Кога и как да се извиняваме на работното място

Извиненията могат да бъдат трудни, дори неудобни за правене, особено на работното място, защото се занимавате с лични чувства в професионална среда. Извиненията обаче почти винаги се оценяват, когато са добре обмислени и искрени.

Докато някои хора вярват, че извиненията, особено на работното място, са знак за слабост, те могат вместо това да демонстрират, че сте способни и контролирате - в края на краищата, извинението установява, че разпознавате грешка и как да я поправите.

Кога да се извиняваме на работното място

Докато извиненията са важни, вие също искате да избягвате постоянно да се извинявате за всяко малко нещо на работното място. Ако дадете официално, сложно извинение за всяко незначително прегрешение, колегите и работодателите могат да започнат да ви виждат като слаби и несигурни. Така че, ако случайно оставите чашата за кафе в кухненската мивка, или ако се покажете с минута закъснение за датата на кафето с колега, краткото „съжалявам“ в момента може да е всичко, което е необходимо.

От друга страна, ако сте закъсняли за работа, когато наистина трябваше да сте там, извинението може да е в ред. Важно е да се търси баланс между прекаленото извинение и изобщо не се извиняваме.

Кога да се извиняваме по време на търсене на работа

Ако сте направили нещо за неудобство на бъдещия работодател, като например да се покажете много късно или въобще да не се явите на интервю или да не подадете навреме материали за кандидатстване, трябва да се извините. Целият процес на търсене на работа е вашият шанс да демонстрирате вашите лични и професионални качества и ако сте показали качество, което не смятате за подходящо (като закъснение или грубост), трябва да решите проблема.

Как да се извиня

Всяко извинение ще се различава по метод и съдържание, въз основа на въпроса, за който се извиняваш, и на лицето или хората, на които се извиняваш. Въпреки това, по-долу са някои съвети, които могат да направят почти всяко извинение ефективно.

• Извинете колкото е възможно по-скоро: Това ще ви помогне да избегнете отслабването на негативните чувства. Понякога, особено за незначителни нарушения, можете да се извините веднага след събитието (например, ако закъснеете да се срещнете с колега за обяд). Когато се извинявате за особено ужасна трансгресия, може да се наложи да изчакате няколко часа или дори един ден, за да позволи на всички участници да се успокоят и да обработят ситуацията.
• Няма извинения: Извинение не е вашият шанс да дадете извинения за това, което сте направили. За да избегнете извинения, говорете с първия човек („Много съжалявам”). Избягвайте фрази с думите „но“ и / или „ако“ (фрази като „Съжалявам, ако мислите, че съм наранил чувствата ви, но…“ не са извинения, а извинения). Не забравяйте да изречете думите „съжалявам“ или „извинявам се“, за да изразя ясно своето разкаяние.

• Поемам отговорност: След като кажете, че съжалявате, ясно и сбито признавате какво сте направили погрешно („Когато не подадох задачата си за нашия групов проект, оставих целия екип“). Приемете правилото или нормата, които сте нарушили, за да поемете отговорност за конкретната си грешка.
• Обяснете как ще го поправите: След като споменете защо съжалявате, обяснете какво ще направите, за да предотвратите това в бъдеще. Например, ако сте пропуснали краен срок за екипна задача, обяснете на колегите си, че сте разработили нов начин за организиране на графика, който ще ви попречи да пропуснете сроковете в бъдеще. Казвайки “това никога няма да се повтори”, не означава нищо, освен ако не обясните какви стъпки предприемате, за да гарантирате това. Можете също така да помислите да попитате лицето, на което се извинявате, ако има нещо друго, което можете да направите, за да коригирате ситуацията.

• Следваме: Ако кажете, че ще работите по-усилено, за да реагирате бързо на имейли, направете го. Ако обещаете лекарство и не следвате, извинението е безсмислено. Следвайте решението на проблема.
• Помислете за метода: Някои извинения трябва да бъдат казани лично. Ако например сте направили голяма грешка с шефа си, може да се наложи да се срещнете лично, за да обсъдите детайлно престъплението. Обаче, ако знаете, че сте много зле да се справяте с тези ситуации лично, или ако смятате, че ще бъдете твърде разстроени или ще кажете нещо неправилно, може да искате да изпратите известие за извинение. Можете също така да изберете среда, за която се извинявате по електронната поща и да попитате човека дали иска да се срещне лично, за да обсъди въпроса допълнително.

Пример за извинение E-mail на колега за грешка на работното място

Това е пример за извинение. Изтеглете шаблона за извинение (съвместим с Google Документи и Word Online) или вижте по-долу за още примери.

Изтеглете шаблона на Word

Пример за извинение за електронна поща на колега за грешка на работното място (текстова версия)

Предмет:Моите извинения

Уважаеми Брайън, Искам да се извиня за смесването на файловете за XYZ Company и ABC Company. Моята небрежна грешка засегна продажбите ни и почти ни загуби двама ключови клиенти.

Когато работим заедно на терен за продажби, осъзнавам, че е важно да можем да разчитаме уверено един на друг, за да изпълним задачите си. Когато допуснах грешка, аз ви разочаровах.

В момента разработвам стратегии, за да гарантирам, че никога повече няма да правя такава небрежна грешка. Разработих още по-ясна организация за моите онлайн клиентски файлове, което ще направи невъзможно да объркам един файл с друг. Говорих и с нашия супервайзор и обясних, че грешката е изцяло по моя вина, а не твоя.

Разбирам, че съм повредил нашите работни взаимоотношения. Въпреки това, аз много ценя вас като колега и вярвам, че в миналото сме работили добре като търговски екип. Надявам се, че ще имате желание да работите заедно в бъдеще. Моля да ме уведомите, ако има нещо друго, което мога да направя, за да направя това възможно.

На Ваше разположение, марка

Марк Уилямсън

Търговски сътрудник

Фирма за доставка на хартия

555-555-5555

[email protected]

Пример за извинение Email на служител за поведение

Следното е пример за извинение от имейл от мениджър на служител за неподходящо поведение по време на работа. В зависимост от тежестта на престъплението, управителят може да иска лично да се срещне със служителя (може би с присъстващ човек от персонала) или да напише официално писмено писмо.

Примерен имейл за извинение на служител за поведение (текстова версия)

Скъпи Брандън, Много съжалявам за поведението си на заседанието на персонала тази сутрин. Прекъснах ви по средата на презентацията и критикувах представянето ви пред персонала. Това беше не само непрофесионално, но и просто неуважително. Оставям стреса си за личен въпрос да повлияе на управлението на офиса.

Винаги съм ви казвал и на всички мои служители, че искам този офис да бъде място, където всички да се чувстват удобно да споделят идеи помежду си. Когато ви призовах публично за малка грешка във вашата презентация, аз повредих тази среда на сътрудничество.

Аз предприемам стъпки, за да се уверя, че няма да изгубя отново настроението си по този начин. Работя, за да управлявам стреса си, така че да не позволявам да повлияе на начина, по който взаимодействам с моите служители. Знам също и колко сте способни да провеждате страхотна среща на персонала. Ето защо бих искал да ръководите срещата на персонала следващата седмица.

Много съжалявам отново. Чувствайте се свободни да се свържете с мен, ако искате да обсъдите този въпрос допълнително.

На Ваше разположение, Луис Нери

мениджър

East Bay Company

555-555-5555

[email protected]