Имейл Съвети за комуникация за ползите Отворете записването

Всяка година отвореното записване позволява на работодателите да предлагат групови обезщетения на своите служители за кратко време, обикновено около 30 до 45 дни. По време на този критичен прозорец служителите трябва да бъдат информирани за ползите за служителите, за които могат да се регистрират, кога да направят това и къде да се запишат. За съжаление, много екипи за човешки ресурси се борят да съобщават необходимата информация на служителите, за да могат да пропуснат.

Имейлът може да бъде мощен инструмент за комуникация за обучение на служителите по време на отворени периоди на записване, когато се използва правилно. Тъй като тя е широко приета и достъпна като средство за комуникация, това може да бъде добър начин да се достигне до всички служители. Научете експертни съвети за комуникация на ползите по време на отворено записване, така че вашите служители да се възползват пълноценно от вашите предложения за групови ползи през тази година.

Имате план за комуникация на предимствата преди, по време и след отваряне

Месеци преди датата на открита регистрация е важно да имаме солиден комуникационен план за предоставяне на съответната информация на служителите преди записването, по време на активното записване и след като записването приключи. Това може да бъде поредица от имейли, които насърчават служителите да предприемат конкретни действия, с връзки към сайта за записване и информация за ползите.

Възлагане на представител за комуникация на централните ползи

Отзивчивостта е критична по време на отвореното записване, защото служителите ще имат безброй въпроси през това време. Уверете се, че сте назначили поне един човек, който ще служи като контактна точка за всички входящи имейли от служители, които имат въпроси и притеснения. Това трябва да е човек, който е добре запознат с подробностите по плана, тарифите и сроковете.

Използвайте Вътрешна система за събиране на информация и анализи за ползите

Вашата компания проследява ли активно регистрациите, частичните регистрации и други аспекти на процеса на записване? Ако не, тогава вътрешната система може да бъде полезна, за да остане на върха на управлението на записванията в цялата организация. Използвайте безплатен имейл сървър като Outlook, за да настроите известия по имейл за промени в данните.

Създайте серия от съобщения за седмични точки за контакт със служители

Отвореното записване може да стане по-лесно и по-продуктивно, когато има постоянен обмен между екипа на персонала и служителите. Като част от вашата комуникационна стратегия за електронна поща, създайте поредица от послания, които говорят за темите за здравето и здравето, характеристиките на програмите за обезщетения и други свързани въпроси. Изпращайте в седмичните имейли на точките за докосване до всички.

Дайте на мениджърите седмичен отчет за усилията за записване на ползите

Винаги е добре да получите пълно участие от мениджърите по време на усилията за записване на обезщетения. Защо? Мениджърите могат да помогнат на служителите да дадат приоритет на записването им в техните предимства за предстоящата година и могат да споделят как ползите подкрепят целите на служителите. Използвайте целенасочена имейл кампания за мениджърите по време на OE периодите, за да бъдат в крак с важните задачи и дати.

Направете ползи от имейлите

Отвореният период на записване не трябва да бъде стресиращ. Всъщност, това може да бъде възможност да се забавляваме малко. Разработване на имейли, които включват някои забавни игри като любопитни въпроси, интересни факти за компанията и безплатни здрави закуски.

Осигурете правилна граматика и правопис в имейлите

Преди да изпратите имейли за обезщетения, уверете се, че граматиката и правописа са проверени внимателно. Тя може да гарантира, че никакви грешки няма да стигнат до читателите и че имейлите ще имат смисъл. Опечатките могат да объркат служителите и те изглеждат непрофесионално.

Използвайте стандартен шаблон за имейл и оставете HTML

При разработването на имейли за комуникация с ползи, експертите казват, че е най-добре да се придържате към стандартния шаблон за имейл и да го поддържате прост. Заблудения HTML може да попречи на някои програми за четене по имейл, особено на мобилни устройства.

Напишете мощни тематични линии

Имейлите ще се четат само след като бъдат отворени. И това няма да се случи, ако темата не принуди получателите. Когато пишете имейли, съсредоточете се върху създаването на линия за тема на електронната поща, която ще заинтригува получателите да отворят имейла с думи като „спешно“, „чувствително към времето“ и „внимание“, което може да помогне за постигането на тази цел.

Използвайте Общи награди в сезонни имейли

За да помогнат на служителите да разберат пълната стойност на техните обезщетения за служители, използвайте общите извлечения за награди поне веднъж през това тримесечие. Тя може да бъде прикрепена като PDF към отделни имейли, или хипервръзка може да бъде включена в имейла, за да стартира общо извлечение за възнаграждения при удобство на служителите.