Определяне и проследяване на присъствието на работното място

Проследяването на присъствието на вашия служител е важно за крайния резултат на вашата компания. Участието се определя просто, като показване на работа, но как можете да проследявате присъствието на всеки служител? Макар че може да изглежда като трудна задача, е съвсем просто, ако приложите добре дефинирана политика и система за проследяване.

По отношение на служителите на час или на неработещи служители, системата за обслужване ясно определя кога служителите трябва да се появят на работа. Това е особено важно за неоткритите служители, които често извършват работа, която изисква друг човек да присъства, за да обслужва клиенти.

Също така е важно за служителите, които са част от автоматизиран процес, който изисква работникът да присъства на всяко работно място, за да произведе определен продукт или услуга. Като цяло, политиките за присъствие съществуват заради този вид работници. Те не съществуват в името на освободените служители. Присъствието се използва и за определяне на броя на присъстващите на даден ден и най-често се отнася до служители, които получават почасова заплата.

Представяне на работа и отдел „Човешки ресурси”

Посещаемостта също се нарича „присъствие на работа“ или „присъствие“. Например отдел „Човешки ресурси“ може да прави бележки в досието на служителя или в оценката на компанията за предизвикателствата или целите на работното място.

Примерите за „представящи се“ бележки, съхранявани от HR, включват:

• Роб имаше чудесен запис за присъствие на работа; рядко пропускаше един работен ден.
• Мери има предизвикателство с присъствие и пристига късно за работа поне два дни в седмицата.
• Посещението на първата смяна е средно само 75% в понеделник, защото служителите се възстановяват от уикенда.
• Получаването на квалифицирани служители, които искат да работят втора смяна с добро присъствие, е предизвикателство. Служителите предпочитат да работят за разлика от работните нощи или предпочитат да работят в полунощната смяна, за да имат свободни дни. Вторите смени намаляват свободното време на служителя както през дните, така и през нощта.

Какво представлява политиката за присъствие?

Просто казано, политиката на посещаемост предоставя насоките и очакванията за присъствието на служителите на работното място, както е определено, написано, разпространено и внедрено от организацията.

Политиките за присъствие най-често съществуват за служители на почасово или неподчинено работно време, за които организацията обикновено трябва да следи часовете и да плаща за извънреден труд над 40 часа седмично.

Записването на работното време се изисква от Закона за справедливите трудови стандарти (FLSA), който урежда плащането на извънреден труд.

Освен това, служителите, за които се следи присъствието, често изпълняват работни места, които зависят от присъствието на други служители. Такива работни места включват работа на производствената линия в производствено съоръжение.

Понякога политиката на посещаемост се използва взаимозаменяемо с политиката на отсъствията. Въпреки това, политиката на посещаемост е много по-тясно дефинирана и ограничена до присъствието, за разлика от политиките за отсъствия от работа, които се отнасят до проблемите, свързани с управлението на отсъствията.

Система за присъствие на проби без грешки

Системата на точките без грешки е пример за ефективна политика за присъствие. Целта на тази система е да възнагради добрата посещаемост и да елиминира заетостта на хора с ниска посещаемост. Тъй като използва точкова система и не извинява отсъствия, то оставя мениджърите и надзорниците извън ролята на съдия и жури. Това е обективна система, която поставя отговорността и отговорността за присъствието на рамото на служителя, където е необходимо.

В системата за неналичие на грешки могат да се записват отсъствия чрез тази система:

• Всяко отсъствие = 1 точка (без многодневни събития)
• Всяка късна (закъснение) или ранна изход = 1/2 точка
• Всяко неприсъствие за работа = 2 точки
• Всяко връщане без предварително обаждане = 1 точка
• Всяко тримесечие без отсъствие елиминира всички точки и възнаграждава служителя с почивен ден.
• Всеки служител започва пресни, без точки, всяка година.

Прогресивните дисциплинарни действия придружават система за посещаемост без грешки. Ако работникът печели определена сума точки, те получават предупреждение, че прогресивно се влошава. Такава система позволява на работодателя и служителя да знае точно какви ще бъдат последствията за лошата посещаемост.

• 7 точки = устно предупреждение
• 8 точки = писмено предупреждение
• 9 точки = 3 дни суспензия
• 10 точки = прекратяване

Важно е вашите служители да са на пистата с подробна политика за присъствие, която включва награди и санкции за почасово обслужване на служителите.