Писане за бизнес - управление и лидерство

Целта на бизнес писането е да предаде информация на някой друг или да поиска информация от тях. За да бъдете ефективни в писането за бизнес, трябва да сте пълни, кратки и точни. Вашият текст трябва да бъде написан по такъв начин, че читателят да може лесно да разбере това, което казвате или питате.

Много писане за бизнес е немарливо, лошо написано, неорганизирано, пълно с жаргон и непълно. Често тя е твърде дълга или твърде къса. Всички тези атрибути допринасят за неефективното бизнес писане.

Независимо дали пишете предложение за продажба, имейл до шефа ви, или ръководство за употреба на софтуерен пакет, има някои стъпки, които трябва да следвате, за да бъдете ефективни. Следвайте тези пет стъпки:

1. Организирайте материала си
2. Помислете за вашата аудитория
3. Запишете мислите си
4. Коригирайте материала си
5. Редактирайте материала си

Организацията е ключова

Ако не организирате материала си, няма да тече добре и няма да има смисъл. Писането може да бъде просто или сложно. Когато пишете имейл, който съобщава за среща на персонала, това е толкова просто, колкото събирането на вашите мисли. От друга страна, вероятно ще се наложи да разработите сложен план предварително на готовия материал, ако пишете резултатите от новаторското фармацевтично проучване. Каквато и да е задачата, без подходящо ниво на организация (дори организиране на вашите мисли), може да не включите всичко, от което се нуждаете, или да пропуснете да изтъкнете най-важните теми.

Пропуските или неправилното фокусиране ще направят писането ви по-малко ясно.

Знайте публиката си

Преди да започнете да пишете, помислете за целевата си аудитория. Например, презентация за новата 401 (к) програма на вашата компания може да има същата схема, когато се дава на вашия финансов директор, както и на служителите, но нивото на детайлите, които включвате, ще варира. Също така трябва да обмислите тон. Бърз имейл до вашия екип, напомнящ им за годишната компания picknick, няма да имат същия тон като вашето съобщение за годишния доклад на вашата компания.

Също така не забравяйте, че ще общувате по-ефективно с аудиторията си, ако се фокусирате върху това, което искате да чуят, а не върху това, което ще кажете.

Слово за добро писане

Добрите писатели имат различни стилове на писане. Някои предпочитат да напишат всичко и след това да се върнат и да редактират. Други предпочитат да редактират, докато вървят напред. Понякога предпочитаният от тях стил варира в зависимост от това какво пишат.

Както пишете (или когато редактирате) трябва да сте наясно с дължината. Трябва да използвате достатъчно думи, за да направите смисъла си ясен, но не използвайте ненужни думи, за да го направите цветен. Бизнес писането трябва да бъде ясно и сбито, а не многословно и цветно. Не забравяйте, че никой в ​​бизнеса няма време да чете повече от необходимото.

От друга страна, не правете парчето твърде кратко. Трябва да напишете достатъчно, така че смисълът ви да е ясен и няма да бъде разбран погрешно. Представете си, ако една част от оборудването в склад е обозначена като „използвана, но добра“. Би било неясно дали това означава, че част от оборудването е било използвано много, или че оборудването вече не е ново, но все още функциониращо. Няколко допълнителни думи биха направили смисъла ясен. Също така избягвайте използването на жаргон или съкращения, защото те могат да означават различни неща за различните читатели.

Независимо от стила ви на писане, всички писатели трябва да коригират и редактират всички писмени материали, дори и имейли.

Коректура и редактиране

Независимо от стила ви на писане, всички писатели трябва да коригират и редактират всички писмени материали, дори и имейли. След като приключите с писането, коригирайте работата си. След това може да се наложи да го редактирате. Коректурирането е препрочитане на това, което сте написали, за да сте сигурни, че всички думи в главата ви са направили правилно върху хартията. Тъй като нашите мозъци работят по-бързо от пръстите ни, можете да пропуснете думите, да оставите край или да използвате грешен омоним (напр. "Там" вместо "техните"). Коректура улавя тези грешки. Очевидно е, че корекцията на еднолинейния имейл е лесна и просто погледна през нея, докато пишете, може да е достатъчно.

Въпреки това, ако пишете инструкция за употреба, вашата корекция ще бъде по-сложна и ще отнеме повече време.

След като сте коригирали материала, е време да го редактирате. Понякога коригирането и редактирането могат да се правят едновременно, но е по-ефективно, когато се правят последователно.

Причината да редактирате е да коригирате или промените това, което сте написали, за да направите материала по-добър (и да прочетете). Когато пишете за бизнес, това означава да поправите грешките и да направите текста възможно най-ясен и кратък.

Вие не пишете роман

Когато пишете за бизнес, не пишете следващия "велик американски роман". Вашето писане трябва да бъде толкова описателно, колкото е необходимо, но не е нужно да рисувате ярки картини на думи, използвайки много големи думи и фигури на речта. Ако имате предвид „стъклени къщи“, не пишете „стъкловидното жилище“, пишете „стъклени къщи“.