Стъпки за персонализиране на комуникацията за всяка аудитория

Ако се надявате да общувате с хора по начин, който споделя информация и по-специално промени поведението и има сериозно въздействие, трябва да познавате аудиторията си. Това е основен принцип на чудесната комуникация. Разбирането на перспективата на хората, с които говорите, ви помага да станете по-добър водещ и професионалист по човешки ресурси.

Познайте аудиторията си. Знайте какво им е важно. Знайте какво искат да чуят. И като ги опознаете и фокусирате посланието си, можете да им покажете, че сте ресурс. Вие ангажирате аудиторията си и имате по-голямо въздействие.

Проблемът? Познаването на аудиторията отнема време и винаги е по-лесно да се направи мозъчен дъмп от всички неща, които знаете или искате да разкажете на аудиторията си за дадена тема. Мислете критично за това, което вашата аудитория иска или трябва да чуете, е по-трудна.

Много професионалисти в областта на човешките ресурси се хванат да дадат на аудиторията си всичко, което трябва да знаят или да направят за дадена презентация. Знаете, че сте попаднали в този капан, когато откриете, че поставяте куршуми на слайдове, вместо да мислите за:

• за какво наистина се интересува публиката,
• кои са най-важните ви точки и
• как да ги начертаем в ясна история, която създава интересен разговор.

Вторият капан, в който попадат много професионалисти в областта на човешките ресурси, повтаря същата презентация ден и ден на различни публика. Проблемът е, че различните аудитории се грижат и отговарят на различни неща, така че ако искате да се ангажирате, трябва да персонализирате съобщението си всеки път, когато говорите.

Това е начинът, по който да гарантирате, че ще персонализирате съобщението си, ще прережете шума и ще поддържате аудиторията си ангажирана с това, което им казвате - без значение кой или къде се намират. Тези пет ключови напомняния ще гарантират, че вашите думи ще постигнат това, което заслужават - когато спечелите пълното внимание и ангажираност на вашата аудитория.

Знаеш ли каква е твоята аудитория

Публиката ви няма да се интересува от това, което казвате, докато не демонстрирате, че ви е грижа за тях. Когато планирате презентацията си, попитайте какви са предизвикателствата и нуждите на очакваната от вас аудитория? Какви са трите до четири основни въпроса или въпроса, които си мислят за вашата тема?

Ако не знаете, помолете няколко души, които ще присъстват на презентацията ви, попитайте управителя на отдела или, ако няма налична информация, направете най-доброто предположение.

След това започнете презентацията си, като напомните на аудиторията си за идентифицираните от тях проблеми. Кажете: „Знам, че някои от вас се чудят за нашите възможности за ползи, или„ Предполагам, че тези три неща са това, което наистина искате да излезете от този семинар ”.

Когато говорите първо за вашата аудитория и техните проблеми и нужди, които ще разгледате в речта си, демонстрирате, че ви е грижа за тях. Това кара хората да искат да слушат.

Оформете основните си точки за аудиторията си

Повечето HR презентации се чувстват като информационно сметище, а не ясна история с набор от основни точки. Професионалистите в областта на човешките ресурси обикновено знаят много повече, отколкото другите хора искат или трябва да знаят за всяка необходима тема.

Авторите на Chip и Dan Heath в книгата си „Made to Stick“ наричат ​​това „проклятието на знанието“. Кога за последен път усещате, че презентацията е твърде кратка или покрива твърде малко информация? Вероятно рядко, ако някога.

Хората, които се открояват като водещи, тези, които са чути и имат влияние, започват от признаването на проблема на аудиторията, която помагат за решаването им. След това, докато подготвят презентацията си, те разделят знанията, които трябва да знаят, от хубавото да знаят.

Вземете половината от времето за подготовка, което трябва да се съсредоточите върху сърцето на вашата презентация и това, което аудиторията трябва да знае, че ще им помогне. Най-добрият начин да се прекъсне „проклятието на знанието“ е да се съсредоточи върху най-важното за вас и за аудиторията.

Картирайте презентацията си на бяла дъска или лист хартия или използвайте набор от лепкави бележки. Коя последователност от точки е най-добра? Има ли поръчка към точките, които ще имат повече смисъл за вашата аудитория? Как се свързват вашите точки помежду си? Изясни ги. Ако не го кажат, кажете на хората: „Ето една напълно различна, но важна тема.“

Разкажете историите и използвайте примери Вашата аудитория ще намери Relatable

Освен че се опитват да представят твърде много неща едновременно, твърде често HR презентациите звучат абстрактно и не са свързани с ежедневието и работата на публиката. Това, което се случва тогава е, че хората се настройват, седят през разговора, приемат, че не е за тях, и не предприемат никакви действия. Това прави презентацията загуба на вашето време.

За да се свържем с тях, за да им помогнем да предприемат действия, хората се нуждаят от идеите, основани на истории и примери. Човешкият мозък е свързан с истории и да ги помни. Затова покрийте по-малко точки - по-добре - с много примери. И когато е възможно, направете примерите от техния отдел и ежедневния им опит на работа.

Разкажете на истории как да използвате идеята, която споделяте. Дали това е как да се реши проблем с компенсацията, как да се даде обратна връзка, как да се запишете за своя визионен план, или как новата организация е различна от старата, разказвате истории. Направете ясния мост между вашата тема и техния живот и интереси.

Покажете, не казвайте просто на аудиторията си

В много случаи картината струва хиляда думи. Видеоклиповете стават норма за ефективна комуникация. В този ден на достъпни видео инструменти, водещите, които използват твърде много текст, често използват извинения. Те казват: "Но аз трябва да съобщя много специфична информация." Или, "Моята публика ще бъде по-способна да усвоява тази сложна идея, ако я напиша." Не, вие не, и не, няма.

Освен ако целта ви не е да родите, да отчуждавате и да потискате аудиторията си и да нямате влияние в най-лошия сценарий, изрежете текста. Изпратете го в последващ имейл или го споделете в документ на Google. Визуализациите, които използвате, трябва да подкрепят историята, а не да станат скрипт. След като имате ясен набор от основни точки и добър поток, подкрепени от истории и примери, само тогава трябва да стартирате инструмент за представяне.

В противен случай ще получите слайдовете си, служещи като двойно задължение, както отбелязва вашият говорител. В такъв случай трябваше просто да изпратите по имейл презентацията, вместо да губите времето на аудиторията си.

Персонализирайте и импровизирайте, като знаете аудиторията си

След като създадете добра презентация, която визуално подкрепя основното ви послание, имате свободата да я приспособите към всяка аудитория, която обслужвате. Можете да изложите своята точка и след това да попитате на глас: „И така, защо трябва да ви е грижа за това?” И да приспособите отговора си към аудиторията, която е пред вас. Това, което вашите членове на маркетинговия екип са загрижени, може да е много по-различно от нуждите на персонала за развитие.

В годините на предоставяне на обучение и презентации за лидери в десетки организации като Apple, Oracle, SAP и T-Mobile, силата на един прост набор от съобщения засия. Когато съобщенията бяха подкрепени с прости изображения и доставени от фокусиран презентатор, който можеше да изясни и да ги свърже с ежедневието на своята аудитория, възникна комуникация. И не е ли въпросът да правите презентация?

----------------------------------------

Тоби Фич е управляващ партньор в Fitch Associates. Преди това е участвал в публикации, включително „Предприемач“.