Как да разрешим конфликтите по проекти

Конфликтът по проектите е напълно нормален. Трябва да очаквате от хората да не са съгласни. Всички сме различни и различията правят нашите екипи изключително ефективни.

Дискусиите, които се случват, когато хората не са съгласни, могат да доведат до някои невероятно креативни и вдъхновяващи решения на проблемите. Споровете помагат на хората да премахнат истинските проблеми и да копаят до корена на случващото се, докато се опитват да оформят личните си аргументи.

С други думи, да не започваме с мисълта, че трябва да се отклоняваме от конфликта. Тя може да бъде много полезна при определени обстоятелства, но тя трябва да бъде активно управлявана. Споровете могат да унищожат екипите, когато са оставени да се гние. Тези съвети обясняват управлението на конфликти и как можете активно да помагате на страните, които се различават, за да постигнат позиция на взаимно разбирателство, дори и да признаете, че те никога няма да се съгласят.

Какво е управление на конфликти?

Да започнем с някои определения. Управлението на конфликта на работното място е нещо, което всички ние правим, независимо дали съзнателно сме наясно с него. Конфликтите се случват, когато две или повече лица (или групи) имат различни цели, нагласи или мнения за едно и също нещо.

"Управление на конфликти" е терминът, който даваме на начина, по който се справяме с това. Това е, което правим, за да идентифицираме проблема, да разкрием различията и да определим как можем да се справим с това, което се случва.

Много конфликти могат да бъдат решени с обсъждане, особено ако се вземат предвид нуждите и целите на проекта или бизнеса, но понякога се включват и други фактори.

Защо имаме нужда от управление на конфликти?

В много работни среди днес, както и в много екипи по проекта, настройката е тази на матрична структура. Това означава, че хората в екипа не работят директно за вас. Това може да бъде идеалната ситуация по много начини: вие управлявате техните задачи, но не трябва да се справяте с всички други човешки ресурси като заплати, обезщетения, ваканция и т.н. Това ви дава повече време да се съсредоточите върху преместването на вашия проект към крайната цел.

Като се има предвид това, матричните структури са изпълнени с конфликти на лоялност, време, приоритет или екип. Да знаеш как да ги премахнеш е полезно умение.

Управление на проекти е задача, която предизвиква конфликт:

• Ние търсим какво не е направено, преследваме хората и избираме техните грешки.
• Ние насочваме работата на хората, които докладват на другите.
• Преследваме отговорите и решенията и това често включва ескалиращи въпроси, които могат да накарат другите да изглеждат зле на вашия спонсор на проекта.

В крайна сметка, ако не знаете как да разрешите конфликта на работното си място, вашият екип ще страда от повече конфликти, отколкото е здрав. Дебатите няма да бъдат модерирани. Фракции възникват. Конфликтите спират задачите да се изпълняват, когато аргументите не са разрешени. Справянето с трудни заинтересовани страни става вашата дневна работа. Ако не разрешите проблеми, това в крайна сметка се отразява на способността ви да постигнете целите си. В най-лошия случай, това може да означава, че най-добрите ви хора подават оставка и че вашият екип напълно се разпада.

Много конфликти изискват само да седите и да улесните разговора между хора с различни мнения. В други случаи може да се наложи да разпознаете кога конфликтът ще окаже значително въздействие върху проекта и да действате съответно, може би повдигате въпроса с вашия проектен съвет.

Разрешаване на конфликти на работното място

Инструментът за конфликт на Томас-Килман (TKI) е начин за изработване на предпочитания от вас стил за справяне с конфликтите във всяка ситуация, а не само на работното място. Често се използва в настройките на работното място. Като инструмент, наистина е полезно да разберете какви опции имате, когато имате проблем, с който трябва да се справите.

TKI е въпросник, който пита как естествено реагирате, когато сте изправени пред ситуация, в която мненията и тревогите на двама души не се съгласуват. Той ви помага да опишете собствената си реакция и реакция, когато се сблъскате с някой, който не споделя възгледите ви.

Асертивност и кооперативност

TKI разглежда два различни аспекта на вашия подход към управлението на конфликта:

• Асертивност: Колко далеч приемате собствените си притеснения за сметка на другите?
• Кооперативност: Докъде стигате, за да задоволите тревогите на другия?

Това са две важни области на разглеждане. Трябва да разберете колко сте готови да отидете, за да защитите и спечелите собствената си позиция, и колко ви е важно да помогнете на другия човек да постигне това, което той иска. Попитайте екипа си за човешки ресурси, ако имат достъп до оценката на Томас-Килман, за да го вземете. Разберете собствения си стил.

След като сте идентифицирали стила си, можете да помислите за следващата част от TKI: петте различни режима за отговор на конфликта:

• Конкуриращите
• сговорчив
• Избягването
• Сътрудничество
• Компромис

Режим на конкурентния конфликт

Конкурентният режим понякога се нарича още "принуждаване". Това е много упорит стил, който също не оказва съдействие. Точно това бихте очаквали: налагате мнението си на другото лице. Той губи."

Съревноваването е наистина само нещо, което можете да направите, когато имате някаква легитимна сила в ситуацията:

• Вие сте в управленска роля и сте по-старши от другия човек.
• Вие контролирате нещо в ситуацията, като например бюджета или ресурса.
• Имате експертни познания за ситуацията, която другият не споделя.

Обмислете въпросите, свързани със здравето и безопасността, където трябва да наложите носенето на оборудване за безопасност, дори ако някой от екипа не желае да спазва изискванията. Техниките за разрешаване на конфликти в този режим включват:

• Казвате на някой друг какво да прави.
• Издаване на мандат или директива.

Вместо да "разрешат" конфликта, сте го смачкали и позволили на проекта да продължи напред. Имате решение, но вероятно сте загубили някои приятели, като го направите. Използвайте го с повишено внимание или когато ситуацията наистина го изисква поради правни съображения или съображения за безопасност. Никога не слизайте в тормоз по време на работа.

Режим на настаняване в конфликт

Настаняването е обратното на конкуриращите се. Непоколебимо е и съдействащо в това, че вашите интереси се пренебрегват и вие се подчинявате на волята на другия човек.

Не трябва винаги да гледате на това като на "губене" или на саможертва. Понякога аргументите не си струват времето или интереса. Внимавайте, обаче, ако използвате това твърде често, защото може да ви вижда като "твърде мека", ако капитулирате твърде често.

Режимът "Избягване на конфликти"

Тук изобщо не влизате в конфликт. Това е безсмислено, защото не участвате в дискусията и това е неотзивчиво, защото не помагате и на другия човек. Всъщност не правите нищо. Това може да звучи ужасно, но в действителност може да бъде ефективно, когато се използва умерено и при подходящи обстоятелства.

Всъщност не сте управлявали проблема, а само първоначалното проявление на конфликта. Вие все още трябва да намерите време за решаване на проблемите. Съществува риск проблемът да стане по-голям и по-голям, ако чакате твърде дълго.

Представете си, че двама колеги спорят силно и това смущава работата на други хора в офиса. Вие се намесвате и им кажете, че ще им помогнете да стигнат до решение, когато и двамата се успокоят. Предлагате на един от тях възможността да се охлади във вашия офис дотогава.

Техниките за разрешаване на конфликти в този режим:

• Отложете дискусията до по-добро време или ситуация.
• Отдалечете се от заплашителна ситуация.

Режим на сътрудничество в конфликт

Сътрудничеството е самоуверен начин за решаване на проблемите и е много кооперативно. Не избягвате конфликта - вие се гмуркате направо, като работите заедно, за да отстраните проблемите и да стигнете до точка, в която са изпълнени и двете ви изисквания. Приближаването на ситуацията по един наистина прагматичен начин може да помогне за изграждане на доверие с вашия екип.

Да кажем, че маркетингът иска продуктът да започне през март. ИТ иска нов стартер да се присъедини към екипа, преди да започнат работа по стартирането на продукта. Те преглеждат диаграмата на Гант заедно и използват техники за планиране, за да гарантират, че новият стартер може напълно да бъде част от екипа и все още да се стартира навреме. Техниките за разрешаване на конфликти в този режим включват дискусия и посредничество.

Режим на компромисния конфликт

Компромисът е умерено уверен и умерено кооперативен. Това е често използваната среда на половина, и разбира се, вие сте компрометирали ситуации в миналото. Вие не получавате точно това, което искате, както и другият човек. Вместо това стигате до приятелско решение, за което и двамата можете да се съгласите.

Екипът казва, че спринтът на Agile трябва да е дълга две седмици. Искаш да е четири седмици. Вие правите компромис и се съгласявате, че спринтовете ще бъдат три седмици. Техниките за разрешаване на конфликти в този режим включват:

• дискусия
• Договаряне
• Обмяна на отстъпки - и двамата давате нещо

Какъв е вашият стил на разрешаване на конфликти?

Най-хубавото в разбирането къде се намирате в TKI е, че разбирате предпочитанията си за разрешаване на конфликти на работното място - и на други места. Това ви дава предимство при идентифицирането на най-добрия подход за използване в конкретната ситуация, в която се намирате. Имате лично предпочитание, но не сте отговорили по същия начин във всички ситуации. Отстъпването може да е най-подходящият начин за действие в някои случаи, така че ще изберете да го избегнете.

В други, компромисът може да бъде най-бързият път към приемлив път около безизходицата. Може да изберете да използвате други техники в други случаи.

Най-важното нещо, което трябва да запомните е, че конфликтът на работното място ще се случи, така че да имате няколко техники, за да се възползвате, ви дава опции, когато сте изправени пред трудна ситуация. Познаването на опциите ви дава увереност и може да ви помогне да разрешите споровете, за да може всеки да се върне на работа.