Как да се справим с насилието с болни отпуски на работното място

Смятате ли, че вашите служители са пропуснати в действие по-често през лятото и по време на ваканционните сезони? Проучванията показват, че сте прав. Непланираните отсъствия на работници нарастват и според различни проучвания най-голям брой отсъствия имат държавните агенции.

Според "Причините и разходите за отсъствие от работа на работното място", публикация на компанията "Circadian", непланирани отсъствия, струва около 3600 долара годишно за всеки работник на час и $ 2,650 на година за наетите служители. Разходите могат да бъдат приписани на много фактори - някои, които можете да разрешите - и някои, които не можете.

„Индексът за благосъстояние на Gallup-Healthways изследва 94 000 работници в 14 големи професии в САЩ. От 77 процента от работниците, които отговарят на определението на изследването за хронично здравословно състояние (астма, рак, депресия, диабет, сърдечен удар, високо кръвно) натиск, висок холестерол или затлъстяване), общите годишни разходи, свързани с загубата на производителност, възлизат на 84 млрд. долара.

Тази цена не включва непреките разходи като заплащане на извънреден труд за други служители, наемане на работа, пропуснати срокове, загубени продажби, потъващ морал и по-ниска производителност. Косвените разходи могат да достигнат до 25% от преките разходи, според "Новини за служителите" и "HR News".

В проучване на единадесет американски телекомуникационни организации, 72 цента от всеки долар от разходите, свързани с отсъствието на служители, произтичат от загуба на производителност, а не от твърди разходи, като например здравни грижи и обезщетения за инвалидност ("Business Insurance" July 2000).

Болничният отпуск е съществена полза за служителите - дори и тя може да не се използва

Отпускът по болест е необходима полза за всички служители. Ако работодателят не предлага отпуск по болест, те биха ускорили здравните проблеми и разпространението на болести, като по този начин понижат производителността и морала. Дори когато работодателите предлагат отпуск по болест, служителите често започват работа болни. Това действие, познато като презентаеизъм, може да се случи, когато служителите работят в организация, в която висшите ръководители и културата не подкрепят отпускането на време, когато са болни.

Въпреки натиска за перфектно обслужване за подобряване на обслужването и ефективността на клиентите, служителите се нуждаят от справедливи програми за отпуск по болест за сигурност и цялостна висока ефективност. И все пак, някои организации страдат от злоупотреби с отпуски по болест, а злоупотребата с болнични преводи се превръща в загубени долари.

Образец на злоупотреба с болни отпуски

Модел на злоупотреба по отношение на отпуска по болест обикновено се отнася до служители, които в продължение на определен период от време са нарушавали политиката на присъствие на организацията в много случаи. За да може да се дисциплинират служителите с проблеми с посещаемостта, юридическите експерти твърдят, че най-добре е да има ясно написана политика, която определя стандартите на организацията и изискванията на служителите.

Уверете се, че сте посочили, че дисциплината - включително прекратяването - може да е резултат от повторно злоупотреба и злоупотреба с болничен отпуск. Дръжте политиката гъвкава, тъй като е почти невъзможно да се изброят всяко едно потенциално нарушение. Също така искате да запазите гъвкавостта да се справяте индивидуално със ситуацията на служителите, ако възникне такава необходимост.

Примерите за нарушения на правилата за присъствие включват:

• Брой на отсъствията, броят на закъсненията и броя на ранните отклонения, всички от които надвишават разпределението на политиката за присъствие;
• Липса на разрешение за напускане рано или късно;
• Непредставяне на предварително известие за отсъствие, когато е възможно;
• Липса на правилно докладване за отсъствие; и
• Непредставяне на медицинско свидетелство при поискване.

Важно е да се определи дали и защо служителите използват политики за отпуск. Точно както работодателят анализира оборота, организацията трябва също така да разгледа тенденциите в злоупотребата с болничните заведения. По-високо ли е използването на отпуска в един отдел или под определен ръководител?

Има ли практики или политики на работното място, които засягат отсъствията? Заболяванията на децата водят ли до почивката на служителя ви? Намирането на основната причина за проблеми с злоупотребата с болнични помощи помага при решаването на основните проблеми.

Методите за наблюдение на злоупотребите с отпуски по болест варират от една организация до друга, но има някои общи насоки, които всички работодатели могат да следват. По-долу са изброени някои съвети за това как да управлявате случаите на злоупотреба с отпуски по болест.

• Разпознаване на проблема с злоупотребата с отпуски по болест и намеса рано, преди да ескалира. Ръководителите трябва да наложат политики за отпуск по болест и да предприемат подходящи действия.
• Разберете защо служителят злоупотребява с отпуск. Говорете с служители, които злоупотребяват с отпуск и проверете дали тяхното поведение произтича от личен проблем. Ако установите, че това се случва, препоръчвайте консултации или ги препратете към програмата за подпомагане на служителите на вашата организация.
• Научете се да казвате "не". Не трябва да позволявате на служителите да се измъкват от злоупотреби с политиките за отпуск. Когато чуете нелепо искане за злоупотреба с отпуск, кажете „не“.

• Използвайте процедури, регламенти, практики и знания, за да се възползвате както от ръководството, така и от служителя. Надзорниците и мениджърите трябва да работят със служителите. Тяхната основна задача е да се уверят, че всички служители са запознати с политиките за отпуск по болест и как да ги използват.
• Документирайте всичко.

Насърчаване на подходящото използване на болнични отпуски, когато служителите са болни

Не трябва просто да се занимавате с злоупотреба с отпуск по болест - можете да насърчите и използването на подходяща почивка.

За да насърчат служителите да използват правилно програмите за отпуск по болест, много организации използват парични стимули или други облаги. По-долу са представени статистическите данни за стимулите от проучването на персонала на Центъра за управление на персонала, разработено от Международната асоциация за управление на персонала. От 428-те членове на IPMA агенцията, които отговориха, проучването установи следното:

• 58% отпуск по болест при пенсиониране;
• 45% предлагат пари в брой / заплащане за неизползван отпуск по болест;
• 33% предлагат отпуск по болест или напускат банки;
• 11% превръщат отпуските по болест във ваканция;
• Девет процента превръщат отпуските за болест в застраховка при пенсиониране;
• Три процента превръщат отпуските за болест в застраховка за инвалидност; и
• Два процента превръщат отпуска по болест в разходи за уелнес.

Има програми, които могат да помогнат за справяне с злоупотребата с отпуски по болест. Например Центърът за управление на човешките ресурси на IPMA е разработил два пакета, които предлагат важни предложения, които помагат за ограничаване на злоупотребата с болнични случаи и предоставят общи съвети за създаване на стабилни политики. Първият пакет - „Злоупотреба с отпуск по болест“ - обхваща политики и идеи относно програмите за бонуси за посещаемост, стимули за отпуск по болест и ежегодно признаване за минимална употреба на болнични.

Вторият пакет - „Платени политики за изчакване“ - предоставя примерни политики и съвети за разработване на програми за ПЗ. Тези всеобхватни пакети за отпуск съчетават отпуск по болест, лично време и почивка в един "unileave". За работодателите това може да означава по-малко страх от злоупотреба с болнични затруднения, а за служителите често означава по-голяма гъвкавост и контрол.

Много организации са въвели програми и политики за стимулиране на отпуските по болест, за да обезсърчат отсъствията и да възнагради служителите, които поддържат отлични записи за присъствие. Например, окръг Брауърд, Флорида предлага "ден на бонус", където служителите, които отговарят на условията, печелят един почивен ден за всяко болно време, което не се използва в рамките на шестмесечен период.

Създайте програми за стимулиране на отпуск по болест

Окръг Калверт, Мериленд предлага бонус за стимулиране, еквивалентен на еднодневно заплащане, на всеки служител на пълен работен ден, който е нает на първия работен ден в платена година, и който използва два дни или по-малко отпуск по болест през годината на заплащане. Бележка за предпазливостта: работодателите, които обмислят създаването на програма за стимулиране на отпуск по болест, трябва да гарантират, че програмата не нарушава Закона за семейните и медицинските отпуска.

Критиците на програмите за стимулиране на отпуск по болест предполагат, че стимулите се опитват да подкупят служителите, за да действат по определен начин, вместо да ги карат да искат доброволно да показват поведението си. Друго често срещано възражение е, че такива програми индиректно наказват служителите, които трябва да бъдат безработни законно.

Родителите на малки деца могат да се възмущават от възприеманото фаворизиране на техните бездетни колеги, които не се нуждаят от отпуск по болест, за да се грижат за болни деца.

Някои критици твърдят също, че стимулите за посещаемост изпращат погрешно послание за отпуск по болест, което става все по-важно в днешната работна среда с висок стрес. Ако използването на отпуск по болест е направено така, че да изглежда като погрешно поведение, работодателите рискуват да насърчават служителите да се претоварват до точката на реално заболяване.

Служителите, които използват отпуск по болест легитимно, могат да се чувстват под натиск да докладват за работа, дори когато са сериозно болни, което може да доведе до значителни здравни щети и повишаване на разходите за здравеопазване.

Най-добрият начин да се създаде програма за стимулиране е първо да се проучат настоящите политики и стил на управление, а след това да се опитат да разработят идеи за предотвратяване и забрана на злоупотреби. Например, някои работодатели са открили, при вътрешна оценка, че колкото по-малко са надзорните органи на един служител, толкова по-малко вероятно е той или тя да злоупотребява с отпуск по болест.

Чрез проучване и внимание към поведението на служителите и ръководството, организациите имат по-голям шанс да развият успешна програма за стимулиране на отпуска.