11 трикове за спестяване на пари за хартия и печат

01 Запознайте се с вашия принтер

Научете как да използвате принтера по-ефективно, за да пестите хартия. Преди да отпечатате, изберете "Преглед на печат", за да проверите дали една линия ще доведе до отпечатване на друга цяла страница.

Не просто сляпо натискайте OK, когато се появи диалоговият прозорец за печат. Намалете обхвата на печат само на страниците, които са ви нужни. Можете също така да маркирате само текста, който ви е необходим, и да изберете "избор на печат". Това е особено полезно, когато печатате от уебсайтове, защото можете да елиминирате рекламите.

Ако имате трудности при отпечатването, изчистете опашката на принтера, след като сте отстранили проблема. По този начин принтерът няма да изплюе шестте опита, които сте направили, преди да сте разбрали, че нямате хартия!

02 Използвайте таблет или E-Reader

Ако отпечатвате документи, защото е по-лесно или по-удобно да ги четете в движение, помислете за инвестиране в таблет или е-четец. Можете да ги използвате, за да четете Word документи и PDF файлове и дори да правите бележки в тях в много случаи.

03 Вземете бележки, снимки на екрани и уеб страници с отметки

Когато преглеждате уебсайт, запишете информацията вместо да отпечатвате цяла страница само за телефонен номер или адрес. Можете също да копирате и поставяте информация в документ на Word или друг софтуер за организиране. Или, ако е нещо, което искате да запазите за бъдещи справки, просто го маркирайте.

04 Проверете внимателно

Не забравяйте да проверите работата си, преди да натиснете печат. Ако откриете грешка, натиснете „Отказ“ бързо, така че имате само една грешна страница. Ако целият документ се отпечата, преди да откриете грешката, препечатайте страницата само с грешката, ако е възможно.

05 Изпращане на електронни фактури на клиенти

Изпращането на електронни фактури ще спести пари за пощенски разходи, но не отпечатвате и хартиено копие за вашите записи. Подайте ги по електронен път на компютъра си и не забравяйте да направите резервно копие на записите си. Докато сте на него, поискайте безхартни декларации за сметките си, за да направите вашия офис възможно най-свободен от хартия.

06 Споделете онлайн документи с безплатни онлайн офис инструменти

Използвайте тези безплатни онлайн офис инструменти за изпращане и получаване на документи чрез мрежата. Те могат да се изтеглят и подават на вашия твърд диск или да се оставят онлайн, така че вие ​​и вашите клиенти или колеги да можете да правите промени без да използвате лист хартия.

07 Печат върху двете страни на хартията

Това може да означава настройка за двустранен печат - понякога наричан "двустранен печат". Това може да означава и поставяне на нова задача за печат на обратната страна на стара хартия. Напълнете тавата за хартия със стари грешни печатни издания. След като приключите с отпечатването, обърнете документа до грешната страна и маркирайте линия през него, така че в бъдеще няма да губите време да четете грешната страна.

Въпреки че не искате да използвате тази техника за нещо, което изпращате на клиенти, тя работи добре за вътрешни документи.

08 Използвайте стара хартия

Когато е възможно, използвайте отново хартията. Не само можете да печатате на гърба, както е обяснено по-горе, но можете да го използвате за много други цели:

• Нарежете го на половина, за да направите хартия за скрап за списъци. Изрязването го предпазва от смесване с настоящите документи, но можете също да маркирате линия през нея.
• Сшийте го заедно, за да образувате тетрадки от хартия за отпадъци.
• Дайте го на децата си за рисуване или драскане за домашна работа по математика.
• Настържете го, за да направите опаковъчни материали.
• Ако използвате електронно плащане на сметките, запишете връщащите се пликове, които идват във вашите сметки, и ги използвайте, за да изпратите пари за обяд за деца или за организирани дребни предмети.

09 Настройте полетата си

Използвайте по-тесни полета, по-малък шрифт и по-близко разстояние между редовете, за да получите повече към страница. По същите тези линии, един съвет за спестяване на касети с мастило на принтера е да се използва настройката за качество на "чернова" или сивата гама при печат.

10 Използвайте имейл още; Печат по-малко.

Писането на ефективен имейл е ключово умение за телекомуникатор, но добрата система за подаване на електронна поща е почти толкова важна. Ако се подават и архивират на твърдия ви диск или онлайн, имейлите много рядко ще изискват отпечатване. Настройте папки в имейл клиента си и изпратете имейла си автоматично. Няма да спестите само хартия; ще спестите време също.

11 Поставете факс машината в режим на покой

Изпращайте и получавайте документи като PDF файлове, а не като факс. Качеството е по-добро и е по-лесно, особено ако нямате втора линия за факса. Ако имате втора линия, можете да се отървете от тази месечна сметка.