Как да изберем човешки ресурси Информационни технологии

Информационната система за човешките ресурси (HRIS) е от съществено значение за компаниите да управляват своите планове за обезщетения и информация за служителите си. Технологията за управление на ползите вече не е приятна, но е необходимо да се помогне на човешките ресурси да управлява и море от информация, и пари, изразходвани за планове за обезщетения, тъй като човешките ресурси са изправени пред ограничени ресурси и постоянно променящи се данни.

Но как HR и другите ръководители знаят, че избират най-добрата информационна технология за управление на човешките ресурси, за да управляват всички подробности, и че избраното от тях решение ще издържи теста на времето?

Следват основните въпроси, които трябва да зададете и да отговорите в процеса на избор на информационните технологии за човешките ресурси.

Какво е степента на гъвкавост и мащабируемост, които предоставя информационният технологичен софтуер на човешките ресурси?

Професионалистите в областта на човешките ресурси трябва да определят дали софтуерът може да импортира данни от различни електронни таблици, бази данни и хартиени документи и нивото, с което може да се свързва с всички други необходими системи и данни.

Софтуерът трябва да може да приема и филтрира информация от множество източници. В идеалния случай този процес също трябва да бъде автоматизиран. Много онлайн решения за записване изискват данните да бъдат ръчно манипулирани, преди да могат да преминат към оператор, за да актуализират системите си. Автоматизацията на формата за актуализиране, графика на предаване и метода на доставка може да помогне за премахване на проблемите с фактурирането и допустимостта.

Ще бъде ли софтуерът в състояние да приспособи фирмените си правила и правилата на превозвачите?

Един наистина способен механизъм за записване ще оцени всяка дейност по записване и ще приложи всяка необходима комбинация от правила, съобщения, подкани и опции, специално предназначени да отговарят на точните изисквания за допустимост. Софтуерът трябва да отговаря на всички правила за допустимост, които имат компанията и превозвачите.

Ще бъде ли информационната технология за човешките ресурси в състояние да расте и да разширява организацията?

HR трябва да оцени способността на технологията да расте, тъй като компанията наема нови служители, офиси, промени в обезщетенията и правила. HR трябва да попита за праговете за всеки от тези елементи.

Технологичният софтуер може ли да се интегрира с други системи?

Разходите за заплати и други функции често споделят голяма част от същата информация като управлението на ползите. HR може да постигне по-голяма ефективност, когато данните и другите данни за служителите, въведени в една система, се споделят с друга система. Проследяването на наемането на служители е друга необходима функция.

Кой е отговорен за изпълнението или изграждането на решението?

Какво ниво на обучение е включено? Някои решения изискват клиентът да бъде много ангажиран с първоначалното внедряване, което може да бъде огромно за вече заетите администратори на човешките ресурси.

ВЧ трябва да има ясно разбиране за нивото на обучение и техническа експертиза, които ще бъдат необходими и очакваното време. Разпитването на доставчиците на решения по тази тема може да даде представа за фините области, които първоначално може да изглеждат прости, но да включват значителен технологичен опит. Човекът може да определи специфични задачи, които могат да бъдат толкова тежки, че да възпрепятстват реалистично, потенциално да намалят стойността на информационните технологии и възвръщаемостта на инвестициите.

Има ли такса, ако обучението е включено?

Разходите за обучение също трябва да бъдат оценени - включително времето, отпуснато и пътните разходи за пътуване извън обекта. HR трябва да осъзнае всички твърди и меки разходи, свързани с усвояването на информационните технологии за човешките ресурси.

Кой ще притежава данните?

Отговорът на този въпрос трябва да бъде организацията на човешките ресурси. Компаниите трябва да могат да пренасят своите данни до всеки доставчик на приложни услуги (ASP). Ако данните се намират на собствения сървър на превозвача, на фирмата понякога може да се начисляват допълнителни такси, ако сменят превозвачите.

Какви видове поддръжка и поддръжка са необходими? Когато софтуерът е инсталиран на работните станции или сървъри на компанията, често се изискват редовни актуализации на тази технология и може да са тромави за планиране и управление. Актуализациите на информационната технология за човешки ресурси често се правят автоматично със софтуер, който е достъпен онлайн чрез модела на доставчика на приложни услуги (ASP) или софтуера като услуга (SaaS).

Какви мерки за сигурност са изградени в информационните технологии за човешките ресурси?

Ако софтуерът е достъпен онлайн, чрез ASP или SaaS модел, доставчикът трябва да предлага ежедневно архивиране, резервни сървъри и добавени защитни слоеве. Трябва да се въведат допълнителни системи и процедури, за да се предпази информацията от загуба или достъп до нея от неупълномощен персонал. ЧР, след консултация с други ръководители, трябва да има изключителни правомощия да решава кой ще получи достъп до информационните технологии за човешките ресурси и до каква степен.

Ще могат ли служителите да се включат в планове за обезщетения и да правят промени в реалното време до техните лични данни и да планират избор?

Достъпът на служителите трябва да бъде даден, като се има предвид широко разпространеният достъп до компютрите.

По-голямата част от населението на служителите има достъп до интернет у дома. Самообслужването на служителите предоставя огромен потенциал за спестяване на време и пари. Добрата система за самообслужване ще насочва служителите гладко чрез въвеждане на информация за себе си и за зависимите от тях лица.

Системата трябва ясно да представя наличните планове и да дава възможност на служителите да правят подбор при удобство, опростявайки тези действия по време на процеса с помощта на магьосници. Служителите трябва също така да могат да добавят зависими лица и да променят информацията, ако е необходимо, 24 часа в денонощието, седем дни в седмицата, през цялата година.

Това са допълнителни въпроси, на които трябва да отговорите, когато оценявате нуждите на информационната технология на човешките ресурси на вашата организация.

Ще осигури ли технологията човешки ресурси с власт, за да реши кой ще бъде достъпен и до каква степен?

По същия начин предоставяйки достъп на служителите, технологията трябва да даде на ЧР последната дума. HR трябва да има правомощието да одобрява всички данни, преди да се предаде на превозвачите, и също така да определи до каква степен служителите и другите лица имат достъп.

Какви типове способности за докладване са достъпни от информационните технологии на Hr?

Технологията за отчитане трябва да предлага множество изгледи и формати (електронни таблици, PDF, HTML), оценка на голямата картина и способност за разбиране за подобряване на вземането на решения. Човешкият ресурс трябва да може да оценява по всяко време записвания в конкретни планове, неплатени действия и промени в демографската информация на служителите във връзка с обезщетенията и други данни за служителите.

Предлага ли Софтуерът специфични функции, за да помогне на HR да спести време?

В зависимост от собствените си нужди в отделите, човешките ресурси биха искали да се допитат до способността на технологията да обработва информация в партиди, да управлява уведомленията и фактурирането за политиките на COBRA, да предоставя инструменти за самофинансиране и съгласуване на сметки и специфични отчети.

Специфичните функции на софтуера предлагат ли HR да комуникират по-добре с служителите?

Някои програми дават на човешките ресурси гъвкавост да общуват със служителите си на няколко нива - чрез електронна поща, електронни табла за обяви и специфични критерии за филтриране (като местоположение, отдел, застрахователни планове, статут на записване, статут на пенсиониране и др.) Система за информационни технологии за човешки ресурси. Наличието на редица средства за комуникация може допълнително да автоматизира процесите и да помогне на персонала да подобри целевите съобщения.

Специфичните функции на софтуера предлагат ли HR да комуникират по-добре с служителите?

Освен че позволява на HR да одобрява транзакции, много информационни системи за човешки ресурси също предоставят възможности на HR да служи като вратар в одитирането на фактурирането на превозвача, за да се увери, че те са съгласни с данните в системата. Това може:

• гарантира точността на фактурите на превозвача
• Спестете време и пари
• да съдейства за навременното предоставяне на записите на служителите и
• да засили потвърждението за допустимост, когато служителите отиват за грижи.

Как ще бъде обменяна информацията с превозвачите?

И кой ще отговаря за това взаимодействие? Интегрирането на системата за информационни технологии за човешките ресурси трябва да се преценява не само по броя на превозвачите, с които софтуерът има връзки, но и по вида на връзката, която позволява. Осигуряването на успешно взаимодействие с операторите чрез софтуер за управление на ползи изисква много стъпки, включително:

• събиране на първоначалното преброяване на данните за изпълнението;
• създаване на първоначална интеграция за текущия обмен на информация;
• координиране на ежедневното или седмичното взаимодействие, за да се гарантира, че данните са получени и точно приложени;
• преглед на текущите актуализации;
• гарантиране, че изискванията на превозвача за записване са изпълнени в съответствие с регулаторите; и
• насърчаване на активна връзка с всеки превозвач за подобряване на връзката между обмена на данни.

Да се ​​знае кой е отговорен за всяка задача е от съществено значение за пълното разбиране на предлагането на продукта. Всеки доставчик на софтуер ще предложи различно ниво на интеграция при предоставянето на някои от всички посочени по-горе задачи. HR трябва да търси работа с доставчици, които демонстрират силни, постоянни, безпроблемни отношения с избраните превозвачи на компанията.

Много доставчици позволяват предаването на общ ANSI 834 файл, който може или не може да бъде приет от превозвача, фактор, който често се влияе от размера на групата.

Мениджърите трябва да търсят доставчици, които предлагат чисти, валидирани преводи (гарантиране на допустимостта на транзакцията), персонализирани за нуждите на всеки превозвач, за да се избегнат проблеми. Те трябва също така да потърсят доставчици, които имат специален отдел EDI (Electronic Data Interchange), за да взаимодействат със собствения, специфичен език за пренос на превозвача.

Какво ниво на обслужване на клиенти се предоставя?

Има ли допълнителна такса за услугата? ЧР трябва да определи нивото на достъп до помощта, което се предоставя и какво представлява обслужването на клиентите - онлайн помощ чрез база данни, онлайн чат, поддръжка по електронната поща, разговори с жив човек или комбинация от тях. Като се има предвид чувствителността на обезщетенията и друга информация за човешките ресурси, мениджърите трябва да очакват отговор на запитвания в рамките на 24 часа от пряк контакт, който може да помогне.

Каква е цената на системата за информационни технологии за човешките ресурси и превишава ли ползите?

HR следва да оценява пълната цена на системата за информационни технологии за човешките ресурси, включително всички годишни, месечни и еднократни такси, заедно с предоставените ползи. Малко по-скъпата система може повече, отколкото да плати за разликата с функциите, които позволяват на служителите да поддържат свои собствени записи и предлагат по-голямо удобство, икономия на време и точност. Тези фактори трябва да бъдат разгледани и преценени при избора на информационна технологична система за човешките ресурси.

Необходимостта от информационни системи за човешки ресурси се увеличава. С намирането на широка гама от възможности за HR системи за информационни технологии, служителите в областта на човешките ресурси стават все по-важни за анализиране и претегляне на всички налични опции.

Изборът на система за информационни технологии за човешките ресурси трябва да се разглежда като инвестиция, която ще нараства с нуждите на отдела и компанията. Тези въпроси ще ви доведат до подходящата информационна технология за човешки ресурси за вашата компания.