Как да водите проект, когато не сте шеф на отбора

Обратно в училище, груповият проект не винаги е бил положителен опит. Неизбежно, във всяка група, някои работеха по-усилено от други, докато други никога не се появиха. В резултат на това може да е разочароващо, ако сте един от членовете на екипа, които носят по-голямата част от товара.

Това е малко по-различно в света на бизнеса, тъй като всеки проект има ръководител на проекта и този човек може да даде реални последици, ако членовете на екипа не изпълнят задачите си. Дори ако ръководителят на проекта няма дисциплинарна власт над екипа си, всяко лошо представяне на член може да се върне при шефа си и да се отрази негативно на кариерата им.

Вероятно мениджърът на проекта няма да избере членовете на екипа за проекта и няма да има правомощия да премахва член поради лошото представяне. Как управлявате проект, когато членовете на екипа ви не се отчитат пред вас?

Ето шест съвета за това как да ръководите проект, когато членовете на екипа не ви докладват.

Изяснете си ограниченията с шефа

Преди да имате първата си среща в екип, седнете с човека, който ви е възложил този проект и говорете за очакванията на ръководството. Това е най-лесно, разбира се, ако вие и всички членове на екипа докладвате в едно и също лице, но дори и да не сте, ще искате този разговор.

Това са въпроси, които искате да зададете:

• Имате ли властта да премахвате и замествате хора в екипа, ако те не работят?
• Дали този проект има приоритет пред други проекти? Ако не, тогава къде е вашият проект в йерархията. С други думи, можете ли да кажете на членовете на екипа си, че трябва да спрат да правят различен проект, за да изпълнят определен срок?
• Ако имате проблеми с представянето на членовете на екипа, шефът с дисциплинарна власт ще ви подкрепи или ще се считате за равен с членовете на екипа?
• Ако не сте го направили вече, попитайте какви са целите на проекта и очакваните срокове за завършване.

Ако сте установили границите си преди началото на проекта, ще знаете колко далеч можете да отидете и какво можете да поискате от членовете на екипа си. Един шеф, който казва, че "този проект е най-важният приоритет", но няма да ви подкрепи, е същият, какъвто шефът казва: "това не е първостепенен приоритет."

Обаче получаването на вход от шефа ви за това дали проектът е основен приоритет може да ви помогне да накарате членовете си да работят колкото е възможно по-силно. И не се страхувайте да бъдете директни с шефа си, като споменете, че искате да знаете нивото на важност на проекта, за да можете да съобщите това съобщение на екипа. Вие ще искате да съобщите, че всеки има една и съща цел, за да завърши проекта правилно и навреме.

Също така можете да се свържете с шефа си по имейл и да потвърдите, че проектът е основен приоритет. След като получите потвърждението по имейл, можете да изпратите имейла на екипа, ако е необходимо.

Важно е да запомните, че членовете на екипа могат да имат и други отговорности в допълнение към проекта. В резултат на това те може да не смятат проекта ви за най-голям приоритет в началото, но това не е задължително, защото не им пука или не искат да работят. Много е вероятно, че те просто имат други задачи и отговорности, които те трябва да изпълняват ежедневно. Това е особено вярно при работа с колеги от различни отдели.

Говорейки с шефа си, за да изясните важността на проекта, целите и сроковете, както и да съобщите, че информацията от екипа по-рано може да ви помогне да направите процеса по-плавен и по-малко стресиращ.

Говорете с екипа си, преди да направите задачите

Когато имате екип от различни организации, лесно можете да правите задачи. Джейн от маркетинга ще се справи с маркетинговите задачи. Карен от финансите ще се справи с финансовите средства. Но дори когато отговорностите са ясни, първо говорете с членовете на екипа си.

Може да разберете, че Карън и Джейн са поискали да участват в този екип, за да научат повече за други области на компанията, така че когато ги присвоите в техните области, те могат да станат разочаровани.

Този разговор е от решаващо значение за отличната връзка с екипа.Въпреки че отговаряте за крайния резултат от проекта, няма да постигнете добри резултати без членовете на екипа, които са на борда. Накратко, дайте възможност на членовете на екипа си, като поискате техния принос и техните притеснения. Когато проектът е завършен и успешен, целият екип може да почувства гордост, знаейки, че всеки един от тях е играл активна роля в неговия успех.

Двойна проверка с шефа

Ако, след като разговаряте с членовете на екипа си, решите, че единственият начин да постигнете тази задача е да дадете задачи, които един или повече хора ще намерят за неприятни, говорете с шефа си, преди да направите задачите.

Защо? Искате да сте сигурни, че имате нужда от резервно копие и че не сте пренебрегнали опция, която ще направи задачите по-пълноценни за членовете на екипа.

Вземете най-малко една от задачите си

Всеки може да знае, че сте избрани да ръководите този екип заради успеха ви, но също така е важно да преобърнете ръкавите си и да влезете в смесицата от неща.

Поемането на нещо трудно или неприятно изпраща съобщението, че сте част от екипа и че се грижите за съотборниците си. Присвояването на неприятните задачи изпраща съобщението, че смятате, че сте по-добри от съотборниците си.

Това не означава, че трябва да изпълнявате всички лоши задачи. Но се уверете, че те са справедливо разделени между членовете на екипа. Това, което е неприятно, варира от екип до екип, но всеки проект има нещо, което никой не иска да прави. Често има много задачи, които всеки би искал да избегне. Уверете се, че те са разделени справедливо и ще вземете своя дял.

Дайте бърза обратна връзка

Не забравяйте, че обратната връзка е нещо повече от това да кажете: "чудесна работа" или "лоша работа", "това беше страхотна работа, защото …" и "това не се оказа толкова добре, защото …" Без тези фрази никой не научава, И докато търсите информация за обратна връзка, уверете се, че приемате отзиви от членовете на екипа си.

Отново, упълномощавате ги да свършат страхотна работа и да им напомнят, че техният успех е вашият успех и че сте заедно в това. Като предоставяте обратна връзка и ги учите как да изпълнявате дадена задача, особено ако имате повече опит, ще създадете положителна работна среда.

Дръжте всички информирани

Като ръководител на екипа ще съобщавате за напредъка на ръководителите на организацията и на висшите ръководители. Уверете се, че връщате информацията от тези срещи в екипа си. Освен това, нека вашата група да знае какво ще кажете на тези срещи.

Също така, дайте на всички кредит, особено когато става дума за похвала. Дали проектът върви добре, защото си страхотен? Е, разбира се, но не казвайте това. Кажете, че проектът върви добре, защото екипът е страхотен. Всеки ще знае, че сте част от екипа.

Но какво, ако проектът върви ужасно? Споделяте ли вината? Да, но само частно. Отивате индивидуално към членовете на екипа и работите, за да помогнете да промените посоката или приноса си. Ако това не помогне, отидете при шефа си и се обърнете към проблемите.

Ако имате властта да премахнете хора от екипа, сега е моментът да го направите, но ако не го направите, можете да говорите с човека, който го прави. Но каквото и да правите, не започвайте да клюкате или да се оплаквате от членовете на екипа си. Това ще унищожи морала им и ще направи всичко по-лошо.

Не забравяйте, че един успешно ръководен екипен проект може да повиши вашата кариера, да повиши вашата професионална репутация и да направи работата ви видима във вашата организация. Резултатът може да бъде допълнителни задачи или промоция.

-------------------------------------------------

Сюзан Лукас е писателка на свободна практика, която прекара 10 години в корпоративни човешки ресурси, където е наела, уволнила, управлявала номерата и проверила двойно с адвокатите.