Петте етапа на проекта

Докато някои проектни методологии като подвижни подходи компресират или повтарят следващите етапи в по-бързи итеративни цикли, работата на всеки етап е видима и различна във всеки проект.

Официални проекти следват петстепенния процес, както следва

1. Иницииране: формиране на екип по проекта, чартиране и стартиране на проекта.
2. планиране: финализиране на обхвата на проекта, определяне на подробна разбивка на работата, оценка на риска, определяне на нуждите от ресурси, финализиране на графика и подготовка за действителната работа.
3. Екзекуция: извършване на действителната работа, изисквана от определението и обхвата на проекта.
4. Монитор и контрол: действителното управление, докладване и контрол на ресурсите и бюджетите по време на фазата на изпълнение.
5. Затваряне на проекта: предоставяне на проекта, оценка на извлечените поуки, отлагане на екипа по проекта.

Традиционен поток на проекта

Независимо от размера на проекта, движението през етапите е същото. Проектът се инициира или стартира с харта, която идентифицира ръководителя на проекта и описва важността на проекта.

След като проектът бъде иницииран, той преминава към фазата на планиране. Тук основните и работните екипи идентифицират необходимата работа, която трябва да бъде завършена за постигане на обхвата на проекта и разработване на оценки и оценки за времето, разходите, ресурсите и рисковете.

След фазата на планиране работата започва и се осъществява в определен ред, необходим за преминаване от предшестваща или предшестваща дейност към дейности, наследници. Зависимостите от проекти играят важна роля в тази фаза.

Докато изпълнението се извършва, ръководителят на проекта и членовете на екипа наблюдават, докладват и контролират цялостния проект, с акцент върху дейностите по критичен път. Тази работа продължава, докато фазата на изпълнение е завършена и проектът се доставя на клиента.

Заключителната фаза, приключване на проекта, включва приключване на изпълнението, оценка на извлечените поуки и отлагане на екипа по проекта, така че членовете да могат да преминат към следващата си инициатива.

За гъвкави или повтарящи се проекти за развитие, планирането и изпълнението се извършват в кратки спринти или спринти, като етапите се повтарят, докато проектът бъде завършен до удовлетворение на клиента.

започване

Един солиден инициативен проект не само ще постави проекта ви за успех, но и ще постави основата за всички бъдещи етапи. По време на инициирането ще получите зададените членове на екипа по проекта, ще ги запознаете с общите цели на проекта и ще попитате колкото е възможно повече въпроси, за да можете да планирате проекта ефективно. Също така е чудесно време да се изгради ентусиазъм на екипа по проекта и да се съберат всички подробности в последната минута, които могат да повлияят на планирането на проекта. Допълнителните стъпки включват:

• Анализ на заинтересованите страни
• Възлагане на изпълнителен спонсор
• Разработване и комуникация на Хартата
• Официално начално заседание

планиране

След като сте стартирали проекта и сте събрали цялата необходима информация, ще започнете да планирате проекта си. Етапът на планиране зависи от размера на вашия проект, колко информация трябва да организирате и колко голям е вашият екип. Резултатът от планирането трябва да бъде ясен план или график на проекта, от който всеки ще следва поставените им задачи. Използването на програма за планиране на проекти като Microsoft Project или Basecamp е изключително полезно при планирането на проект. Ако нямате достъп до някоя от тези програми, направете общо търсене онлайн на свободен софтуер за планиране на проекти.

Въпреки че използването на програма за планиране на проекти е полезно, не винаги е необходимо. Използването на Excel и Word за създаване на вашия план и съобщаването му на екипа е също толкова ефективно. Специфичните задачи в етапа на планиране включват:

• Създаване на комуникационен план за различните заинтересовани страни.
• Разработване на подробна структура на разбивка на работата.
• Идентифициране на критичния път.
• Начертаване на ресурси по плана на проекта и усъвършенстване на последователността на работата въз основа на зависимостите от проекти и ограничения на ресурсите.
• Разработване на подробен график.
• Оценка на рисковете и разработване на план за определяне на приоритети и смекчаване на риска.

Екзекуция

Сега, когато имате солиден проектен план, екипът може да започне изпълнението на проекта срещу възложените им задачи. Това е етап, на който всеки започва да върши работата. Вие ще искате официално да стартирате етапа на изпълнение с лични срещи, за да сте сигурни, че всеки има необходимото, за да започнат да изпълняват своята част от проекта. Започването на екипа по правилния път е неразделна част от успеха на проекта, така че ясно формулирайте графика и плана за комуникация.

Монитор и контрол

Докато проектът е в етап на изпълнение, ще започнете да го наблюдавате и контролирате, за да сте сигурни, че той се движи както е планирано. Има различни начини да наблюдавате и контролирате проект. Ефективни са случайни резервации с ръководители на екипи, организирани ежедневни „stand-ups“ или по-официални седмични срещи. Информацията, която излиза от тези срещи или канали за комуникация, ще информира обратната връзка и в крайна сметка всяко препланиране и корекции, които са необходими за проекта. Допълнителните важни дейности на този етап включват:

• Придържайки се към предварително установения комуникационен план, за да се гарантира осведомеността на заинтересованите страни за състоянието на проекта.
• Мониторинг на работните екипи и работните дейности по критичния път.
• Идентифициране на възможности за подобряване на изпълнението на графика чрез бързо проследяване или завършване на дейностите паралелно или където е необходимо, разбиване на графика чрез добавяне на ресурси.
• Проследяване на действителните и планираните разходи.
• В някои случаи, мониторинг, изчисляване и отчитане на спечелената стойност за плана на проекта.
• Проследяване и намаляване на рисковете и усъвършенстване на плана за риска при необходимост.

Проектът е затворен

След като всички подробности и задачи на вашия проект бъдат завършени и одобрени от клиента или собственика на проекта; най-накрая можете да затворите проекта си. Затварянето на проект е също толкова важно, колкото неговото започване, планиране и изпълнение. Вие ще искате да документирате цялата информация от проекта и да го организирате добре, за да можете да се върнете към него, ако е необходимо. Също така е добър момент да проведем следкланичен проект по проекта, така че всички членове на екипа да могат да размишляват за това, което е било правилно или погрешно по време на проекта. Също така трябва да се документира, така че резултатът да бъде споделен с други членове на проекта и да се подава в папка с историята на проекта.

И накрая, важно е официално да отложим екипа на проекта, като предоставим обратна връзка и оценки на изпълнението, както е посочено в политиката на вашата фирма.