10 навици на успешни ръководители на проекти

Защо някои ръководители на проекти въвеждат проектите си навреме, на бюджета и с доволни клиенти, докато други имат трудности? Нека разгледаме десетте навици, които споделят много успешните мениджъри на проекти, за да разберат.

Тези навици се споменават отново и отново в оценките на изпълнението и в рецензиите в края на проекта, където клиентът, екипът или спонсорът предлага обратна връзка на ръководителя на проекта.

Не е нужно да имате десетгодишен опит, за да се показвате успешно всеки път. С промяната на навиците си и измиване на уменията си, можете драстично да подобрите шансовете на вашия проект да бъде успешен и да си даде по-малко стресиращо време на работа, както добре.

Използване на десния екип

Най-ефективните и успешни мениджъри на проекти познават възможностите на членовете на екипа си. Това означава, че те могат да разпределят правилната работа на точните хора.

Използването на грешен ресурс за дадена задача може да доведе до по-продължително или лошо изпълнение. Помага да се разберат силните и слабите страни на хората, които работят с вас, така че да можете да ги разпределите по най-добрия начин за задачите по проекта.

Управление на проектни въпроси

Всички проекти са засегнати от време на време. Успешните мениджъри на проекти не позволяват това да ги безпокои. Те познават процесите за управление на емисиите, както и как най-добре да се справят с проблемите, когато възникнат.

Можете също да направите това. Щом знаете как да прецените даден проект, ще откриете, че управлението на проблемите става лесен навик да се включите във вашата седмична рутина. Отделете малко време, за да преминете през дневника на проблема всяка седмица, и скоро ще откриете, че е лесна работа да се справите с проблемите.

Справяне със промените

Проектите са предназначени да променят нещата, но този вид промяна се случва с други хора! По-трудно е да се управлява промяната, която е насочена директно към екипа на проекта, разрушавайки подробния график на проекта и създавайки нова работа и цял куп актуализации на документацията.

Успешните мениджъри на проекти имат процес на управление на промените, който следват. Следването на определени стъпки улеснява превръщането на всяко действие в навик, защото то е структурирано и повтарящо се.

Процесът на управление на промените изглежда така:

• Получавайте информация за промяната.
• Оценка на промяната.
• Установете колко работа би било да се направи промяната.
• Изгответе препоръка за това дали си струва да продължите напред.

След като подготвите препоръка, помолете спонсора си да вземе решение дали да включите промяната или не. Можете да одобрите някои малки промени сами, стига те да са в рамките на вашите правомощия и правомощия. Успешните мениджъри на проекти знаят, че справянето с промените е част от работата и те имат план да се справят с тях както и когато възникнат.

Управление на разходите по проекта

Много е вероятно проектът Ви да понесе разходи, дори и ако сами не разполагате с пълен контрол върху него. Възможността да управлявате финансовите елементи във вашия контрол трябва да бъде навик. Ако не го подхождате редовно и рутинно, ще откриете, че работата става толкова огромна, че е невъзможно да се справите добре.

Фантастичните мениджъри на проекти остават на върха на разходите с системите за подаване, които работят за фактури, котировки и оценки. Влезте в навика да използвате софтуера си за бюджетиране (дори ако това е просто електронна таблица).

Не можете да управлявате разходите си за проекта, докато не получите план за това, което ще похарчите. Прочетете това как да създадете бюджет на проекта, за да можете да започнете.

Тийм-билдинг

Екипът на проекта може да не работи директно за вас. Защо тогава тимбилдингът е част от навиците на успешните мениджъри на проекти? Тъй като имате нужда от екипа си, за да работят заедно ефективно и се нуждаете от лицата, участващи в проекта, бързо да стигнат до точката, в която имат доверие един на друг. Това се постига чрез изграждането на екипа. Внимавайте за ситуации, в които вашият екип се разпада. По-специално насилственото поведение е неприемливо.

Разбиране на процесите

Шестият навик на много успешни мениджъри на проекти е, че те разбират процесите, които съществуват в рамките на тяхната сфера на контрол. Това означава, че те знаят какви работни процедури трябва да се следват. Те не губят време, опитвайки се да измислят как да напишат делово дело, защото знаят, че има процедура за това и могат да следват стъпките.

Най-успешните мениджъри на проекти не са роби на процеса. Те знаят кога правилното нещо е да следват процеса. Те знаят кога е по-добре да го оправяте леко, за да направят задачите по-лесни за всеки. Пример за това би било премахването на бюрокрацията от малък проект, като се приспособяват съответните процеси.

Актуализиране на графика

Разписанията на проектите не трябва да се оставят на случайността. Най-успешните мениджъри на проекти ще направят навик редовно да проверяват своите графици за точност и да ги актуализират.

Има много начини да следите напредъка на проекта си. Най-важното е, че го правите. Ако се борите да направите този навик ваш собствен, тогава резервирайте кратка среща в дневника си със себе си и графика си веднъж седмично. Използвайте същото време всяка седмица и вземете 30 минути, за да прегледате къде се намирате и къде трябва да бъдете. Направете необходимите изменения, кажете на екипа и продължете с проекта.

Ако промените в графика ви оказват влияние върху крайната дата на проекта или на датата на доставка за основните етапи, тогава говорете с вашия спонсор. Не трябва да променяте основите на базовия си план, без да преминавате през официален процес на одобрение.

Управление на проектния риск

Да знаеш какво да включиш в регистъра на рисковете е едно, но обичайното преразглеждане и действието на рисковете е нещо различно. Не е достатъчно да използвате началото на проекта си, за да идентифицирате рисковете и след това да не мислите отново за тях. Управлението на риска трябва да бъде част от навиците на вашия проект, защото без него ще откриете, че рисковете се превръщат в проблеми и създават проблеми за вас.

Това е друга област, където стандартните процеси и резервирането на редовен слот за преглед на риска могат да помогнат. Можете да го включите като част от срещите на екипа си. Направете навик да преглеждате рисковете си с екипа, затворете всички, които вече не са заплаха, и планирайте действия за тези, които искате да смекчите.

Време за проследяване

Ръководителите на проекти знаят много за управлението на времето по проекта, но те обикновено са в областта на планирането и планирането. Това, за което говорим, е проследяване на времето на по-редовна, ежедневна база. Говорим за разписания.

Екипите на проекта често не са толкова желани да използват график, ако не са го направили преди. Много софтуерни инструменти за управление на проекти имат своевременно проследяване, присъщо на продукта. Това може да улесни въвеждането на преминаването към проследяване на времето като екип.

Независимо дали проследявате времето на екипа си (което е препоръчително), важно е да знаете къде минава времето ви за един ден. Трябва да направите навик да държите бележка как прекарвате времето си. Тя ще ви помогне да разберете дали прекарвате време в най-важните задачи на проекта. Може би си мислиш, че си, но нали? Времевите таблици или записването на време от някаква форма ще ви помогнат, дори ако това е само едночасово вписване в бележник.

Предоставяне на бизнес промени

И накрая, навикът, който прави мениджърите на проекти най-успешни, е способността им да приравнят резултатите от проекта към бизнес резултатите. Ако потребителите не използват Вашия продукт или софтуерът бързо изчезва или клиентите не са толкова изумени, колкото сте, тогава вашият проект е загуба на време.

Най-успешните проектни екипи се уверяват, че знаят какви са бизнес резултатите, към които се стремят. Те изграждат решение, което осигурява промяната на бизнеса по устойчив начин. Това, което те доставят, когато краят на проекта е напълно използван и напълно приет от клиента. Това е успех, защото е създаден, за да бъде успешен от самото начало.

Разбирането на бизнес целите е ключов критерий за всеки ръководител на проекта, който иска да окаже въздействие върху клиентите и заинтересованите страни. Ако можете да покажете, че сте доставили нещо ценно, тогава е лесно да демонстрирате въздействието, което имате, и стойността, която носите на компанията.

Направете навика да питате заинтересованите страни каква бизнес стойност те очакват и как искат да използват каквото и да е, което вашият проект осигурява за тях. Говорете с тях за това как определят успеха. Можете да изградите това в повторяем процес в началото на всеки проект.