5 Ключови елементи на успешен проект

01 Спонсориран проект

Спонсорът на проекта е високопоставен човек в организацията, който е собственик на проекта. Ангажираният спонсор на проекта очаква проектът да успее и да направи всичко, което може да направи, за да гарантира успеха.

Спонсорът на проекта има четири основни отговорности, свързани с проекта. Първо, спонсорът печели проекта. Той или тя на публично и частно развесели екипа на проекта. Второ, спонсорът подпомага ръководителя на проекта. Когато ръководителят на проекта се нуждае от премахнати пречки, той или тя призовава спонсора за помощ, защото спонсорът има организационно влияние, за да накара нещата да се случат. Трето, спонсорът подрежда ресурсите, като им предоставя пряко или работи с други хора на високо равнище, за да получат ресурси. Когато спонсорът е силен шампион за даден проект, връстниците на спонсора са по-склонни да дадат значителни ресурси. Четвърто, спонсорът улеснява вземането на решения. Когато екипът на проекта затъмни, спонсорът може да посредничи за решението или да вземе решение.

Спонсорът остава информиран чрез постоянна комуникация с ръководителя на проекта. Двете работят заедно, за да определят кога спонсорът трябва да се намеси и по-силно да упражнява отговорностите на спонсора в подкрепа на ръководителя на проекта. Например, ръководителят на проекта може да има проблеми с получаването на информация от финансовия отдел на организацията. Спонсорът на проекта може да се обърне към главния финансов директор за ситуацията и да поиска задачата за получаване на информация да бъде приоритетна над конкуриращите се задачи.

02 Изчистване на целите и обхвата

Преди да се извърши или дори да се планира работа по проекта, спонсорът на проекта трябва да формулира целите и обхвата на проекта. Целите са големите неща, които проектът трябва да постигне. Вземете например проект за подобряване на софтуера. Отдел „Човешки ресурси“ използва добре познат персонализиран бизнес софтуер за управление на работната заплата. Организацията иска да добави модул за управление на обучението. Целта на проекта е да се персонализира софтуерът за управление на обучението за нуждите на организацията и да се интегрира със съществуващата система за заплати.

Обхватът определя параметрите на проекта. Продължаване със софтуерен проект; Обхватът на този проект е ограничен до въвеждане на системата за управление на обучението и интегрирането му със системата за заплати. Много пъти е полезно да се идентифицират неща, които са извън обхвата, за да се разбере какво е в обхвата. За този проект добавянето на други модули е извън обхвата. Счетоводният отдел не може да се обърне към ръководителя на проекта и да поиска разплащания, модули за вземания или платими сметки.

Добавянето на модул, след като проектът е дефиниран, позволява пълно преместване. Добрите спонсори на проекта и мениджърите на проекти защитават от пълзене на обхвата и са много склонни да добавят обхват в средата на проекта. Увеличаването на обхвата на проекта увеличава необходимостта от проекти за ресурси като време и пари. Освен това работата по допълнителния обхват излага на риск качеството на продуктите за работа.

03 Добър мениджър на проекта

Ръководителят на проекта планира да работи и да организира ресурси, за да направи проект. Този човек е връзката между спонсора на проекта, който определя визията и екипа на проекта, който го осъществява. Когато е уместно и своевременно, ръководителят на проекта въвежда заинтересовани страни, за да предложат информация.

Ръководителите на проекти обикновено имат следните характеристики, които им помагат да преместят проекта:

• Ръководителите на проекти са плановици. Те мислят за последователността на работата и знаят какво трябва да се случи, след като екипът завърши задачата. Те правят добри планове, но също така знаят кога да бъдат гъвкави и да се отклоняват от плана.
• Ръководителите на проекти са надеждни. С техния успех, в зависимост от работата на другите, ръководителите на проекти се нуждаят от хора, които да се доверят на доброто си намерение и компетентност. Доверието е особено важно в отношенията между ръководителя на проекта и спонсора на проекта.
• Ръководителите на проекти са склонни да бъдат екстровертни, защото по-голямата част от тяхната работа включва общуване.

Те държат хората отговорни за своите ангажименти. Ето един пример. Ръководителят на екипа по проекта каза на ръководителя на проекта, че членът на екипа може да посвети четири часа седмично на проекта. Този член на екипа е пропуснал две седмични срещи подред и не е постигнал напредък по възложените му задачи в структурата на работата. След първата пропусната среща, ръководителят на проекта се срещна с члена на екипа, за да обсъди отсъствието и пропуснатите срокове. Членът на екипа заяви, че има по-неотложни приоритети. Ръководителят на проекта подозираше, че това не е вярно, така че след втората пропусната среща ръководителят на проекта се срещна с ръководителя на екипа. Ръководителят каза на ръководителя на проекта, че ще се погрижи за поведението на члена на екипа.

04 Ангажирани заинтересовани страни

Заинтересованите страни по проекта са хора, които имат интерес от успеха на проекта, но не са членове на екипа по проекта. Те не мислят ежедневно за проекта, както мениджърът на проекта или членовете на екипа по проекта, но искат да бъдат в процес на вземане на решения по критичен начин и цялостен напредък към целите на проекта.

Заинтересованите страни имат мотивацията си да останат в крак с дейностите по проекта, но отговорността на ръководителя на проекта е да ги въведе в пътищата по начин, който ускорява работата по целите на проекта. В много случаи това е свързано с деликатен баланс между получаване на твърде много информация и получаване на твърде малък принос. Заинтересованите страни не могат да преценят всяко решение. Това щеше да намали проекта и да превърне всяко решение в бой. Обратно, заинтересованите страни не могат да бъдат изключени, защото значим аспект на почти всеки проект е удовлетворяване на заинтересованите страни.

05 Специализирани членове на екипа по проекта

Членовете на екипа по проекта осъществяват работата по проекта. Много пъти членовете на екипа по проекта се възлагат на проект, в допълнение към редовните си задължения, което означава, че няма намаление в друга работа, за да се компенсира допълнителната работа по проекта. Ръководителите на проекти могат да помогнат на членовете на екипа да преговарят с техните ръководители по този въпрос, но ръководителят на проекта няма контрол над отговорностите, които членовете на екипа на проекта имат извън проекта.

Отдадеността на членовете на екипа към проекта е много ценна. Без всеотдайност, срокове и работни продукти не са с добро качество. Специализираните членове на екипа са мотивирани да постигнат целите на проекта навреме, в рамките на бюджета и до очакванията за качество.