Знайте как, защо и кога да документирате представянето на служителите

В света на човешките ресурси и трудовата заетост, документацията за представянето на служителя може да направи или да прекъсне способността Ви да дисциплинира, прекрати или справедливо насърчава, награждава и признава служителите.

Документацията е от съществено значение за мениджърите и персонала на човешките ресурси, защото трябва да положите сериозни усилия да записвате всички събития в трудовата история на вашите служители - както положителни, така и отрицателни резултати.

Тук е всичко, което мениджърите и персонала на човешките ресурси трябва да документират внимателно представянето на служителите.

Защо трябва да документирате представянето на служителите

• Документацията предоставя доказателства, че проблемите с производителността са обсъждани със служителя своевременно и сбито.
• Документацията предлага история на подобрението или неуспеха на служителя да подобри ефективността си във времето. Той е хронологичен и точно описание на действията на служителя, действията на мениджъра и събитията, когато възникнат.
• Документацията предоставя доказателства, които подкрепят решенията на ръководството за предприемане на неблагоприятни действия като дисциплина или прекратяване с служител.
• Документацията предлага доказателство, че служител заслужава достъпна промоция или възможност пред други служители, които също са допустими.

• Документацията предоставя доказателства, които оправдават увеличаването на заплатите, намаляването или защо някой служител не е получил повишение.
• В случай на съдебно дело пълната и задълбочена документация защитава интересите на работодателя. Документацията може да подкрепи действията на ръководството при прекратяване на неуспешен служител. Той също така може да докаже, че служителят е бил прекратен поради причини, които са законни, за разлика от други, като незаконна дискриминация.

Какво да документирате

Мениджърите трябва да документират представянето на служителите, както положителния принос, така и провала на производителността. Те трябва да документират точно какво е направил и казал служителят и какво е направил и казал мениджърът по време на срещата или разговора.

Трябва да документирате всички споразумения, направени по време на разговора, поставените цели, необходимите и очаквани подобрения, както и сроковете за подобряване. Документацията трябва да съдържа и ангажименти, които мениджърът прави, за да подпомага служителя.

Как да документирате

Документацията трябва да бъде написана по време или непосредствено след срещата или разговора със служителя. Никога не бива да пропускате записването на разговора в деня, в който се е случило. Чакането до по-късно влияе върху качеството на документацията, тъй като се основава на паметта.

Една от най-лошите грешки на мениджърите е да вярват, че могат да реконструират историята на консултиране на служителите, ако е необходимо. Никой HR човек, който има опит с достоверна, навременна документация, не се заблуждава от реконструиран запис. Мениджърите, които възстановяват от паметта, носят ненужен и неприемлив риск за тяхната компания, тъй като измислената история няма да се задържи в потенциален съдебен процес.

Необходима е документацията ви да изглежда професионално, чиста и организирана. Напишете документация, сякаш говорите за историята на трета страна. Никога не знаете кой може да чете документацията ви един ден, затова се уверете, че той отразява вашия професионализъм. (Обратно на коктейлна салфетка, плик или лепенка не се квалифицира като професионална документация.)

Вашата документация трябва да отиде при новия мениджър на служител, ако служителят получи нова работа - или вие - в организацията ви. За вашата памет и за информиране на новия мениджър на служителя, трябва да поставите името и заглавието на служителя, вашето име и заглавие и пълната дата на всеки документ.

Напишете документация, която е фактическа, справедлива, правна, обективна, пълна и последователна. Избягвайте мнения (Майк е небрежен. Алис е мързелив. Том ме лъже.), Призовавайки се, редактирайки (Джон е идиот. Марк има проблем с отношението.), И етикетирането (Мери е безотговорна. Джордж не е екип. плейър.).

Избягвайте също да се опитвате да тълкувате поведението на служителя. (Марша не бива да харесва тази задача. Паула изглежда е над главата си.) Минимизирайте използването на описателни думи като прилагателни и наречия (бавно, небрежно, нещастно, мрачно, грубо). Посочете специфичното поведение и действия на служителя, а не мнението или тълкуването му.

В документацията е необходим точен запис на разговора. Придържайте се към фактите и запишете точно какво казахте и какво е казал служителят. Уверете се, че вашата документация е недвусмислена и че тя прави фактите прави. (При всяка потенциална правна ситуация грешките в някое от документираните събития водят до подозрения за цялата документация.)

Накрая, документирайте всички споразумения, ангажименти, срокове, необходимите подобрения, точки за регистрация и други подробности, които могат да се изплъзнат от паметта. Уверете се, че сте задали дата и час за крайните срокове и датите, така че да не се получи неразбиране.

Запознайте се с политиката за документация на отдел „Човешки ресурси“, която ще ви каже каква документация се нуждае от поставяне в досието на служителя.

Къде да документирате и съхранявате

Тъй като документацията за служителите е поверителна и частна за служителя, трябва да се погрижите документацията да остане конфиденциална за мениджъра, HR и потенциално следващия мениджър на служителя. По този начин не се препоръчва поставянето на документация на споделено задвижване на компютъра. Ръчно написаната документация и документацията на ръководителя се отпечатват най-добре в заключено хранилище.

Ако следвате тези указания, когато отидете в HR да помолите за помощ при дисциплиниране, прекратяване или прехвърляне на служител на работа с по-добър потенциал, HR ще ви помогне да решите проблема или да подобрите ситуацията. Когато HR ви казва да документирате, документирате или не може да ви помогне; ще покриете всичките си бази.

Опровержение: Моля, имайте предвид, че предоставената информация, макар и авторитетна, не е гарантирана за точност и законност. Сайтът се чете от световна аудитория, а законите и правилата за заетостта варират от държава до държава и държава. Моля, потърсете правна помощ или помощ от държавни, федерални или международни правителствени ресурси, за да сте сигурни, че вашето правно тълкуване и решенията са правилни за вашето местоположение. Тази информация е за насоки, идеи и помощ.