Как да отговорим на заявка за справка

Отговарянето на заявка за проверка на препратки е сложна работа. Страхът от репресивни мерки и съдебни дела кара много работодатели да реагират изобщо. Тези препоръки ще ви помогнат да реагирате разумно, за да направите справка с исканията за проверка, като същевременно защитавате законните интереси на вашата компания и настоящите ви служители.

Следвайте правилата за проверка на установената от фирмата ви справка

Първо, много компании изискват от мениджърите да изпращат писмени референтни заявки до човешките ресурси. Ако препратката на мениджъра е положителна, можете да се съгласите, че мениджърът предоставя устна препратка директно към работодателя.

Всичко, което е изпратено в писмен формат, трябва да идва от човешките ресурси, или персоналът по човешките ресурси трябва да преразгледа отговора за последователност и защита на най-добрите интереси на компанията. Обичайният формат за проверка на справки ви моли да предоставите тази информация за бившия служител.

• Длъжност, а понякога и служебни отговорности,
• Крайна заплата,
• Дати на заетост,
• Предоставя контролен списък, който изисква от бившия работодател да класифицира такива характеристики като "работа в екип" и "надеждност".

Тази документация е най-добре да бъде оставена на човешките ресурси - поне да поиска от персонала на ВП да прегледа всички писмени отговори, които може би си мислите за изпращане. Не отговаряйте на въпроси, които изискват от вас да преценявате числено бивш служител във всеки аспект от тяхната работа или характеристики на работа.

Числовите рейтинги не са сравними въз основа на каквото и да е споделено значение на дефиницията на термина, нито пък значението на числата в числова скала, дефинирани в тези форми. Следователно, в най-добрия случай, това е погрешна комуникация. В най-лошия случай това може да навреди на перспективите за работа на вашия бивш служител.

Уверете се, че служителят има подписано разрешение за достъп до файла

Второ, проверете дали подписът на бившия служител, упълномощаващ контролната проверка, да е върху документите, изпратени от искащата компания. Без разрешението на бившия подпис на служителя не трябва да предоставяте никаква информация за служителя.

Отговаряйте на справочна заявка за проверка с положителна справка

Ако мениджърът може, с малко резерви, да препоръча на бившия служител, като се консултира с персонала по човешките ресурси, управителят може да върне повикването до търсещия работодател. Когато отговаряте на телефонно обаждане, мениджърът трябва да се увери, че подписът на служителя, упълномощаващ проверката за справка, е в файл с човешки ресурси, преди да се върне телефонното обаждане.

Когато един бивш служител е бил добър служител и е напуснал компанията ви в добри условия (може би съпругът се премести и разстоянието не е комутируемо), искате да дадете на бившия сътрудник помощ да намери нова позиция.

Или може би сте били използвани като справка от служител, който ви е съобщавал по едно и също време, макар и не съвсем наскоро. Ако имате положителни коментари за служителя, можете да отговорите на потенциалния работодател с положителните коментари, които можете да допринесете.

Справка Проверка на въпроси, които не искате да докосвате

Отговорете само на въпросите, на които отговаряте удобно, ако получите телефонно обаждане или документ. Мениджърът трябва да говори само за областите от уменията и опита на служителя, за които има преки познания. Има няколко въпроса, на които мениджърът не трябва да отговаря:

• Пример Въпрос: Предвидете дали вашият бивш служител ще успее в позицията, за която се разглежда. (Имаш кристална топка, някой?) Не можеш да отговориш на този въпрос. Дори ако позицията звучи подобно, не можете да предскажете колегите, културата на работодателя, връзката им с клиентите или множеството фактори, които помагат на служителя да успее - или не.

  Добър отговор: Когато служителят работеше за мен, в позицията ми в компанията ми, тя беше силен сътрудник, чиято работа беше оценена.

• Пример Въпрос: Какви са слабостите на служителя?

  Добър отговор: Тя нямаше никакви слабости, заслужаващи да се спомене, че се отрази на способността й да изпълнява работата си добре, когато тя работи за мен.

• Пример Въпрос: Защо служителят е напуснал позицията, за която ви е докладвала?

  Добър отговор: Тя търси по-голяма отговорност и обогатява знанията си за нашата компания и продукти.

  Добър отговор: Тя напусна нашата организация поради лични причини, които бяха важни за нея.

Това са видовете контролни въпроси, които потенциалният работодател ще поиска, ако се върнете към справка за телефонно обаждане.

Отговаряне на искане за справка за справка: Не е положително

Ако служителят е напуснал вашата компания под облак, независимо дали служителят е бил лошо приспособен за работата си, служител, който не плаща вноски по други причини, или е неуправляем, препратете обаждането или формуляра на персонала за човешки ресурси за стандартен отговор.

Понякога има необичайни обстоятелства, при които служителят напуска компанията ви. Може би някой служител е гледал порнографията на компютъра си - да, той помоли своя директор по човешките ресурси да служи като един от неговите препратки. Друг бивш служител може да е заплашил с насилие или да е извършил насилие, докато е бил нает от вашата фирма.

Макар че тези бивши служители рядко ще посочват фирмата ви за справка, бъдете подготвени. Тези покани трябва да се изпращат на персонала за човешки ресурси за стандартния отговор.

Тук обаче има едно предупреждение. Говорете с адвоката си, преди да отговорите на всяка справка за потенциално насилствен служител. Ако не успеете да разкриете агресивно поведение към потенциален работодател и бившият служител извърши насилствен акт, докато е на работа на новия работодател, вашата компания може да носи отговорност за това, че не разкрива тази информация. Така че, проверете с адвоката си при всякакви необичайни обстоятелства, при които сте се разделили със служител.

Когато бившият служител поиска генерално референтно писмо

Предоставянето на бивши служители не се препоръчва. След като документът съществува, той живее вечно. Бъдещите служители са предоставили на HR офисите копия от писма, които са били 10 и 20 години остарели, понякога едва четливи от множество сесии за фотокопия.

След определен период от време - нямате представа какъв служител е станал вашият бивш служител - освен ако той или тя не е рядкото изключение, което остава в контакт. И никога не знаете как служителят ще използва вашето писмо или как вашите думи ще бъдат тълкувани от потенциалните работодатели. Приемане на политика, която гласи, че мениджърите никога не трябва да дават писмени, общи референтни писма.

Информирайте бившия служител, че вашата компания ще бъде щастлива да предостави потвърждение за заетост от човешките ресурси на конкретни работодатели, които директно се допитват.

Заключителни мисли за отговор на искане за справка

Малко са служителите, които си поставят за цел да провалят работата си. Въпреки това, служителите се провалят и компаниите и служителите се разделят. Имайте предвид, когато ви попитат за позоваване, че всеки бивш служител заслужава възможността да започне отначало - независимо от условията, на които са се разделили от вашата организация.

Може би бившият служител не е бил подходящ за позицията, която е заемал във вашата компания. Вашата фирмена култура може да е пълно несъответствие с нуждите на служителя. Служителят може да е имал различно виждане за изискванията на работата си от тази на шефа си. Може би личният му живот и бракът му се разпаднаха по време на престоя му във вашата фирма.

Никога не знаете всички подробности и причини, поради които служителят се проваля или се движи. Лесно е с високопоставения служител, че съжалявате, че сте загубили по-добра работа, семеен ход или възможност за сън. По-трудно е с маргиналния изпълнител.

Бъдете честни или предоставете минимална информация. Не правете предсказания за успеха на кристалната топка, нито представете числени оценки и класации за неопределени термини. Ако е необходимо, предоставете минималната информация, която описва работата на бившия служител. Когато е възможно, дайте на служителя почивка и говорете с бъдещия работодател.

Неотдавнашните данни, свързани с проверката на референтните данни, показват, че работодателите взимат много сериозно тези референтни проверки. Над 90% от работодателите проверяват справки. Винаги, когато е възможно, дайте почивка на бившите си служители - когато можете да направите това в добросъвестно.