Как да бъдеш секретар на съдебен процес

Секретарите по съдебен спор осигуряват подкрепа за адвокатите и съдебните адвокати в спорове, заведени в местни, държавни и федерални съдилища и административни трибунали.

Съдебните секретари са наети в правни кантори от всякакъв мащаб. Някои секретари осигуряват чисто административна подкрепа. Въпреки това, секретари в много фирми изпълняват хибридна роля, функционираща както като секретар, така и като съдебен представител.

По-долу са изброени няколко от най-често срещаните функции на съдебен секретар през целия жизнен цикъл на съдебния процес. Секретарските роли варират в зависимост от фирмата, вида съдебна практика и размера на персонала.

Проверка на случаи

В предприятията на ищеца, първата стъпка на даден случай е проверка на случая за заслуги. Има ли потенциалният клиент причина за действие? Има ли някакви конфликти? Секретарят може да помогне при изготвянето на формуляри за проверка на делата и да насрочи първоначалните срещи между адвоката и потенциалния клиент. В някои случаи секретарят ще извърши първоначален скрининг, като зададе въпросите на потенциалните клиенти по телефона. Ако клиентът е подписан, секретарят ще създаде нов казус и ще препрати договора за задържане и други документи на клиента.

разследване

В много случаи страните провеждат разследване, преди да се заведе дело. Това разследване може да включва локализиране и разпит на свидетели, разглеждане на мястото на произшествието и събиране на документални и други доказателства. Съдебният секретар може да съдейства в процеса, като насрочва срещи и телефонни конференции от името на адвоката, създава списъци със свидетели, организира доказателства и други документи и създава надеждна система за подаване на документи както за хартия, така и за електронни документи.

Писмени становища

Ако бъде заведено дело, секретарят ще подготви писмените становища в програма за текстообработка. Писмените становища могат да включват призовки, жалби, декларации, искания за признаване и искания. Секретарят по съдебните спорове често ще създава писма, които организират и индексират всички писмени становища за конкретен случай. Секретарят може да подаде тези документи в съда лично или по електронен път, въпреки че тази задача често се изпълнява от правен консултант или съдебен пратеник.

откритие

Откриването е най-дългата фаза от съдебния процес. По време на откриването секретарят по споровете може да изпълнява всички или някои от следните задачи:

• Подготовка на документи за откриване в система за текстообработка, включително запитвания и заявки за производство
• Въвеждане, изпращане и проследяване на призовки
• Планиране на изказвания с множество страни, включително адвокат, клиенти, противници и съдебни репортери
• Планиране на независими медицински прегледи и други назначения, предвидени в Гражданския процесуален правилник
• Създаване на папки за откриване; индексиране и подаване на документи за откриване
• Организиране и подаване на документи по делото
• Проверки на място по график

• Локализиране и общуване с експерти; организиране и подаване на експертизи

Досъдебно

След като бъде определена датата на съдебния процес, секретарят помага на юридическия екип да се подготви за изпитание. Ролята на секретаря може да включва:

• Въвеждане и форматиране на досъдебни документи, включително предложения, резюмета, призовки и списъци на свидетели
• Събиране и организиране на експонати
• Създаване, организиране и / или индексиране на пробни папки
• Подпомагане на организирането на фалшиви процеси
• Проследяване на крайните срокове и изпращане на напомняния на правния екип
• Проверка за цитиране и корекция на документи и правни документи
• Гарантиране на правилното форматиране на документите в съответствие със съдебните правила
• Координиране на свидетели

Пробен период

Съдебният секретар изпълнява важна помощна роля по време на процеса. Неговите или нейните задължения могат да включват:

• Подготовка, въвеждане и форматиране на пробни документи
• Координиране на изготвянето на графики, графики и други визуализации в съдебната зала
• Планиране на куриери, съдебни репортери и експерти
• Организиране, подаване и управление на документи, експонати и пробни папки
• Координиране на пътуванията за адвокати, свидетели, клиенти и др

Други административни задачи

За онези, които работят в отбраната, секретарят по съдебните спорове ще вкара времето, прекарано от адвокатите и съдружниците във всеки случай, в системата на фирмата за време и таксуване. Той или тя също така ще изпраща периодични фактури на клиента и ще проследява просрочените плащания. Други общи задачи, изпълнявани от съдебния секретар, включват:

• Създаване на информация чрез преписване, форматиране, въвеждане, извличане, копиране и предаване на текст, данни и графики
• Проследяване на крайните срокове
• Кореспонденция с клиенти, свидетели и противник
• Отговаряне на телефона
• Създаване на електронни таблици за проследяване на разходи, експонати и друга информация
• Преписване на диктовка
• Поддържане на системи за справки
• Маршрутизиране на кореспонденция, доклади и правни документи
• Организиране на конференции за клиенти и срещи с адвокати
• Изготвяне на отчети за разходите
• Поддържане на календара на адвоката чрез планиране и планиране на конференции, телеконференции, изложения и пътувания

• Поръчка на консумативи

Секретариат на образованието

Много съдебни секретари завършват сертификат или асоциирана образователна програма в търговско училище или колеж. Въпреки това, секретарите с четиригодишни образователни степени имат най-много възможности за развитие в рамките на адвокатска кантора. Обучението по спорове често се случва на работното място. Опитните секретари на съдебни процеси често се преместват в други роли във фирмата, включително паралелгически и офис мениджърски позиции.

Съдебни спорове Секретарски умения и знания

Съдебните секретари трябва да притежават разнообразни междуличностни, технологични и служебни умения, както и правни и процедурни знания. Необходимите умения и знания включват:

• Умения за текстообработка, електронни таблици, презентации и софтуер за фактуриране; познаване на пакета Microsoft Office
• Владеене на оборудването за транскрипция
• Отлични писмени и устни умения
• Познаване на местни, държавни и федерални съдебни документи и процедури за подаване на жалби
• Владеенето на бази данни с документи, като Ringtail, Summation и Concordance
• Опит за електронно подаване
• Познаване на офис процедури и правна терминология
• Силни пишещи умения
• Твърди организационни умения и многозадачни умения
• Способност за професионална взаимодействие с всички нива на персонала