Правила за електронния етикет на работното място

Въпреки че не можете да използвате електронна поща, за да общувате социално толкова, колкото веднъж сте правили, вероятно все още го използвате за професионална кореспонденция. Ако взаимодействате по този начин с вашите колеги, шефове, клиенти и клиенти, и бъдещи работодатели, не забравяйте да следвате тези шест правила за правилния етикет на електронната поща.

1. Обърнете внимание на маниерите си

Дори в един свят, в който бързаме да вършим нещата колкото се може по-бързо, за да преминем към следващата задача, отделете време, за да използвате добро поведение в електронната си поща. Не забравяйте да кажете „моля“ и „благодаря“.

Когато се обръщате към хора, които не познавате добре или изобщо, или с които имате само официални отношения, адресирайте ги със заглавието и фамилията си, освен ако не са ви помолили да направите друго. Например, кажете „Уважаеми господин Уайт“ или „Уважаема г-жо Грей“. Ако отговаряте на имейл и подателят на оригиналното съобщение го е подписал само с неговото име, можете спокойно да предположите, че е добре да ги адресирате по същия начин.

2. Гледайте своя тон

Тон е как вие, като писател, можете да изразите отношението си в имейл съобщение. То влияе върху начина, по който се получава. Обикновено искате да се уверите, че сте попаднали на получателя с уважение, приятелство и достъпност. Не искаш да звучиш рязко или взискателно. Прочетете съобщението си няколко пъти, преди да натиснете бутона за изпращане.

Когато пишете на някой, с когото сте комуникирали преди, започнете с казано нещо приятелско като "Надявам се, че сте добре." Докато emojis може да ви помогне да предадете тона по-лесно, въздържайте се от използването им в професионална електронна поща, освен ако не пишете на някой, с когото имате много неформална връзка. Никога не ги използвайте, когато пишете на бъдещия работодател.

Винаги се счита за лош етикет на електронната поща, за да напишете имейл или част от една от всички главни букви. Това ще ви накара да изглеждате като викащи.

3. Бъдете кратки

Натоварените хора нямат нито време, нито склонност да прекарват повече от минута в четене на индивидуален имейл. Ако искате да позволите на получателя да прочете съобщението ви бързо - и все още да го разбере - трябва да го държите кратко.

Не оставяйте обаче никакви подробности. Уверете се, че съобщението ви ясно показва причината за писането му. Никой не спестява време, ако в края на краищата се опитвате да обясните детайлите, които сте пропуснали.

4. Избягвайте използването на съкращения за текстови съобщения

Въпреки че искате да спестите време, не трябва да използвате текстови съкращения в професионалната си електронна поща. Ако пишете много, както много хора правят, може да сте свикнали да използвате някаква стенография, за да говорите с приятелите си.

Например, можете да използвате "u", "ur," и "plz" вместо "вие", "вашият" и "моля". Тези съкращения нямат място в бизнес кореспонденцията, освен ако получателят не е човек, с когото имате случайна връзка.

5. Използвайте професионален имейл адрес

За съобщения, свързани с текущата ви работа, винаги използвайте имейл адреса, който ви е възложил вашият работодател. Но никога не трябва да го използвате, за да изпращате съобщения, които не са свързани с вашата работа, например, ако търсите ново. Вместо това използвайте личен имейл адрес.

Ако нямате личен акаунт, например този, който вашият доставчик на интернет услуги е предоставил, когато сте се регистрирали за услуга, получите безплатен имейл акаунт. Използвайте Gmail или друга услуга, за да настроите адрес, който звучи професионално. Не използвайте нищо глупаво или внушително. Вашето първоначално и фамилно име или пълното ви име са подходящи избори.

6. Не забравяйте правописа и граматиката

Наложително е да проверите коректно електронната си поща. Никога не пренебрегвайте тази критична стъпка, независимо колко сте зает. Нещата, които искате да внимавате, са правилното изписване и правилната граматика. Освен правилно изписване на обикновени думи, вие също искате да изписвате правилно имената на хората, включително това на получателя и името на неговата или нейната компания.

Бъдете внимателни, за да разчитате прекалено на проверка на правописа. Може да не забележат неправилно изписване на думи, когато се използват неправилно. Например, проверка на правописа няма да маркира думата "до" в изречението "Трябва да ви задавам въпроси", въпреки че в този контекст тя трябва да бъде "две". Двойно проверявайте правописа, в който не сте сигурни, като използвате безплатен онлайн речник като Merriam-Webster.