Роли и отговорности на лидер на срещата

Ръководителят на срещата е служителят, който е отговорен за планирането, организирането, управлението на детайлите и поканата на участниците за среща. Те са служителите, които отговарят и отговарят за напредъка на действителната среща. Те предприемат действия преди, по време и след срещата, за да гарантират, че срещата постига целите си успешно.

Кой води срещата?

Ръководителят на срещата е от ключово значение за успешното провеждане на срещите и екипите. Служителят, който служи като ръководител на срещата, е от критично значение. На някои срещи ръководителят е ръководителят на отдела, ръководителят на екипа или лицето, назначено от висшето ръководство да ръководи инициатива. Тези служители бяха избрани за тяхната лидерска роля поради техните възприемани умения като мениджър или лидер.

Друг път служителят може да се появи като лидер естествено. Тези лидери са служители, които другите служители гледат и уважават. В други случаи екип може да реши да върти водещата роля сред всички членове. Това позволява на всички членове на екипа да продължат да развиват уменията си като лидери на срещи и като цяло да създават успешни срещи.

Отговорности на ръководителя на срещата

Следват основните отговорности на ръководителя на срещата.

• Определя целта, задачата или целта, които трябва да бъдат изпълнени. Това често е задача или част от описанието на длъжността на ръководителя.
• Решава дали дадена среща е най-добрият възможен метод за постигане на целта или целта или постигането на желания резултат. Отговорете на въпроса: Необходима ли е среща?
• Определя кой трябва да помогне за планирането на срещата.
• С екип или като ръководител, взема решение за дневния ред на срещата. (При текущите срещи тази задача се изпълнява в края на текущата среща.)
• Определя най-често датата, часа и местоположението, използвайки общ организационен календар.

• Включва съвместна предварителна работа като четене, финансова информация, история, протоколи за срещи на екипи и т.н.
• Покани участниците и разпределя задачите и предварителната работа, като позволява възможно най-много време, така че участниците да се подготвят за срещата.
• Гарантира, че на срещата има записващо или протоколиращо лице, което да документира производството и всички ангажименти, действия или решения. Назначава времемер, когато това е необходимо за правилното провеждане на заседание.
• Може да използва ледоразбивач, за да затопли участниците и да създаде среда, в която участниците в срещата да общуват помежду си и да обменят идеи и информация.

• Пристига рано и води срещата, като го държи на задачата, на път и с участието на всички участници, така че всеки да се чувства, че присъствието им е от съществено значение на срещата. Това гарантира участието им в следващата среща
• Подправете срещата на компанията, така че участниците да не се чувстват скучни и отегчени. Дали с помощта на ледоразбивачи, хумор или примери за забавление, никоя среща не трябва да свършва без смях.
• Гарантира, че следващите стъпки и елементи на действие се задават и обработват.
• Разисква срещата и планира дневния ред за следващата среща.

• Продължете с участниците между срещите, за да се уверите, че дейностите са на път и да предложите помощ и / или ресурси, ако доброволецът има проблеми.

Допълнителни роли на ЛИДЕР

Ръководителят на срещата поема тези отговорности, но също така има роли, свързани с комуникацията, докладването и представянето на съотборници.

Всеки член на екип или среща, който е междуфункционален, има задължение да информира своя отдел или функция за дейностите и напредъка на дадена среща или текущ екип. Те също така носят отговорността да търсят информация от колеги, които не са в екипа или на срещата. Не всеки служител може да присъства на всяка среща.

Ръководителят има допълнителната отговорност за включването и информирането на висшите ръководители чрез ефективна комуникация и обратна връзка. Изграждането на собственост от служители извън екипа или срещата, особено ръководителите на организации, гарантира, че екипът или срещата са успешни в разработването, внедряването и интегрирането на техните решения или идеи.

Ако участник в събранието се представя неефективно на срещата, ръководителят има отговорността да коригира поведението чрез ефективни техники за водене на срещи по време на срещата и ефективно обучение извън срещата. Участник в събрание, който монополизира срещата със своите становища или критикува други членове за тях, трябва да бъде коригиран преди индивидуалните саботиращи успехите на срещата.

Тези действия са необходими, докато участниците в срещата достигнат ниво на комфорт и зрялост, което им позволява да помагат на лидера, като сами по себе си се колебаят, когато неефективните събития се развиват и дисфункционалните членове прекъсват напредъка.

Ефективният ръководител на срещи не гарантира, че проектът или екипът се представят успешно, но той или тя е ключов фактор, който допринася за успеха на проекти, отдели, срещи или екипи.

Протоколите от срещите са ефективен фактор за успешни срещи, когато протоколите са надлежно написани и разпределени своевременно.