Плюсове и минуси на 3 организационни структури на проекта

Начинът, по който вашата организация е структурирана, влияе върху начина, по който управлявате и изпълнявате проекти. Това също може да повлияе на това колко авторитет и достигане трябва да свършите като ръководител на проекта.

Има три общи организационни структури, а във всички тях работят ръководителите на проекти: функционални, проектни и матрични. Нека разгледаме предимствата и недостатъците на всяка от тях, така че да знаете с какво се изправяте, когато се присъедините към нова структура.

Функционална организационна структура

Във функционална организационна структура ръководителят на проекта и всички ресурси работят в едно и също подразделение на компанията, като отдел продажби и маркетинг. Като цяло функционалният мениджър има повече правомощия, отколкото ръководителя на проекта.

Предимства

Функционалната структура ви дава най-малко сила като ръководител на проекта, но предлага много други предимства:

• Той работи добре за малки екипи и малки проекти, тъй като функцията има пълен контрол над членовете на екипа и други необходими ресурси.
• Лесно можете да получите достъп до експертите, от които се нуждаете, защото те са в една и съща функционална област.
• Бързо е да съберете всички заедно, за да разрешите проблемите, свързани с проекта.
• Можете да ограничите средствата за комуникация по проекта, които трябва да използвате, защото екипът е сравнително малък и прост.
• Често получавате ентусиазирани членове на екипа, които искат да работят по проекта, защото им предоставя възможности за кариера. Работата по проекта може да бъде чудесен начин да мотивирате екипа си.

• Ако предавате проекта на функционален екип, той ще бъде функционалният екип, в който работите, което може да улесни затварянето на проекта.

Недостатъци

Въпреки че тази структура има много предимства, помислете и за някои недостатъци:

• Работата се извършва в силоз, което може да означава, че нямате достъп до хора извън вашето функционално разделение.
• Хората от екипа по проекта могат да бъдат по-лоялни към своя отдел или мениджър на екипа, отколкото към работата си по проекта, което може да създаде конфликти.
• Един голям проект може да завърши с функционален мениджър на проекта за всяка функция. Това може да доведе до падане на работата през пукнатините, ако всички ръководители на проекти не работят хармонично заедно.
• Функционалната работа може да се изолира, тъй като нямате възможност да общувате широко с компанията. Поддържането на стратегически фокус може да бъде по-трудно.

Организационна структура на проекта

Специализирани екипи се събират, за да работят по проекти в организационна структура на проекта. Ръководителят на проекта вероятно има отговорността за линейното управление на членовете на екипа по проекта. Примери за това биха били големите строителни конструкции, но също и корпоративни инициативи, които изискват специален екип. Ръководителят на проекта има върховен авторитет, който докладва на спонсора на проекта и на борда на проекта. Лицата, които работят в екип директно за ръководителя на проекта.

Предимства

Очевидното предимство на структурата на проекта е, че имате по-голям контрол над екипа, но има и други предимства.

• Екипите могат да имат силно чувство за идентичност. Това е най-лесната структура, в която да се създаде силна екипна култура.
• Целият екип е фокусиран върху целите на екипа, така че съществува конфликт на лоялност с дневната работа за хората, които работят по проекта. Дневната им работа е проектът.
• Ресурсите са посветени на проекта, така че е много по-лесно да се планира работата. Ще знаете кога членовете на екипа са на разположение и няма риск те да бъдат изтеглени в кратък срок за работа като обикновен бизнес за друг мениджър.

• Проектите, които се изпълняват в тази структура, са чудесни среди за подобряване на уменията ви за управление на проекти, както и за повече технически умения за лидерство.

Недостатъци

Структурата на проекта е най-лесна за работа, но все още има някои недостатъци.

• Екипът, посветен на един проект, е скъп ангажимент. Тя има тенденция да бъде опция само за големи проекти.
• Ако отстраните хората от функционалните им работни места, може да им е трудно да се върнат обратно, особено ако проектът е дълъг. Работата по проекта се разтяга и връщането към това, което сте правили след период, работещ в мултидисциплинарна среда на нов, предизвикателен проект, не е привлекателна перспектива за много хора. Управлението на прехода на екипа, когато затваряте проект, става още по-важно.

• Понякога приключването на проект може да означава загуба на работа, ако фирмата се е преместила и друга роля не е на разположение за вас.
• По своята същност, отдадените екипи изсмукват ресурси, за да работят само върху едно нещо. Те могат да ограничат броя на проектите, които компанията може да направи във всеки един момент, особено когато различни проекти изискват еднакви умения.
• Мениджърите на проекти в този тип структури правят също и мениджмънт на линията за своите екипи, което означава да отделяте време и усилия на задачи, свързани с човешките ресурси, които няма да се налага да правите в други структури. Ако ви харесва този елемент на работа с хората, този фактор може да бъде предимство.

Матрична организационна структура

Третият вариант е матрична структура. Ресурсите се споделят както в рамките на обичайната работа, така и в работата по проекта. Това може да означава да имаме двама мениджъри или "пунктирана" отговорност към ръководителя на проекта, както и към мениджъра на екипа. Структурата на функционалното управление обикновено е на първо място и мениджърът на проекта поема пунктираната линия.

Тази структура разделя властта и властта между мениджъра на функционалния или разделителен екип и ръководителя на проекта. Ще трябва да използвате уменията си за водене на преговори в пълна степен.

Предимства

Матричните структури са много чести, защото позволяват на мениджърите да правят гъвкав избор с това как хората прекарват времето си. Вероятно ще работите в матрична среда в някакъв момент от кариерата си. Предимствата на тази структура са следните:

• Ресурсите се използват ефективно и могат да се движат между проектите, както е необходимо.
• Можете да работите върху много различни неща, понякога паралелно, макар че този въпрос може да се твърди и като недостатък.
• Екипите и индивидите могат да бъдат много отзивчиви. Ако се появи нов проект, който трябва да има приоритет, то е достатъчно лесно да се завърти и изведнъж да се съсредоточи върху нещо друго. Не можете да го направите лесно в структурата на проекта, която отнема повече време за разпускане и прегрупиране.
• Структурата изисква всеки да използва един и същ жизнен цикъл и методология за управление на проекти, така че преместването между проектите е лесно. Хората могат да се присъединят към екип на проекта с относително малко необходимост от включване, когато терминологията и процесите са общи.

Недостатъци

Както при всички настройки, и този има своите капани. Въпреки че е обща структура, не много модерни работни места са напукали проблемите на претоварването. Предоставянето на твърде много на хората може да бъде лесно, ако не разполагате със системи за управление и наблюдение на цялото им работно натоварване. Други недостатъци са следните:

• Конфликтът между проектите е общ, защото може да се борите за същите ресурси като друг проект.
• Другият проект може да е предвидил най-добрите ресурси - най-подходящите хора с подходящи умения - или техният ръководител може да не ги направи достъпни за работа по проекта.
• Може да има някакъв конфликт между обичайните задачи и работата по проекта за отделните лица, особено когато и двамата мениджъри им дават различни приоритети.
• Ресурсите могат да имат конфликт за това какъв път на развитие да вземат за бъдещата си кариера. Въпреки че може да знаете, че искате да останете в управлението на проекти, може да имате възможност да преминете към по-старши функционална роля или по-ориентирана към проекта роля. Но наличието на много възможности за кариера е нещо добро, дори и да прави трудни решения.

Организационната структура, която работи перфектно за цялата работа, обикновено не работи за проекти и трябва да се справите в средата, в която работите. Получаването на някакъв опит във всяка от тези структури е добра идея, за да можете да ги изпитате от първа ръка. Тя ще ви помогне да решите коя среда ви е най-подходяща и отговаря на вашите умения и предпочитания. След това можете да направите информиран избор, ако имате възможност да решите каква бъдеща работна среда.

Разбирането на предимствата и недостатъците на всяка организационна структура на проекта ви дава възможност да изработите най-доброто, за да прекарате времето и влиянието си, за да извлечете максимума от своя екип и да помогнете на проекта си да приключи успешно.