Дайте на шефа си доверие с план за управление на риска

Най-добрите мениджъри на проекти имат пълното доверие на техния ръководител и спонсор на проекта. Експертите, които стоят зад техните проекти, им вярват, когато казват, че се нуждаят от допълнително финансиране, повече ресурси или помощ за разрешаването на проблема.

Когато работите в рискови ситуации, имате нужда от правилния комплект. Подобно на турист с раница от въже и котки, вие се нуждаете от инструментите, за да се справите с проектния риск.

Можете да увеличите доверието на вашия мениджър във вашия проект с план за управление на риска. Един прост 5-стъпков процес може да преобрази начина, по който шефът ви вижда проекта ви (и вас).

Какво представлява управлението на риска в управлението на проекти?

Управлението на риска при управлението на проекти е процес на идентифициране, оценка и реагиране на рисковете по проекта.

Рисковете за проекта са неща, които могат да повлияят на проекта (положително или отрицателно, но обикновено хората интерпретират риска като събития, които биха имали отрицателно въздействие върху проекта).

Независимо дали вашият проект е голям или малък, той ще има рискове, свързани с него. Това би могло да бъде нещо от риска от парада на вашето училище да бъде обременен на риск от повишаване на цената до критичен компонент на новата ви платка.

Рискът от проекта, ако не се управлява правилно, може да затрудни успешно изпълнението на проекта. Непроверените рискове могат да добавят време към вашия график, да работят за времето и парите във вашия бюджет. Мениджърите се притесняват от подобни неща. Всичко това може да бъде избегнато с план за управление на риска.

Планиране на управлението на риска

Планът за управление на риска е чудесен начин да увеличите собствената си увереност в способността на екипа ви по проекта да изпълни - и това също се прехвърля към повишаване на доверието на вашия мениджър. Искате да повярват, че можете да го направите, и искате те да са наясно с това, което може да ви попречи да изпълните проекта успешно. Планът за управление на риска е идеален инструмент за това.

И познай какво? Много е лесно да започнете.

Управлението на риска по проекта е прост процес от 5 стъпки. Нека не го правим по-сложно, отколкото трябва да бъде. Това е нещо, което можете да започнете днес, да се подготвите да го обсъдите на следващата си среща и да я завършите, докато някой пише протокола.

Процес на управление на риска в 5 стъпки

Както при толкова много части от управлението на проекти, управлението на риска е процес. Петте стъпки са:

1. Иницииране
2. Идентифицирайте
3. Оценява
4. Планирайте Отговорите
5. Прилагане

Ако тези условия не означават много за вас точно сега, моля, придържайте се към това - ще обясня всичко.

Стъпка 1: Започнете

Първо, искате да зададете контекста за управление на риска във вашата среда за управление на проекти.

Вероятно тук няма много работа, защото някой във вашата компания вече е изготвил корпоративна политика за риска и всичко, което трябва да направите, е да го проследите. Това ще обясни подхода на компанията към риска и може дори да упълномощи шаблоните, от които се нуждаете. Шаблоните винаги ви спестяват работа, така че внимавайте и за тях!

Дори ако нямате корпоративна политика за риска, някой друг, който управлява проекти заедно с вас, може да има план за управление на риска, който можете да копирате. Защо да изобретявате колелото? Повторното използване на документи е задължително, ако искате да спестите време и да свършите повече работа.

Използвайте това, което сте открили, за да изготвите план за управление на риска за вашия проект. Това е част от цялостния ви план за управление на проекта и говори за това как ще подходите към управлението на риска във вашия проект.

Ако не знаете какво да поставите в нея, прочетете! Следващите стъпки ще ви дадат по-добра представа за какво да говорите в плана си за управление на риска.

Това подобрява доверието чрез: Показване на вашия мениджър, че имате подход за справяне с несигурността на вашия проект и че активно ще управлявате риска.

Стъпка 2: Идентифицирайте

След като сте посочили подход, можете да започнете да работите с него.

Сега ще определите рисковете, които ще повлияят на вашия проект. Това винаги е моментна снимка и вашият регистър на рисковете е нещо, което ще искате да се върнете отново и отново, за да сте сигурни, че има и нещо ново.

Можете да идентифицирате рисковете, като използвате контролен списък на общите рискове, интервюирате заинтересованите страни по проекта (особено трудните заинтересовани страни, тъй като те обикновено имат какво да кажат за това, което може да се обърка), мозъчните атаки и използването на здравия разум.

Вие търсите неща, които биха могли да създадат проблеми, ако някога се случи. (Не забравяйте, че рисковете все още не са се случили. Проблемите на проекта са неща, които вече са се случили.)

Каквото и да правите, определено трябва да включите и други хора. Сама вие нямате цялата картина и ще свършите с липсващи неща.

Рисковете могат и трябва да бъдат идентифицирани от всеки. Като ръководител на проекти, вашата работа е да насърчавате колегите си да повдигат рискове с вас, така че като екип да можете да направите нещо за тях.

Всички идентифицирани рискове трябва да бъдат записани в регистъра на риска. Ако имате координатор на проекта в екипа или лице за подкрепа на проекта, те могат да направят това. В противен случай това е част от административните задачи, които трябва да направите.

Това подобрява доверието чрез: Демонстрирайки, че сте наясно с основните рискове, които могат да повлияят на вашия проект и че имате средства за постоянно да сте наясно с новите рискове.

Стъпка 3: Оценете

След това рисковете се оценяват за вероятност и въздействие. Тази подробна статия за това как да оцените риска по проекта ви покрива за това. Прочетете добре, ако не сте запознати с процеса.

Като допълнителна мярка можете също да оцените близостта, което означава колко близо във времето е вероятният риск. Рискът с висока близост би могъл да се случи скоро. Риск с ниска близост може да се случи в някакъв момент в далечното бъдеще. Това може да ви даде друг фактор за приоритизиране на времето и енергията, когато става въпрос за справяне с рисковете.

Това подобрява доверието чрез: Осигуряването на вашия мениджър и всички в екипа има ясна представа какво ще се случи, ако някой от тези рискове действително се реализира.

Стъпка 4: Планирайте Отговорите

Сега стигаме до меката част от вашия план за управление на риска. В тази стъпка ще определите как да управлявате риска, като идентифицирате подходящ отговор.

Ние правим това, защото досега всичко, което имаш, е списък на това, което може да се случи, за да хвърли проекта ви в бъдеще и колко голяма ще бъде тази сделка. Това, което мениджърът ви иска да знае, е следното: Какво ще направите по въпроса?

Като цяло, има 4 неща, които можете да направите, за да се справите и да управлявате риска по проекта. Те са:

• Да се ​​избегне
• прехвърляне
• Смекчете (т.е. намалете)
• Accept.

Те са разгледани подробно в този дълбок поток в стратегии за отговор на риска за отрицателен риск.

Някои от рисковете ви могат да имат положителен резултат. Например: Има риск да продадете толкова много от новия си продукт, че да сринете телефонните линии. Това би бил хубав проблем, но това все още е риск, за който трябва да планираме.

Има няколко начина, по които можете да се подготвите за позитивен риск, включително:

• подвиг
• Дял
• Подобряване
• Accept.

Те се обсъждат по-подробно за стратегиите за реагиране на риска за положителен риск.

Ще трябва да определите коя стратегия за отговор е най-добрата за всеки риск във вашия регистър. Например, може да решите, че рискът от срутване на фабричния покрив е нещо, което просто ще приемете, тъй като няма вероятност да се случи. Въпреки това, рискът от хранително отравяне да отнеме половината от работната Ви сила е нещо, което активно ще намалите, като преквалифицирате целия си кетъринг персонал. Ако това се е случило преди и всъщност е доста вероятно, ако не направите нещо по въпроса, ще искате да намалите риска.

След като отговорът бъде идентифициран и съгласуван, собствениците на риска могат да бъдат назначени да изпълняват плана за действие за управление на риска. С други думи, имате нужда от някой, който да бъде отговорен, за да видите задачите, които сте съгласни.

Това подобрява доверието чрез: Показвайки на мениджъра си, че сте обмислили какво да направите по отношение на нещата, които биха могли да причинят проблеми за вашия проект и че въвеждате планове за намаляване на несигурността и риска по проекта.

Стъпка 5: Прилагане

Вашият план за управление на риска трябва вече да включва кой ще отговаря за дейностите за намаляване на риска за всеки риск. Сега те трябва да работят по тези задачи, така че активно да управлявате откритите рискове.

Това подобрява доверието чрез: Демонстрирайки, че вие ​​и вашият екип по проекта можете да проследите това, което казахте, че ще направите. Чрез докладване на това, което сте постигнали и рисковете, които сте смекчили, той показва на вашия мениджърски екип, че сте сериозен за това, как да реализирате и направите това, което е необходимо, за да подкрепите вашия проект срещу проблеми.

След като рискът е изтекъл - когато вече не е актуален, защото се е случил или вече не може да се случи - можете да го затворите от регистъра на риска.

Прилагането на този план за управление на риска на проекта може да ви отличи от другите мениджъри. Вашият шеф ще има доказателства, че можете да мислите стратегически и творчески за това какво може да доведе до отлепване на вашия проект и - най-важното - да направите нещо по въпроса. Вие ще бъдете човек, който активно се справя с проблемите, преди да се случи, като отстранява бариери и се подготвя за всичко!

Да бъдеш добър в управлението на проектния риск е сигурен начин да бъдеш възприет като сигурна двойка или ръце от ръководството. Не се нуждаете от много опит или сертификати, за да започнете успешно да управлявате риска от проекта (въпреки че съществуват официални квалификации за управление на риска). Този лесен процес от 5 стъпки скоро ще означава, че управлението на риска по проекта е вградено във вашите планове за проекти.