Обхват, риск и предположение в управлението на проекти

Областта на управление на проекти, подобно на всяка друга област на експертиза, има уникален речник, изпълнен с акроними и специализирани термини. Три основни термина и понятия, които трябва да разберете, включват:

• Обхват
• риск
• Предположения

Това е очертание на тези три основни условия за управление на проекта и включва връзки и предложения за допълнително четене.

Обхват

В управлението на проекти обхватът е набор от граници, които определят обхвата на проекта. Обхватът описва какво трябва да бъде доставено на клиента като резултат от инициативата за проекта.

Разбирането на обхвата позволява на ръководителя на проекта и екипа по проекта да разберат какво попада вътре или извън границите на проекта. Ако нещо е "не в обхвата", то не е включено в планирането на проекта. Дейностите, които попадат в границите на декларацията за обхвата, се считат за „обхват“ и се отчитат в графика и бюджета. Ако дадена дейност попада извън границите, тя се счита за „извън обхвата“ и не е планирана за.

Независимо дали сте ръководител на проекти или част от екипа по проекта, ще искате да обмислите дали нещо е в обхвата или извън обхвата, докато се придвижвате напред. Например, представете си, че клиентът ви е помолил да създадете уебсайт. Когато очертавате обхвата (или определяте границите) на проекта, посочвате следните елементи като обхват:

• Дизайн на сайта и схеми за проектиране
• Създаване на изпитвателен стенд
• Кодиране на одобрената кабелна рамка
• Разработка на графики за темата на сайта
• Тестване и отстраняване на грешки преди публикуването на сайта

По време на проекта, клиентът ви моли да включите видео преглед на компанията. Видеото не е посочено в обхвата на проекта и следователно е извън обхвата. Макар че може да сте доволни да извършите видео работата за допълнително заплащане, това ще изисква преразглеждане на обхвата и оценка на разходите и времето за проекта.

При липсата на ясен и съгласуван документ за обхвата, въпросът за видеоклипа може да е станал спорен между вашия екип и представителите на клиента. Ясна декларация за обхвата ви позволява да обезвреди ситуацията и да се справите с промяната по подреден начин.

И така, как да определите какво е в или извън обхвата? Първо ще искате да очертаете всички подробности за проекта, които познавате в момента, въз основа на дискусии с клиента или собственика на проекта. Тогава ще искате да направите ключови предположения, които ще доведат до това, което се разглежда в или извън обхвата.

Предположения

Вероятно в някакъв момент от живота си сте казали: „Никога не правете предположения.“ Но правенето на предположения в управлението на проекти е ежедневна дейност. Предположенията ви помагат да дефинирате обхвата и рисковете и да прецизирате вашите оценки за времето и разходите. Разбира се, важно е да документирате и потвърдите вашите предположения.

Помислете за нещо просто, като например създаването на книга. Да кажем, че вашият приятел има идея за книга за масичка за кафе и ви помоли да управлявате проекта. Първото му искане е за бюджет, за да може да си осигури финансиране. Когато дефинирате обхвата, ясно е, че вашият приятел не е сигурен в много подробности, включително броя на страниците, включването на изображенията, стила на покритието и теглото на хартията, която ще се използва за страниците.

Тъй като всички тези фактори ще повлияят на разходите и сложността на производството, ще трябва да направите предположения за спецификациите и да потвърдите тези предположения като приемливи или неприемливи за вашия приятел. След допълнителна дискусия, вашият приятел ви казва, че планира да включи 50 снимки в книгата. Можете да основавате вашето предположение върху 50-те изображения или, като очаквате, че този брой ще се увеличи с времето, можете да направите предположение, че ще има между 75-90 страници с изображения.

Можете да видите как предположенията пряко засягат графика. Представете си например, че ръководите проект в парк, който включва изграждане на люлка. При изработването на вашия проект ви се дава бюджет и назначените членове на екипа, единият от които отговаря за материалите. Когато създавате графика си, питате лицето, което отговаря за материалите, когато циментът пристигне. Този човек отговаря, че не е сигурен кога ще пристигне циментът, но смята, че ще бъде между 1 юни и 10 юни.

Като изграждате своя обхват и график, правите предположението, че циментът ще пристигне не по-късно от 10 юни. Този пример показва две ползи за вземане на предположения.

Първото предимство е, че предположението за получаване на цимент не по-късно от 10 юни ви позволява да планирате дейности, които разчитат на пристигащия цимент. Втората полза е, че тя предоставя на лицето, отговарящо за материалите, краен срок за доставяне на цимента, който след това може да прехвърли на своя доставчик. Неволно е създал ключов краен срок за напредъка на проекта.

Да се ​​направят предположенията да се поставят референтни показатели, които често се преразглеждат по време на проекта, за да се помогне на екипа на проекта да остане в обхвата, навреме и в рамките на бюджета. Но какво се случва, когато предположенията са погрешни? Това е мястото, където рискът влиза в игра.

риск

След като изградите своя обхват и идентифицирате предположенията, които стоят зад обхвата и оценките, ще искате да започнете да оценявате рисковите области. Рискът е същият в управлението на проекти, както е в реалния свят; това е опасност или шанс, които могат да причинят щети.

Всички проекти съдържат риск и ако сте ръководител на проекта или собственик на проект, не само вашата отговорност е да предвиждате риска, но и вашата работа е да съобщите потенциалното въздействие на тези рискове на екипа по проекта и да се подготвите за намаляване на рисковете.

Рискът идва в различна степен. Понякога рискът може просто да означава, че проектът ще работи малко по-различно или ще предприеме малък неочакван обрат. В някои случаи обаче рискът може да доведе до катастрофални резултати, които превръщат проекта ви в главата.

Нека използваме сценария за детската площадка от горния пример за цимент. Един от рисковете е, че циментът не пристига до приетата дата 10 юни. Какви са потенциалните ефекти от този риск? Всички последващи дейности, които следват след изливането на цимента, се забавят в резултат на този проблем.

Рисковете също могат да бъдат положителни. Помислете за въздействието върху проекта, ако циментът се появи по-рано от очакваното. Макар че това изглежда като положителен резултат, то все още създава проблем за времето и последователността на всички други стъпки в проекта.

Ръководителите на проекти работят с екипите по проекта, за да направят мозъчна атака и да открият потенциалните рискове. Те предприемат стъпка напред и разглеждат потенциалната сериозност на риска и неговата вероятност за възникване. Освен това, те идентифицират онези лица, които са най-подходящи за идентифициране на възникването на риска и разработват съгласувани планове за намаляване на риска.

Много фирми разполагат с подробни рискови шаблони, които са разработили във времето и от опит с други проекти. Някои отрасли са съставили рискови профили, които се използват като отправна точка за анализ на риска. Много отрасли практикуват много подробен статистически анализ и за планиране на риска.