Как да напишем писма за порицание за представяне на служителите

Писмата за порицание са написани от надзора, за да предоставят официално изявление за проблем с изпълнението, който служителят трябва да подобри. Писмата за порицание често са стъпка в официалния процес на дисциплинарни действия, който може да доведе до допълнителни дисциплинарни действия за служителя до и включително прекратяване на заетостта, ако служителят не успее да се подобри.

Писмата за порицание са важен компонент в документацията на проблема с работата на служителите за служителя и работодателя. Писмените писма с порицание ясно и конкретно посочват изпълнението, което трябва да се подобри, и последиците, ако изпълнението не се подобри.

Писмата за порицание обикновено следват устно коучинг от ръководителя. Те често се предхождат от устна корекция на служителя, наречена устно предупреждение или официално устно предупреждение, относно проблема с изпълнението или свързаните с него проблеми с изпълнението.

В зависимост от непосредствеността и сериозността на въпроса за представянето, писмото за порицание може да започне дискусията за изпълнението, но това е необичайно.

Компоненти на писмата за порицание

Ефективните писма за порицание имат тези компоненти.

• Ясно изложение на проблема или проблема с изпълнението, който служителят трябва да подобри.
• Писмото за порицание може да изброи няколко примера за начини, по които служителят може да промени представянето си, за да изпълни очакванията за изпълнение. (Това осигурява на служителя обща картина или споделено значение около очакванията на надзора.)
• Въздействието на неизпълнението върху успеха на служителя и организацията. (Как неуспешното изпълнение има отрицателно въздействие върху работното място.)

• Ако е уместно, график, в рамките на който работата на служителя трябва да се подобри.
• Ако е уместно, датата на падежа или крайната дата, към която надзорният орган ще извърши преоценка на работата на служителя.
• Ясно заявление за последствията, които един служител може да очаква, ако изпълнението им не се подобри, както е описано в писмото за порицание.
• Подписът на надзора или управителя на служителя.
• Подписът на служителя, чието изпълнение е в центъра на писмото за порицание. Писмото обикновено съдържа изявление, че подписът на служителя означава, че те са получили писмото, а не непременно, че те са съгласни с неговото съдържание.

• Възможност за служителя да възрази писмено на съдържанието на писмото за порицание. Служителят може да се съгласи, да не се съгласи, да изрази съкрушение и т.н. Опроверженията, написани от служителя, са прикрепени към оригиналните писма за порицание.

Следват два примера за официални писма за порицание. Използвайте ги, докато разработвате свои собствени писма за порицание.

Примерно писмо с порицание

Това е пример за писмо с порицание. Изтеглете шаблона за порицание (съвместим с Google Документи и Word Online) или вижте по-долу за още примери.

Примерно писмо с порицание № 1 (текстова версия)

За: Джефри Джоунс

От: Джордж Питърсън

Дата: 1 септември 2018 г.

Re: Писмо за порицание

Това е официално писмо с порицание, за да ви уведомим, че изпълнението Ви не отговаря на очакваните нива на принос. В работата си като технически експерт за поддръжка на клиенти очакванията за работа бяха разработени от цялата група експерти по техническа поддръжка и техния мениджър. Това означава, че те са приети стандарти за всеки експерт на техническата поддръжка.

Вие не успявате да изпълните следните начини.

• Броят на клиентите, които обслужвате за една седмица, е с 30% по-нисък от стандарта, който се среща с останалите експерти по техническа поддръжка.
• Степента на трудност на проблемите, на които решите да отговорите, е 40% под стандарта, който останалите служители постигат.
• Продължителността на времето, което клиентите прекарват по телефона с вас, надвишава останалата част от персонала с 25%.

Както можете да видите, в трите най-важни измервания на производителността за вашата работа не успявате. Вашият ръководител е говорил с вас много пъти и сте получили допълнително обучение. Следователно, ние вярваме, че не желаете да изпълнявате. Това оказва неблагоприятно въздействие върху натовареността на останалата част от техническия персонал.

Трябва да видим незабавно подобрение във всичките три области на изпълнение или допълнителни дисциплинарни действия до и включително прекратяване на заетостта. Имаме вяра, че имате способността да се подобрите. Трябва да видим незабавно подобрение.

Джордж Питърсън, супервайзер

Мариан Демарк, мениджър „Човешки ресурси“

Примерно писмо с порицание № 2 (текстова версия)

За: Линда Родригес

От: Мери Уилмонт

Дата: 1 септември 2018 г.

Re: Писмо за порицание

Целта на това писмено порицание е да ви уведоми официално, че посещаването ви влияе неблагоприятно на способността ви да завършите работата си. Докато на заплатите, освободените служители не се изисква да работят на определени часове, стандартната и очакваната работна седмица е четиридесет часа.

Не успяхте да се явите на работа поне един ден в седмицата от началото на новата си работа и работите само тридесет и два часа седмично. Вашият мениджър ви е информирал за наличието на FMLA време за лични или семейни медицински проблеми. Той също така ви попита дали имате нужда от настаняване, за да можете ефективно да изпълнявате работата си.

Той предложи да посетите отдел „Човешки ресурси“, за да обсъдите тези въпроси и присъствието си. Отказахте всичките три възможности, които предложихме, за да ви помогнем да подобрите това лошо представяне.

Реалността е, че не можете да изпълнявате работата си за по-малко от четиридесет часа. Липсват ви крайни срокове за вашите работни задачи и закъснението ви влияе неблагоприятно върху работата на колегите от маркетинговия отдел. Те пропускат сроковете си в резултат на неуспеха ви да изпълните.

Освен това, вашата незавършена работа, когато е назначена на вашите колеги, поставя натоварванията им в претоварване, тъй като те вече имат работа, която изисква 40 часа работа на седмица. Това е несправедливо и ние няма да толерираме тези отрицателни въздействия върху работното място от сега.

Трябва да видим незабавно подобрение в присъствието ви или ще прекратим вашата работа. Това означава, че трябва да присъствате на работа пет дни в седмицата. Ако не успеете да присъствате на работа пет дни в седмицата, не можете да постигнете целите, за които сте работили.

Нашите стандартни платени отпуски ви осигуряват шест платени болнични дни и два лични дни за отпуск, които трябва да използвате за една година. Трябва да кандидатствате за ваканционни дни предварително.

Вече сте използвали четири от вашите болнични дни и всичките си лични дни с настоящите си отсъствия. Ние не планираме да ви отделяме повече време. Това ви оставя само с два болнични дни и платен отпуск, който трябва да поискате предварително.

Ако имате отсъствие, което надвишава свободното Ви свободно време, ние ще прекратим Вашата работа. Надяваме се, че разбирате колко сте близо до загубата на работата си. Няма да получавате повече предупреждения.

За разбирането, Мери Уилмонт, управител

Томас Кредънс, директор „Човешки ресурси“

Вижте образец за потвърждение на получаването за насоки за това как служител, който получава порицание, има право да отговори.

Хареса ли ви тази статия? Вие ще искате да се регистрирате за безплатния HR бюлетин сега, защото искате да прочетете всички нови статии веднага щом бъдат достъпни.

Примерни писма за порицание

• Примерно писмо с порицание: недискретност при управлението
• Писмена проба: Посещение

Опровержение: Моля, имайте предвид, че предоставената информация, макар и авторитетна, не е гарантирана за точност и законност. Сайтът се чете от световна аудитория, а законите и правилата за заетостта варират от държава до държава и държава. Моля, потърсете правна помощ или помощ от държавни, федерални или международни правителствени ресурси, за да сте сигурни, че вашето правно тълкуване и решенията са правилни за вашето местоположение. Тази информация е за насоки, идеи и помощ.