5 Разлики между проекти и бизнес като обикновени

Работите ли по проект? Или това, което правите, е част от ежедневните операции на вашия бизнес?

Когато говоря с хора в екип, те често ми казват, че не са сигурни дали работят по проект или бизнес като обичайна функция. И двете се изискват в организацията и са еднакво валидни, но помага да се разбере какво работи, за да можете по-добре да видите къде се вписва в организацията.

Има пет основни разлики между работата по проекта и бизнеса, както обикновено (често съкратено като BAU) работа.

Промяна спрямо идентифициране на бизнес

Първо, има разлика в това как се обработват промените.

Бизнесът като обичайните операции управлява бизнеса. Те запазват светлините, обслужват клиентите и удрят цели. Екипите на БАУ също са първите, които знаят кога съществуващите процеси не работят и вече не са полезни. Когато това се случи, екипите на BAU идентифицират необходимостта от промяна.

Мениджърът, като част от стратегически преглед, може да предложи какви промени трябва да се направят, за да може дадена единица да постигне своите цели. Или член на екипа може да направи предложение за промяна. В другия край на спектъра може да имате пълен бизнес казус, изготвен от старши мениджър, за да постигнете необходимите промени, за да подпомогне тяхното разделяне да постигне своите годишни цели.

Това не е просто рационализиране на бизнес процесите. Тези, които работят в ролите на BAU, също могат да осъзнаят, че промяната е от съществено значение поради промени в регулаторната рамка или като част от конкурентната среда на организацията. Персоналът на фронтовата линия работи за постигане на стратегия и знае какво иска да бъде различно, за да стигне до там.

Проектите, от друга страна, помагат да се реализират всички тези промени. Проектите осигуряват промяна към и чрез функциите на BAU, използвайки управление на проекти. Ще изясним какво е управлението на проекта. Организацията на проекта работи по предоставяне на промените, които екипите на БАУ са идентифицирали. Това се случва, след като проектът е преминал през процес на одобрение, което обикновено е делово одобрение и одобрение от висшето ръководство.

Това не означава, че хората, които имат роля в проекта, никога не могат да предложат подобрения в бизнес практиката, но ще го правят под тяхна роля като служител, а не като част от проектната си роля.

Това разделение, което ще чуете обобщено като „промяна на бизнеса, управлявайте бизнеса“, е забележимо и в края на проектите. Промяната, която проектът реализира, е да достави изход. Това може да е част от нов софтуер, сграда, нова услуга или нещо друго. Екипът на BAU е отговорен за това и за доброто му използване, за да осигури ползи. С други думи, проектът осигурява възможност за получаване на обезщетения, а операциите на BAU използват тази способност, за да получат ползите.

Управление на риска срещу смекчаващ риск

За да функционира бизнесът като обичайно, ще откриете, че екипите на BAU се стремят да намалят всички рискове за операциите. Отнемането на несигурността от бизнеса за по-добра организационна стабилност и повторяеми процеси е нещо добро.

По своята същност, че са уникални и несигурни, проектите изискват елемент на риск. Компанията прави малко скок в неизвестното просто като прави проект, тъй като въвежда промени и доставя нещо, което не е било там преди.

Ето защо екипите на проекта подхождат към риска по различен начин от екипите на BAU. Ръководителите на проекти се стремят да управляват риска - както положителен, така и отрицателен - за да получат най-добрите резултати. Това може да включва смекчаващ риск, за да се опита да ограничи вероятността това да се случи, но включва и други стратегии за управление на риска. Малко вероятно е да угасите риска по даден проект, но може да сте в състояние да го направите поради добри оперативни причини за работата си в BAU.

Единият е Времевият, Другият е Постоянен

Проектите имат начална, средна и крайна дата и са еднократно събитие. Това е жизнения цикъл на проекта. Всъщност, най-важната характеристика на проекта е, че той завършва. Ръководителят на проекта и екипът работят по проекта през това време. Накрая екипът е разпуснат.

BAU не спира и продължава. Разбира се, можете да затворите функция или да спрете процес, ако вече не е необходим за бизнеса - въпреки че това ще се управлява като проект! Функцията BAU произвежда текуща работа без предвидима крайна дата.

Да се ​​гласува с главни букви или да не се използва главно

Проектите могат да бъдат капитализирани и често BAU не може да бъде - вие разчитате на оперативни разходи за текущия си бизнес като обичайна работа. С други думи, счетоводните процедури за проекти и други задачи са различни.

Финансирането на проекти често се отнася до въвеждането на актив в експлоатация, което означава, че разходите могат да бъдат капитализирани. В някои случаи, в зависимост от това къде се намирате в света и вашите местни счетоводни разпоредби, можете дори да поемате разходите по проекта под линията.

Разходите по BAU обикновено се считат за оперативни разходи (оперативни разходи) и се проследяват в отчета за приходите и разходите на дружеството.

Финансирането на проекти и финансирането на бизнеса като цяло е много специализирана област, така че винаги е най-добре да се консултирате с финансовите си експерти, преди да правите преценки за това какво трябва и не трябва да се капитализира във вашата организация. Счетоводните правила се различават в отделните страни и дори в организацията, където отделните предприятия имат специфични процеси и начини за извършване на нещата.

При съмнение винаги проверявайте!

Кръстосани функционални и функционални екипи

И накрая, има голяма разлика в състава на проектните екипи. Проектите обикновено включват мултидисциплинарни екипи от експерти, обединени за постигане на конкретна продукция. Знанието как да се мотивира екип по проекта е важно, защото не всеки може да знае конкретната цел в самото начало. Ако хората не разбират ясно какво работят, те не правят най-доброто.

Проектните екипи са съставени от хора, които изпълняват определени роли. Това не са длъжности, а длъжности в рамките на проекта с различни отговорности. Основните роли на екипа по проекта са:

• Спонсор на проекта
• Ръководител проект
• Старши доставчик (организацията, отговорна за работата, която може да бъде вътрешен екип като ИТ или външен изпълнител или продавач)
• Клиент (това може да бъде вътрешен клиент, като различен мениджър на отдел или в организация за обслужване на клиенти, клиентът, за когото доставяте проекта)
• Експерти по тематика (хора, въвлечени в екипа по време на проекта или част от него, които използват своя опит, за да допринесат за успеха на проекта).

Научете повече за ролите в екип по проекта.

Работата на BAU, от друга страна, се управлява от функционални екипи. Те са експерти по свое собствено право, но групирани заедно като разделение. Обикновено има по-малко припокриване с други функции, различни от екипите по проекта.

Обикновено е много ясно какво трябва да работят екипите на БАУ и целите са ясни. Те ще имат определени цели и визия за ролята на отдела в компанията. Пример за това е екип за обслужване на клиенти, който работи като част от по-голям отдел за обслужване на клиенти, обслужващ обаждания и имейли от клиенти за вашия продукт.

Тя е сложна, защото може да има припокриване. Например, ръководител на екип в този кол център е специалист в тази област. Те могат да бъдат командировани в екип по проекта, за да управляват работен пакет и ресурсите, свързани с доставянето на част от проект, който е свързан с контакт с клиента. Но в работата си по проекта те поемат ролята на експерт по темата, а не на ръководител на екипа за обслужване на клиенти. Като член на екипа по проекта, те ще отговарят за своята част от бюджета на проекта и ще имат висока степен на дискретност по отношение на това как работата се изпълнява, за да се постигнат крайните цели.

Те може би няма да имат това в ролята си на BAU.

BAU и проектните конфликти

Работата по проекта и работата на БАУ могат да стоят добре един до друг, но често може да има напрежение. Това се случва, защото проектите се опитват да променят статуквото. Статуквото работи доста добре и в по-голямата си част хората не харесват промените.

Второ, когато карате хората да се присъединят към екипа ви по проекта, те могат да страдат от конфликт на лоялност. Първата им отговорност ли е за тяхната работа или за проекта? Тук могат да помогнат ясни цели и силен ангажимент към проекта от страна на ръководството, както и отворени комуникационни линии, за да знаят какви трябва да бъдат приоритетите.

Трето, воденето на бизнеса винаги е приоритет. Това има значение за проектните екипи, които биха могли да видят намаляването на финансирането им, ключовите ресурси, изтеглени обратно към ролите на BAU и забавените срокове, защото поддържането на ежедневните операции на организацията се фокусира.

Ръководителите на проекти могат да бъдат разочаровани от това, но винаги ще бъде така и трябва да бъде. Няма смисъл да представяме фантастичен проект, ако междувременно фирмата се е провалила и няма никой, който да използва това, което сте построили!

Имайки предвид тези насоки, трябва лесно да се види дали работите по проекти или BAU или и двете.