Въпроси и отговори за интервю за административния асистент

Когато провеждате интервю за административен асистент, интервюиращият ще иска да научи колко уместни са вашите квалификации за позицията и как бихте се вписали в компанията и отдела.

Тъй като работата изисква както административни, така и междуличностни умения, наемащите мениджъри често ще питат за специфичните атрибути, които притежавате, за да се квалифицирате за длъжността, както и за вашите по-малко количествени умения.

Съвети за работа с интервюто

Важно е да сте наясно, че дискусията вероятно ще надхвърли меките умения, като вашите комуникационни способности, организационни умения или своевременност. Трябва да сте готови да говорите и за твърди умения.

1:14

Гледайте сега: Как да отговорим 4 Често задавани въпроси за административни работни места

Бъдете готови да обсъждат софтуерни програми

Тъй като много позиции за административен асистент изискват често използване на специфичен софтуер, може да се наложи да обсъдите различните програми, с които сте работили, как сте използвали тези програми и нивото на експертен опит.

• Примерни отговори:Обичам да използвам технологиите и да се запознавам с нови програми. Също така имам умение да преподавам колеги, които може би не са толкова разбирани за използването на системи. В последната ми работа в Kent Associates, аз доброволно предложих да прегледам системите за управление на проекти за екипа от професионалисти, които подкрепих. Моят шеф одобри моята препоръка и ние внесохме уеб-базирана система, Asana, която ни помага да следим проекти и да споделяме информация на уеб платформа.
• Примерни отговори: Аз съм човекът в офиса за слайдовете на PowerPoint и се радвам да помагам на нашите търговци да представят удоволствие на клиентите с техните презентации. Също така съм напреднал потребител на Excel и създавам сложни макроси за изготвяне на бюджетни прогнози за проектни предложения.

Бъдете готови да обсъждате административни процеси

Трябва да сте подготвени да обсъдите работния си процес и административните процеси на предишни позиции. Като администраторски специалист не трябва да има съмнение, че сте организирани и ориентирани към детайлите. Вашият интервюиращ ще иска да знае как вие проявявате тези качества в ежедневния си работен поток.

• Примерни отговори:Организационните способности и вниманието към детайлите са сред най-силните ми активи. Развивах се в ситуации, в които мога да въведа ред в сложни проекти. Например, по-рано подкрепих осем професионалисти, които планираха промоционални събития за клиенти. Разработих шаблон за проследяване на цели и напредък за всеки проект и го поставих на споделено задвижване, така че всички участващи служители да могат да проследяват напредъка си по отношение на проектите и събитията на екипа.
• Примерни отговори:Когато работех за Alfred Group, създадох процедурен наръчник, в който се очертаха стъпките, необходими за обработката на заявленията за кредит, след което го качих онлайн, за да могат всички кредитни служители да следват същите процедури.

Винаги отговаряйте положително

Внимавайте за поведението си по време на интервюто.

Тъй като административните асистенти често взаимодействат много тясно с индивидите, за които работят, от съществено значение е винаги да бъдете позитивни, професионални и любезни.

Вие ще искате интервюиращият да не се съмнява, че работата с вас ще бъде приятно преживяване.

• Примерни отговори:Работих на рецепцията в нашата агенция и беше изключително важно да направя положително първо впечатление както за настоящи, така и за бъдещи клиенти. Аз съм естествен човек, "мога да направя", и моите прегледи редовно възхваляваха ориентацията ми за обслужване на клиенти.
• Примерни отговори:Компанията проучва клиентите след взаимодействия, а името ми последователно се очертава като служител, който е полезен, приятен и професионален. Шефът ми коментира колко често клиентите ме питат, когато се обаждам в офиса за помощ.

Подготовка за интервюто

Един от начините да се подготвите е да анализирате описанието на длъжността, за да се опитате да получите представа за наличието на определен набор от умения, върху който се фокусира позицията. Например, има ли акцент върху планирането на пътуването, координацията на проекта, ежедневното планиране на срещите, личната помощ или нещо друго? Ако е така, не забравяйте да подчертаете най-подходящия си опит, когато отговаряте на въпроси, свързани с интервюто за работа.

Направете списък на уменията, споменати в обявата за работа, и не се колебайте да добавите и други, които смятате, че ще бъдат приложими. След това разгледайте собствените си административни и офис умения и съчетайте квалификацията си с работата.

Това ще ви помогне да приспособите отговорите си по най-подходящия начин към конкретната позиция.

Въпроси и отговори за интервю за административния асистент

Докато се подготвяте, може да е полезно да прегледате въпросите, които бихте могли да зададете, и да помислите как да направите отговор, като подчертаете конкретен опит и успехи от предишни работни места.

• Какви компютърни умения имате и какви програми удобно използвате? - Най-добри отговори
• Удобно ли сте да използвате телефон с множество линии и да управлявате голям обем телефонни разговори? - Най-добри отговори
• В тази компания обичаме да мислим за себе си като за екип, който работи заедно за постигане на същите цели. Как се чувствате за работа в екипна среда? - Най-добри отговори
• Как бихте се чувствали контролиращи двама или трима други служители? - Най-добри отговори
• Каква е най-голямата ви сила и как би помогнала на работата ви в тази позиция? - Най-добри отговори

• Коя е най-голямата ти слабост? - Най-добри отговори
• Как се справяте със стреса и натиска? - Най-добри отговори
• Какво беше да работиш за твоя ръководител? - Най-добри отговори
• Какво очаквате от ръководителя? - Най-добри отговори
• Предпочитате ли да работите самостоятелно или в екип? - Най-добри отговори
• Работите ли добре с хората? - Най-добри отговори
• Дайте лични примери за работа в екип. - Най-добри отговори
• Въпроси за интервю за рецепционисти: - Списък с въпроси

Въпроси, които трябва да зададете на интервюиращия

Вие също трябва да направите някои изследвания за компанията и да бъдете подготвени да задавате уместни въпроси, когато възникне такава възможност. Може да е полезно да излезете с няколко въпроса предварително, които бихте могли да зададете или да обсъдите по-нататък, ако не сте получили шанса по-рано по време на интервюто.

Често това ще бъде близо до края на интервюто, така че е важно да оставите интервюиращия (ите) с добро впечатление. Чудесен начин да направите това е да покажете интереса си и да се подготвите за интервюто за работа, като обвържете въпроси, които сте задали с някои свои въпроси.

• Какви са отговорностите на тази позиция?
• Можете ли да опишете типичен ден (седмица) в този отдел?
• Какви са силните страни на този отдел? Какви са слабостите?
• Какво биха казали предишните ви помощници, че е най-добрата част от работата за вас? Какво биха казали, че е най-лошото?
• В каква посока виждате фирмата през следващите пет години? Смятате ли, че има някакви заплахи за нейния успех?
• Защо последният ви асистент напусна позицията? Какви са силните му страни? Какви са неговите / нейните слабости? Какво прави сега?
• Какви качества притежаваше най-добрият помощник? Ами най-лошия ти помощник?
• Колко често се извършват прегледи на ефективността? Кой ги води?
• Какви умения са най-важни за вас в административен асистент?
• Как награждавате и насърчавате хората, които работят във вашия отдел?
• Има ли проблеми с производството в този отдел?
• Как се справихте с проблемите на персонала в миналото?
• Какви са някои от най-големите предизвикателства за човек в тази позиция?
• Кое според вас е най-благоприятният аспект на тази позиция?
• Подкрепяте ли фирмата / отдела за членство в професионални асоциации и продължаващото професионално развитие?
• Какво бихте описали като роля на административния персонал в тази служба?
• Очакват ли се извънреден труд или уикенд?
• Какво ви харесва най-много за работата в тази компания? Има ли някакви промени, които бихте направили?
• Какво най-малко искаш да работиш тук?
• Насърчавате ли отдела да работи като екип или да се концентрира повече върху индивидуалния принос?

Бъдете готови за повече въпроси за интервю за работа

В допълнение към въпросите, свързани с интервюто за конкретна работа, ще ви бъдат зададени и по-общи въпроси за историята на заетостта, образованието, силните и слабите страни, постиженията, целите и плановете. Ето списък на най-често срещаните въпроси за интервю и примерни отговори.