Как успешно управлявате проекта?

Честито! Току-що сте били отговорни за един важен нов проект. Ясно е, че шефът ви предлага тази възможност като глас на доверие във вашите умения. И докато сте развълнувани, това е първият път, когато отговаряте за цялостен проект и е малко страшно

През ума ви минават редица въпроси:

• Как да започна?
• Какви са стъпките, необходими за преместване на проекта от започване до затваряне?
• Как да изградя екип от проекти с висока производителност?
• На кого искам помощ в този процес? Има ли изпълнителен спонсор?

Тези съвети се фокусират върху подпомагането на всеки, който е нов, да ръководи проект, комисия или инициатива на екип за дейност, която е уникална за организацията. Независимо дали организирате празник или провеждате инициативи за разработване на нови продукти, съществуват инструменти и процеси за управление на проекти, за да направите вероятността за успех много по-висока.

5 Етапи на процеса на проекта:

1. Иницииране: стартиране на проекта.
2. планиране: планиране на цялата работа по проекта.
3. Екзекуция: действително извършване на работата.
4. Управление и контрол: цялата работа, която правите по време на проекта за наблюдение на напредъка.
5. Затваряне: завършване и изпълнение на проекта и отлагане на екипа.

Тези стъпки са идентични за всеки проект.

13 основни стъпки за проекта:

1. Определете обхвата:Първата и най-важна стъпка във всеки проект е определянето на обхвата на проекта. Какво трябва да постигнете или създадете? Каква е целта на проекта? Също толкова важно е да се дефинира какво не е включено в обхвата на вашия проект. Ако не получите достатъчно определение от шефа си, изяснете сами обхвата и го изпратете обратно за потвърждение. Докато примерът е малко по-различен от бизнес темата, всички ние можем да се отнасяме към сватбено тържество. При планиране на сватбено тържество, може да имате като обхват: подгответе сватбено тържество за 100 гости, пълно с вечеря, открит бар, сватбена торта и банда на живо за танци до определена дата на цена, която не надвишава 20 000 долара.

1. Определяне на наличните ресурси:Какви хора, оборудване и пари ще имате на разположение за постигане на целите на проекта? Като ръководител на проекта обикновено няма да имате пряк контрол върху тези ресурси, но ще трябва да ги управлявате чрез управление на матрици.
2. Разберете хронологията:Кога проектът трябва да бъде завършен? Когато разработвате своя проектен план, може да имате известна гъвкавост в начина, по който използвате времето по време на проекта, но сроковете обикновено са фиксирани, както в случая със сватбеното тържество. Ако решите да използвате извънреден труд за изпълнение на графика, трябва да претеглите това спрямо ограниченията на бюджета Ви.

1. Съберете екипа по проекта:Съберете хората от екипа си и започнете диалог. Те са технически експерти. Ето защо техният функционален ръководител ги е възложил на проекта. Вашата задача е да управлявате екипа.
2. Подробности за работата, част 1:Какви са основните части или компоненти, които трябва да бъдат създадени, за да завършите проекта? Например, сватбеното тържество изисква на високо ниво: приемна зала, храна, напитки, торта, гости и забавления. Разбира се, всеки един от тези по-големи елементи може да бъде разделен на много допълнителни елементи. Това е следващата стъпка.

1. Подробности за работата, част 2: В нашия пример за сватбен прием по-горе, вероятно имате екип или лице, което отговаря за различните компоненти. Работете с членовете на екипа си, за да посочите подробностите, необходими за постигането на всеки основен елемент. Лицето, което отговаря за храните, трябва да разбере възможностите, ограниченията на разходите и да направи избор, който подкрепя постигането на обхвата. Посочете по-малките стъпки във всяка от по-големите стъпки. Колко нива дълбоко преминавате в повече и по-подробни стъпки зависи от размера и сложността на вашия проект.

1. Разработете предварителен план:Съберете всичките си стъпки в план. Добър начин да направите това е да използвате таблица с предимство, идентифицираща кои елементи трябва да предхождат други елементи. Формалните практики за управление на проекта изискват разработване на така наречената мрежова диаграма и идентифициране на критичния път. Макар че това може да е извън вашите нужди или знания, основният въпрос е да подредите дейностите в правилния ред и след това да разпределите ресурси за дейностите. Въпросите, които трябва да зададете, включват: Какво се случва първо? Каква е следващата стъпка? Кои стъпки могат да се извършват едновременно с различни ресурси? Кой ще направи всяка стъпка? Колко време ще отнеме? Има много отлични софтуерни пакети, които могат да автоматизират много от тези детайли за вас. Попитайте другите в подобни позиции какво използват.

1. Създайте своя Базов план:Получете обратна връзка за вашия предварителен план от вашия екип и от други заинтересовани страни. Настройте графиките и графиците на работа, за да паснете на проекта в наличното време. Направете необходимите корекции на предварителния план за изготвяне на основен план.
2. Заявка за корекции на проекта:Почти никога няма достатъчно време, пари или талант за даден проект.Вашата работа е да правите повече с ограничените ресурси, отколкото хората очакват. Въпреки това, често съществуват ограничения върху проекта, които са просто нереалистични. Трябва да направите своя случай и да го представите на шефа си и да поискате тези нереалистични граници да бъдат променени. Поискайте промените в началото на проекта. Не чакайте, докато не успеете да поискате промените, от които се нуждаете. Въпреки това, ако вашият проект включва сватба, не очаквайте да бъдете успешни с молба за много съществени промени!

1. Работете с плана си, но не умрете за него:Осъществяването на плана е важно, но планът може да бъде променен. Имате план за шофиране всяка сутрин. Ако една пресечка е блокирана от злополука, можете да промените плана си и да отидете по различен начин. Направете същото с вашите проектни планове. Променяйте ги според нуждите, но винаги имайте предвид обхвата и ресурсите.
2. Следете напредъка на екипа си:Вие ще постигнете малък напредък в началото на проекта, но започнете тогава да наблюдавате какво правят всички. Това ще улесни улавянето на въпроси, преди те да станат проблеми.
3. Документирайте всичко:Съхранявайте записи. Всеки път, когато променяте основния си план, запишете каква е промяната и защо е била необходима. Всеки път, когато към проекта бъде добавено ново изискване, запишете откъде идват изискванията и какви са сроковете или бюджета, коригирани заради това. Не можете да си спомните всичко, така че ги запишете, за да можете да ги погледнете в края на проекта и да се поучите от тях.
4. Информиране на всички:Информирайте всички заинтересовани страни за напредъка през цялото време. Оставете ги да знаят за вашия успех, докато завършвате всеки етап, но и да ги информирате за проблемите веднага щом се появят. Също така информирайте екипа си. Ако се обмислят промени, кажете на екипа за тях колкото се може по-напред. Уверете се, че всички в екипа знаят какво правят всички останали.

Долния ред

Не е необходимо да сте официален ръководител на проекта, за да ръководите инициатива на проекта. Въпреки това, трябва да приложите инструментите и логиката на управлението на проекта към работата по изясняване на целите ви, подробно описание на работата, изграждане на екип и изпълнение и наблюдение на работата. Най-доброто от успеха!