Как можете да се възползвате от одит на проекта

Всеки проект може да се възползва от одит от време на време. Но не се притеснявайте, не е толкова страшно, колкото звучи. Одитът на проекта е мястото, където безпристрастният човек преглежда вашия проект и дава насоки за това какво може да се направи по различен начин, за да подобри шансовете си за успех. Тази статия обяснява всичко и ви превежда как да се подготвите за одит на проекта.

Как е официален одит на проекта

Одитът на проекта обикновено е формално упражнение. Неформалният еквивалент обикновено се нарича партньорска проверка. Това е мястото, където един колега преглежда вашия проект и свързаната с него документация и ви дава обратна информация за това къде трябва да прекарвате малко повече време.

Одитите на проекта са формални, тъй като те обикновено имат определен набор от въпроси и се извършват от някой, който прави такива неща редовно.

Кой извършва одити на проекти

Лицето, което извършва одит на проекта, може да бъде друг ръководител на проекта (вероятно някой с голям опит в изпълнението на проекти), но е по-вероятно да е някой от офиса на проекта, който често провежда одити.

Ще бъде някой, който може да се смята за безпристрастен, така че да не е вашият лидер или спонсор на проекта. Тя може дори да бъде екип от хора, в зависимост от размера на проекта.

Как да се подготвим за одит на проекта

Първото, и основното нещо, което трябва да се организира, е да имате копия от проектната си документация, за да прегледате одитора. Ако имате координатор на проекта, помолете ги да съберат пакет документи (за предпочитане електронни). Трябва да имате достъп до цялата си информация, но дори и да го направите, тази стъпка може да отнеме известно време. Като минимум, уверете се, че имате план за проекта, регистър на риска, дневник за издаване, бюджет и график за одитора.

Кой трябва да бъде ангажиран

Това зависи от вида неща, които одиторът иска да разгледа. Вие, като ръководител на проекта, ще трябва да прекарате известно време с тях. Очаквайте членовете на екипа ви също да бъдат повикани, за да говорят с одитора.

Имайте предвид, че колкото по-дълго прекарват работата си по задачи, свързани с одита, толкова по-малко време имат за работата по проекта, така че може да се наложи да пренасочите някои дейности и да работите по-бавно през периода на одита.

Колко дълго е необходим одит на проекта

Няма определен период от време за одит на проекта. На големите проекти ще откриете, че това отнема много повече време. При малки проекти одиторът може да бъде извършен в рамките на няколко часа. Веднага след като знаете, че вашият проект ще бъде одитиран, попитайте вашия одиторски екип колко дълго те очакват от работата си.

Какво изглежда одитът

Ако одитът беше призован поради особена загриженост, като например неуспех да се постигне постигане на качествени цели, тогава се очаква той да проучи дълбоко тази област. Рутинен одит ще разгледа в широки граници различните области на управление на проекти и резултатите, по които проектът работи. Тя ще покрива времето, разходите и качеството на вашия проект и ангажираността на заинтересованите страни.

Целта на одита е да се установи дали проектът ще постигне целите си или не. Ако одиторът смята, че въз основа на текущите резултати, проектът няма да постигне тези цели, той или тя ще представи препоръки за действие.

Препоръките зависят от това, което е намерено

Препоръките в доклада на одитора ще зависят от това, което са открили. Очаквайте ги да бъдат позитивни и формулирани по начин, който би трябвало да ви позволи лесно да ги възприемете. Те трябва да бъдат практични.

В един краен случай, одиторът може да препоръча, че вашият проект е затворен, въпреки че това би се случило само ако смятат, че няма никакъв шанс всяка работа по проекта от този момент нататък да доведе до някаква стойност за организацията.

Погледнете на вашия одит на проекта като положителен опит. Трябва да ви дадем ранно предупреждение за всякакви признаци, че вашият проект е в беда и това е възможност да работите с опитен професионалист по проекта. Изпълнението на техните препоръки трябва да направи вас, вашия екип и вашия проект по-успешни и това може да бъде само нещо добро.