте съвсем нов за нещо и никога не сте го правили. По-добре да попитате и да прекарате времето предварително, вместо да чакате някой да посочи грешките си. Искайте време от своя мениджър (или предшественик, ако можете) да прегледате основната философия, основните цели, формата и всяка договорена покупка. Ако вашата организация има финансов човек, помолете го да прекарва време и с вас. Повечето ще бъдат поласкани и желаят да споделят своя опит.

В края на краищата, ако те могат да ви обучат как да правите нещата според техните спецификации предварително, ще бъдете по-малко главоболие за тях по-късно.

Вземете курс "Финансиране и бюджетиране за нефинансови мениджъри"

Консултирайте се с вашите местни университетски бизнес училища, в „Executive Education“. Повечето бизнес училища предлагат едно до тридневни, некредитни курса. По време или след курса отделете време, за да прегледате годишния отчет на вашата компания и да разберете различните финансови съотношения и отчети.

Управлявайте бюджета на отдела си като свой собствен бизнес

Когато работим за големи организации, ние сме склонни да третираме парите на компанията като растат по дърветата. Не е и сега е ваша работа като мениджър да поемете личната собственост върху ресурсите на вашия отдел.

Бъдете екип играч

Ако е възможно, прегледайте бюджета на своя мениджър. Въпреки че е важно да поемете собствеността върху бюджета си, вашата единица е част от по-голям обект. Помолете мениджъра си да ви покаже къде се вписва бюджетът ви и да подкрепи общата картина, както и взаимозависимостите с вашите колеги. Може да има случаи, когато друг отдел се нуждае от пари за цели, които са по-висок приоритет от вашите. Не чакайте да ви бъде зададен въпрос или да го отнемете - бъдете проактивни и предлагайте помощ на мениджъра на връстниците си. Ще бъдете разглеждани като стратегически и съвместни.

Не играйте глупави игри

Само защото "всеки го прави", не означава, че не е глупаво и лошо за компанията. Пример за типична глупава игра за бюджетиране, която играят мениджърите, е „да я използваш или да я загубиш”. Това е, когато се приближаваш до края на годината и бюджетът ти работи под прогнозата ти. В предходни години, когато не ползвахте достатъчно, бюджетът ви за следващата година беше определен въз основа на действителната година. Така че, за да не сте спрели отново бюджета си, отивате на пазаруване - купувате неща, от които не се нуждаете, или ги запазвате в случай, че се нуждаете.

Проследявайте месечните си разходи и правете проактивни корекции

Не предполагайте, че „някой“ ще ви каже кога сте надхвърлили бюджета. Всъщност може да се наложи да поискате месечни отчети или да следите себе си. Не чакайте до края на годината, когато това е изненада (за вас и шефа ви). Дотогава е твърде късно да се разследват и да се правят корекции. Бъдете отговорни, измерете себе си и проактивно докладвайте на своя мениджър.

Бъдете прозрачни и ангажирайте екипа си

Споделете бюджета си с екипа си, може би дори да ги включите в създаването на прогнозата. Включването на екипа и подпомагането им да разберат процеса на бюджетиране създава усещане за споделена собственост и насърчава вашите служители да намерят креативни начини за управление на разходите.

Бъдете стратегически

Не вземайте само действителните данни от миналата година и добавете десет процента към прогнозата за следващата година. Започнете с разработване на стратегия и цели и след това определете ресурсите, необходими за постигането на тези цели. Ако имате нужда от повече от миналата година, тогава подгответе бизнес казус, за да оправдаете искането си за допълнително финансиране.

Не прекалявайте

Докато управлението на бюджета е важна роля за мениджъра, никога не губете от поглед най-важните активи: вашите хора! Уверете се, че харчите поне пет пъти повече време от развитието на екипа си, за да изчистите номера.