10 неща, които всеки нов мениджър на програми трябва да знае

Управлението на програмата е полезен и добре платен избор на кариера, но може да бъде и предизвикателна роля. Ако току-що сте получили първата си задача за управление на програмата, или искате да знаете, ако трябва да направите прехода към кариера за управление на програмата, важно е да разберете какво е кариерата. Помислете за тези 10 неща, от които всеки нов мениджър на програми трябва да е наясно, преди да започнете да изпълнявате ролята си за управление на програмата.

Управление на програмата не е същото като управлението на проекти

Управлението на проекта е свързано с планиране на работата, организиране на задачи и ресурси, контрол на процесите и постигане на конкретна цел. Дали отварянето на нов офис, стартирането на ново приложение или изграждането на олимпийски стадион, проектите имат определен старт, среда и завършват с ясен набор от цели.

Управлението на програмата е различно и като цяло много по-широко. Програмен мениджър може да наблюдава едновременно няколко проекта, всеки от които може да има свой собствен екип по проекта и ръководител на проекта. Всички тези проекти заедно могат да бъдат част от по-голяма програма, предназначена да достави нещо ценно на организацията с течение на времето.

Очаквайте Несигурност

Програмите са несигурни по своята същност. Макар че може би знаете каква е общата картина, това е просто изявление за визията, когато започнете. Точният път за това как да стигнете до там и какви проекти ще се изискват за продължителен период от време, е нещо, което трябва да изработите, докато вървите.

Ще започнете с подробно планиране за това, което знаете, и създайте картина за това как да се справите с останалата част от нея, когато се приближите. Постепенно разширяване на хоризонта на планиране и доставка, докато не можете да продължите.

Блокирайте времето на редовни интервали, за да планирате следващите стъпки. Можете също да използвате тази възможност, за да сте сигурни, че все още сте на път да постигнете бизнес стойност.

Внимавай за Burnout

Докато проектът може да е приключил след година или повече, програмите могат да се простират - на пръв поглед безкрайно.

Мениджърите на програми трябва да защитят екипите си от прегаряне. Не можете да работите с максимална скорост безкрайно, за да сте сигурни, че членовете на персонала ще получат адекватно време за престой. Това трябва да включва периоди на по-малко време на работа с по-малко резултати и достатъчно време за почивка.

Управлявайте болничния отпуск внимателно, наблюдавайте докладите си за извънреден труд и бъдете нащрек за факта, че благосъстоянието на вашия екип е от първостепенно значение, ако искате да намалите изчезването и да запазите талантливите си хора за живота на програмата.

Трябва да управлявате темпото

Когато доставяте програма, която има дата на отдалечено завършване, трябва да управлявате темпото на работата.Трудно е да се запази инерцията в продължение на много години, така че ролята ви на ръководител на програма е да преговаряте за приоритетите и проектите, така че редовно да се постигат измерими резултати.

Смесете бързите победи и постоянния напредък към по-големите цели на картината. Това помага на екипа да види, че се движите напред и гарантира, че има някои краткосрочни успехи, които да споделят, за да поддържат мотивацията висока. И накрая, той помага на инвеститорите и изпълнителните мениджъри да видят, че е постигнат напредък.

Тренирайте своя екип за успех

Програмите често доставят нещо ново, уникално или трансформиращо за една организация. Едно от предизвикателствата, свързани с работата по тези инициативи, е, че вероятно нямате необходимите умения да изпълнявате всички необходими задачи и проекти.

Това е добре и може да се очаква. Вашата работа като нов мениджър на програми е да сте сигурни, че можете да се обучите, да се преквалифицирате и да развиете хората, които имате, така че заедно да отговорите на всички изисквания за ресурси.

Може да има някои области, в които имате нужда само от определен ресурс за ограничен период от време. Например, няма да обучите някой от служителите си как да управлява мотокар, ако това е умение, от което се нуждаете само за една седмица. Ако обаче променяте начина, по който се управлява онлайн присъствието на фирмата ви, вероятно би било полезно да разполагате с умения за разработване на уебсайтове заедно с известен опит в социалните медии или оптимизацията за търсачки. Това са умения, на които бизнесът ще разчита в дългосрочен план.

Вземайте решения за това кой от тях трябва да имате в екипа и кои трябва да бъдат възложени на външни изпълнители, след това се уверете, че вашата програма може да изпълнява задачите за обучение и набиране, които са необходими, за да бъдат готови да управляват резултатите, както всеки проект изпълнява.

Управление е по-сложно

Ако идвате от фона на управление на проекти, тогава управлението няма да ви изненада. Това е начинът, по който структурите на проекта и програмата се организират и контролират, за да се гарантира, че вземането на решения се прави по правилния начин и че са включени правилните хора. Това е от решаващо значение за осигуряването на напредък в работата по начин, който съответства на цялостния бизнес случай, и помага да се държат хората отговорни.

Управлението също е начинът, по който офисът за управление на проекта и висшите ръководители могат да гарантират, че една програма е на път да постигне ползи. Той също така осигурява официален път за закриване на проекти или на цяла програма, ако може да се докаже, че тези ползи вече няма да бъдат постигнати.

Управлението е по-сложно в програмна среда, отколкото в проектна среда. Ръководните групи и ръководните групи обикновено имат членство в изпълнителната власт. Това може да се очаква, тъй като крайният резултат от програмата обикновено е бизнес трансформация.

Планирането е по-трудно

Мениджърите на проекти, които участват в програмата, обикновено поставят своите проектни планове заедно, след което екип за управление на програмата - под Вашето ръководство като програмен мениджър - се среща и плановете са интегрирани.

Това е по-лесно да се каже, отколкото да се направи. Тя изисква идентифициране на зависимости между проекти и задачи на проекта. Това ви принуждава да разгледате нуждите от ресурси за цялата програма и да обсъдите дейности, които да отговарят на наличните ключови хора.

След като сте установили интегрирания си програмен план, можете да го проследите в диаграма на Гант или друг софтуер. Тъй като мениджърите на проекти проследяват проектите си в реално време, ще трябва да направите корекции в плана на програмата, като информирате всички за промените и изяснявате какво означава това за техните области на работа.

Не трябва да планирате всяка линия

Като мениджър на програми разчитате на мениджърите на проекти да извършват подробно планиране. Не е практично или желателно да проследявате програма с хиляди задачи.

Имате нужда от преглед на проектите на високо ниво, с достатъчно подробности, за да ви покажат дали нещо ще има въздействие на ниво програма.

Най-лесният начин да направите това е със специализирани софтуерни приложения. Опитът да управлявате вашата многомилионна програма на основна електронна таблица ще бъде твърде предизвикателна.

Трябва да делегирате

Колкото и да сте добри в делегирането, да бъдете в ролята на ръководител на програмата означава, че трябва да се справите още по-добре.

Добрата новина е, че трябва да имате екип от ръководители на проекти, а може би дори да имате специален офис за управление на програмата, за да подкрепите промените ви.

Има много работа, която трябва да се свърши по програмата, а създаването й, за да се гарантира, че всички движещи се части се движат заедно в точното време, е огромно усилие. Не можете да го направите сами и не трябва да се опитвате. Определете колко време трябва да направите за започване на програмата и след това се уверете, че имате екип, който да ви подкрепя.

Ако нямате никого в офиса си за управление на програмата, помолете някой да бъде командирован в екипа за управление на програмата. Има много за тях. Например, някой в ​​ролята на координатор на проекта би бил перфектно поставен, за да осигури необходимата координация на ниво програма, като ви освободи, за да се ангажирате със стратегически задачи.

Не се страхувайте от конфликти

Има много направления към програмите. От проекти с трудни участници до привидно непостижими срокове, всеки ден ще ви даде възможности за конфликт. Внимавайте за нещата, които нарушават работата на проекта, и бъдете готови да влязат, когато е необходимо, за да преодолеете конфликтна ситуация, преди тя да започне.