Планирайте проект с основни инструменти за управление на проекти

Нашият свят на работа е все повече свят на проекти. Проектите са как разработваме нови продукти, изпълняваме стратегически инициативи и правим всичко, което е ново в една организация.

По дефиниция проектите са временни и уникални инициативи, за разлика от редовните оперативни дейности. Докато много фирми разчитат на обучени, сертифицирани ръководители на проекти, които да ръководят своите инициативи, проектните умения все повече се изискват за всички професионалисти. Тази статия предлага въведение в планирането на проект за всеки професионалист, заинтересован от възприемането на практиките, които работят толкова добре за професионални мениджъри на проекти.

Отделете време да определите и планирате проекта си

Ръководителите на проекти разбират, че една голяма част от общата продължителност на проекта се изразходва в планирането. Много от нас имат склонност да бързат да започнат работа, която в света на проектите е подобна на това да прочетете инструкциите за новата мебел, която сте закупили от някой от тези „събирайте сами“ търговците. Шансовете са, че бързината да вършите работата, без да четете инструкциите, ще създаде някои сериозни проблеми в някакъв момент от вашето начинание.

Вместо да бързаме направо в работата, важно е да забием няколко критични въпроса:

1. Какво точно създавате? Бъдете възможно най-конкретни.
2. Кога трябва да се завърши?
3. Какви ресурси (хора, оборудване и бюджет) имате достъп до проекта, за да завършите проекта?

Горните три елемента са основните компоненти на декларацията за обхват. Всеки ръководител на проекта работи за изясняване на обхвата преди началото на работата.

Определяне на обхвата на инициативата за празнична партия на компанията

Примерно изявление за обхвата на фирмения празник може да се чете, както следва:

Нашата цел е да планираме и организираме фирмено парти за 100 служители и техните значими други хора преди края на декември, на цена, която да не надвишава 10 000 долара. Нашето планиране и координация ще се състои от четиричленната комисия с надзор от главния изпълнителен директор.Партито ще включва открит бар, гарнитура, десерт и развлечения.

Просто отделянето на време за изработване на тази проста, но важна декларация предлага мощни насоки за екипа, участващ в проекта. Всеки разбира естеството на проекта, времевата рамка, ресурсите и бюджета.

Пречупете обхвата в дискретни блокове на работа

Ръководителите на проекти създават нещо, наречено структура на разбивка на работата, за да опишат в ясни, действителни условия цялата работа на проекта, която трябва да бъде завършена от някой в ​​определен период от време. В твоята ситуация разбивката на работата може да включва:

• Определете местоположението.
• Потвърдете наличието на стая и го заключете с депозит.
• Изберете опции за храни.
• Потвърдете бара и какво включва барът.
• Идентифицирайте опциите за десерти.
• Създавайте и разпространявайте покани с избор на храни.
• Завършете избора на храни въз основа на върнатите покани.
• Вземете решение за вида забавление.
• Прегледайте опциите за забавление и изберете.
• Потвърдете подреждането на трапезарията.
• Закупете подаръци за маса за гостите.
• Координиране и провеждане на събитието.

Ръководителите на проекти ще разработят тази разбивка на работата на проекта, без да вземат предвид ресурсите или времето, но по-скоро във формат за мозъчна атака. След като бъде идентифицирана цялата работа, необходима за постигане на обхвата на проекта, е време да се подреди, да се възложат отговорности и да се поиска оценка на времето и разходите от членовете на екипа ви.

Създаване на план на проекта от разбивка на работата

След като завършите простата разбивка на работата, идентифицирана на предишната страница, трябва сега:

• Потвърдете, че всички основни елементи за постигане на обхвата на проекта са идентифицирани.
• Потвърдете кой ще обработва какви работни елементи и ще създадете матрица за отговорност, очертаваща основните работни задачи на отговорната страна.
• Изисквайте всеки член на екипа да преразгледа задачите си, да определи времеви и разчетни разходи, да отбележи крайните срокове, да обобщи нуждите от ресурси и да се увери, че е извършил задълбочена оценка на работата, за която трябва да отговаря.

След като горните стъпки бъдат завършени, екипът на проекта трябва да работи заедно, за да подрежда събитията в правилния ред, като отбелязва всякакви конфликти за ресурси или потенциални предизвикателства при планирането. Мениджърът на проекта ще завърши тази стъпка, като разработи мрежова схема, изчисли критичния път и след това планира ресурси, често с помощта на компютърен софтуер.

За вашия по-малък проект, използвайки неформални методи, един прост подход за въвеждане на елементите в поредицата може да бъде всичко, което е необходимо. Този процес ще ви позволи да развиете пълната картина на стъпките и сроковете за планиране и провеждане на страхотна празнична партия!

Оставете работата да започне

Сега, след като сте отделили достатъчно време за правилното обхващане на проекта, идентифицирайте основните задачи, последователността на задачите и оцените нуждите от време и ресурси, вие сте готови да поставите екипа в работата си по възложените им отговорности. Вашата роля като неофициален ръководител на проекта е да следите работата, да подкрепяте членовете на екипа и да помагате да идентифицирате и разрешите предизвикателствата, когато възникнат. Добрият ръководител на проекта се среща редовно с членовете на екипа, за да оцени напредъка и да идентифицира и управлява възникващите рискове.

Долния ред

Същите подходи, описани по-горе, могат да бъдат приложени към всяка ситуация на проекта във вашия отдел или бизнес единица. Разработване на ясен обхват, идентифициране на работата, възлагане на ресурси, разработване на оценки и график и след това наблюдение и контрол на работата. Вашите практики ще бъдат признати и оценени от професионалните ръководители на проекти във вашето работно място, а вашите резултати ще бъдат много по-добри от простото прескачане в работата, без да се мисли за това.