Съвети за писане на съчувствие Писмо до служител

Когато служител или колега преживеят загуба или скръб, можете да предприемете стъпки като работодател, за да изразите съчувствие. Можете също да помогнете на индивида да управлява своите нужди по време на болестта, смъртта или друго тъжно случване.

Без значение какво друго правите, за да съчувствено помогнете на служителя или колегата си, почти винаги е уместно да пишете писмо за съчувствие. Съботните бележки винаги се оценяват от служителите по време на скръб.

Този шаблон ще ви помогне да напишете собственото си писмо за съчувствие. Той подчертава факторите, които ще направят вашето съобщение за съболезнования предаване на правилното послание за съчувствие.

Инструменти за изразяване на искрени съболезнования

Напишете вашето съобщение за съчувствие на фирмените канцеларски материали с вашето име, адрес и дата.

Електронната поща също е приемлива като средство за комуникация, но може да остави впечатлението, че вашата кореспонденция е бизнес начинание, а не съобщението за съчувствие, което се опитвате да предадете.

В зависимост от вашите взаимоотношения с служителя, може да се наложи да напишете фирмена бележка, но може да искате да напишете и втора, лична бележка.

Съвети и примери за Вашето официално дружество за съчувствие Писмо

Това е пример за писмо за съчувствие. Изтеглете шаблона за писмо за съчувствие (съвместим с Google Документи и Word Online) или вижте по-долу за още примери.

Изтеглете шаблона на Word

Обикновено е по-формално, отколкото бележка, която бихте изпратили на личен приятел или колега. Започнете вашето писмо с причината за вашето съчувствие.

Пример: Искаме да изразим нашето съчувствие за скорошната загуба на майка ви. Загубата на близък член на семейството винаги е тъжна и искаме да знаете, че много съжаляваме за вашата загуба.

Предложете да помагате на служителя през периода на скръбта, без да задължавате ресурсите на компанията или да създавате прецедент, който няма да можете да предложите на всички служители.

Пример: Моля, уведомете ни, ако има нещо, което можем да направим, за да ви помогнем, докато се справяте със загубата на майка си.

Осигурете допълнителна информация за ресурсите на компанията, които са на разположение на служителя по време на тяхната скръб. Завършете бележката си, като повторите предложението си за подкрепа. Служителят може да не се нуждае или да иска нещо от вас, но е важно да направите предложението - ще демонстрирате, че ви е грижа.

Пример: Членовете на екипа по човешките ресурси ви помогнаха да получите достъп до информацията за обезщетенията и ние споделихме с вас политиката за тежка загуба. Ако имате нужди, които надхвърлят параметрите на политиката, моля да ни уведомите, за да можем да се справим с Вашата ситуация на индивидуална основа.

Миналата практика на компанията е била да се предостави допълнително неплатено време за отпуск за справяне със свързаните със смъртта въпроси, пътувания извън държавата и отнемащи време правни проблеми.

Пример: Ние се ангажираме да ви помагаме през това грубо време в живота. Загубата на майка ви е тъжна и ние подкрепяме усилията ви да вървите напред. Моля, уведомете ни как можем да помогнем.

Прекратяване: Използвайте нормалния си подпис. Поздрави е общ знак за съчувствие съобщение.

Допълнителните затваряния включват:

• топло
• на Ваше разположение
• С топли поздрави
• Мисля за теб
• най-доброто
• Най-добри пожелания
• Съчувствие

Не правете предположения

Имайте предвид, докато пишете вашето послание за съчувствие, че е малко вероятно да знаете всички подробности за отношенията на вашия служител с неговите роднини. Освен това, рядко ще имате всички подробности за заболяване на служител или трагедия на член на семейството.

Затова ограничете предположенията, които изразявате в писмото си за съчувствие, и дръжте съобщението неутрално.Например, служител и майка й може да са имали далечна, нещастна връзка в продължение на години, така че не пишете послание за съчувствие, което предполага близка, любяща връзка.

Примерно писмо за съчувствие

Сюзън Родригес

123 Main Street

Anytown, CA 12345

555-555-5555

[email protected]

1 септември 2018 г.

Елизабет Лий

123 Бренсън Стрийт

Smithfield, CA 08055

Уважаема Елизабет, Съжаляваме за смъртта на майка ви. Загубата на член на семейството винаги е трудна. Моля, уведомете ни, ако има нещо, което можем да направим, за да ви помогнем по време на това опитно време. Вие имате право на три дни платен отпуск, както е посочено в нашата политика за загуба на служител. В миналото сме предоставяли допълнителен неплатен отпуск на служителите, когато пътуването и личната работа, свързани със смъртта, изискваха повече време от работата.

Моля, уведомете Вашия мениджър или Човешки ресурси, ако трябва да поискате допълнително време. Също така можем да работим с гъвкав график, ако трябва да се погрижим за всеки семеен бизнес по време на работното време.

Ние се ангажираме да ви помагаме през това грубо време в живота. Съчувстваме за загубата на майка ви и искаме да подкрепим усилията ви да вървите напред с бизнеса на вашия живот. Моля, уведомете ни как можем да помогнем.

За разбирането,

Сюзън Родригес

Директор Човешки ресурси