Основни компоненти на комуникацията на работното място

Комуникацията споделя информация между двама или повече индивиди, актът за предаване на информация. Комуникацията има толкова много компоненти и неспособността за ефективно общуване на работното място е нещо обичайно.

Ефективната комуникация изисква всички компоненти на комуникацията да работят перфектно за „споделен смисъл”, любимата ми дефиниция за комуникация. Това е от особено значение, когато се задават въпроси и се отговаря на тях.

Компоненти в комуникацията

Има пет компонента за всяка комуникация и шеста, която е общата среда на работното място, в която се осъществява комуникацията. Компонентите на комуникацията са:

• Лицето, което изпраща съобщението. Подателят трябва да представи съобщението ясно и с достатъчно подробности, така че получателят да има смисъл с подателя.
• Контекстът на съобщението. Контекстът е как съобщението се доставя от подателя на съобщението. Контекстът включва невербална комуникация като жестове, език на тялото, изражение на лицето и елементи като тон на гласа. По-голямата част от контекста за дадено съобщение е достъпна само когато приемникът може да види и чуе подателя на съобщението. Емотиконите за електронна поща и IM, например, са лоша подмяна, тъй като изпращачът ги формулира без вход от получателя.

  Друга част от контекста са емоциите, които участват в комуникационния кръг. Гневен ли е подателят? Дали приемникът е безразличен към съдържанието на комуникацията или с пренебрежение към подателя? Нормалните човешки емоции засягат дали съобщението е успешно споделено.

• Лицето, което получава съобщението. Получателят трябва да слуша внимателно и внимателно, да задава въпроси за яснота и да перифразира, за да се увери, че получателят споделя значението с изпращача. Ако приемникът вярва на подателя, шансовете за ефективна комуникация се увеличават.
• Методът на доставка, който изберете. Методът на доставка трябва да бъде избран въз основа на най-ефективния среден за предаване на смисъла на съобщението. Тъй като методите за комуникация са толкова разнообразни от зората на компютри и мобилни устройства, решенията за метода на доставка станаха по-сложни. Методът за доставка трябва да отговаря на комуникационните нужди както на подателя, така и на получателя.

  Комуникационните методи включват вербална комуникация, мигновени съобщения (IM), електронна поща, писма, знаци, плакати, видео, снимки на екрани, телефони, бележки, формуляри, писмени документи и др. Тези методи ще продължат да се разширяват и очакванията на служителите за незабавна комуникация за всичко, свързано с работата им, ще продължат да нарастват.

  Личната комуникация се е повишила, особено за организационната информация, която би могла да изисква промяна, да дава признание на служителите или да дава възможност за въпроси на място. Личната комуникация също е предпочитана, защото служителите имат достъп до компонента, контекст.

• Съдържанието на съобщението. Съдържанието на съобщението трябва да бъде ясно и представено и описано достатъчно подробно, за да се получи разбиране от получателя. Ако съдържанието на съобщението резонира и свързва, на някакво ниво, с вече задържаните убеждения на получателя, то е най-ефективно.

Как да задаваме добри въпроси засилва комуникацията

Джеймс Пайл и Мариан Каринч добавят следното, за да подпомогнат ефективната комуникация.

От човешки ресурси до обслужване на клиенти лошите въпроси замърсяват почти всяко работно място. Лошите въпроси често предизвикват непълни или подвеждащи отговори и могат да подкопаят разбирателството. От друга страна, добрите въпроси са ценен инструмент за ефективност, компетентност и изграждане на отношения.

Има шест типа добри въпроси: директен, контролен, повтарящ се, постоянен, обобщен и неподходящ. За да ги опиша накратко:

• Директен: Вие поставяте прост въпрос с основен въпрос.
• Управление: Вече знаете отговора на него, когато го попитате. Това е начин да се установи дали човекът лъже, не е информиран и / или не обръща внимание.
• Повторете: Задавате два различни въпроса, които следват една и съща информация.
• Устойчиви: Вие задавате същия въпрос по различни начини, за да изследвате всички аспекти на желаната информация.
• Резюме: Вие задавате въпрос, който има за цел да даде възможност на източника да преразгледа отговора.

• Non-уместно: Това не се отнася до темата, за която искате да знаете, но човекът вероятно няма да лъже; Той служи на целта да видим как изглежда истината и да накараме човека да се отвори. Тя може също така да бъде обвързана с контекста на обмена на въпроси.

Подробности за 6-те вида добри въпроси

Директен

Директните въпроси са най-добрите: Една питателна, един глагол и едно съществително или местоимение.

• Кой си ти?
• Какво стана на партито?
• Кога пристигнахте в офиса?
• Къде са ключовете за колата?
• Защо напуснахте срещата рано?
• Колко си платил за този iPad?

контрол

Кога казвате: "Аз умишлено няма да задавам пряк въпрос?" Когато проверявате истинността или точността на отговора, тогава използвате контролен въпрос и търсите съгласуваност.

Контролните въпроси са умишлени въпроси, на които знаете отговора, така че те не са за откриването на информация. Те се отнасят до откриването на поведение, модели на реч и ниво на истинност или точност. Може би това е нещо, за което си говорил преди с човека.

Ако знаете, че някой от екипа ви за човешки ресурси е отчуждил служител, защото служителят е изпратил имейл, за да се оплаче от лицето, можете да зададете контролен въпрос като „Как е отишло в прегледа на изпълнението с Памела днес?“ информацията; просто искате да разберете как вашият отговорник по човешките ресурси отговаря на въпроса.

повторение

Искате да получите същата информация по два различни начина. Например, ако попитате: „Колко души са в търговската сила?“ Човекът, с когото говорите, може да отговори: „На полето има 22 души.“ По-късно, когато говорите с него за нещо различно - области, в които фирмата има опора, например - може да попитате: „Колко региона за продажби имате?“

Той може да отговори, „22“, което е начин да се потвърди броят на персонала в търговската сила. Това не е абсолютен тест, но дава стойност и доверие на това, което той каза преди. Това са два различни въпроса, които кръстосано проверяват предоставената информация.

Като използвате повтарящи се въпроси, можете също да откриете несъответствия. Ако вашият източник в този пример отговори, че има 28 региона за продажби, бихте искали някои уточнения. Може би има една доста добра причина - търговските сили обикновено имат допълнение към 28, но напоследък е имало толкова много оборот, че са шест кратки - но отговорът поражда съмнение, че има несъответствие между броя персонал и броя на териториите за продажба. Това несъответствие трябва да доведе до по-нататъшни разпити за разрешаване на проблема.

упорит

Във всеки обмен, в който може да се даде повече от един отговор на даден въпрос, използвайте упоритите въпроси, за да получите пълен отговор. Подобно на повтарящите се въпроси, постоянните въпроси са полезни и ако подозирате, че човек не е истинен.

"Къде отиде на почивка в Калифорния?" Може да предизвика отговорът, "Дисниленд". Въпреки че е възможно Дисниленд да е единственото място, логично е да се следва този въпрос с "Къде другаде?"

Заобикаляйки този повтарящ се въпрос и отивайки направо на въпроси относно Дисниленд, ще пропуснете възможността да получите пълна картина за пътуването на приятеля ви в Калифорния, освен ако тази информация не изтече в друго време.

резюме

Обобщените въпроси не са за определяне на достоверността, колкото за връщането на източника на това, което тя е казала, така че тя има възможност да помисли: „Всъщност ли казах това, което исках да кажа?“

Вие продавате автомобили от всякакъв вид, от хечбек с две врати до луксозни модели в пълен размер. Млада двойка идва в шоурума и моли да тестват едно от луксозните модели.

- Какво ще използвате с автомобила през по-голямата част от времето?

- Да пътуваме напред-назад към работа. Работим в една и съща сграда - казва тя.

- За какво друго ще използвате колата?

- Екскурзии през почивните дни, за да се види с родителите ми. Такова нещо. - Тя спира и добавя: - Те живеят на сто мили.

"Защо мислите, че луксозният автомобил е най-добрият избор?"

Те обменят поглед. Той казва: "Ние го харесваме по-добре от другите."

- Кой е любимият ти цвят - питаш, гледаш право към нея.

"Червен."

- Така че нека да видя дали имам това право. Чух, че казвате, че искате луксозна кола в луксозен клас. Колко добре това описание отговаря на желаното от вас? (Оформете обобщения въпрос с уместна информация). в такъв случай.)

Те обменят друг поглед. Той каза: "Мислим, че по-приглушеният цвят може да е по-добър."

"Какво ще кажете за луксозния модел, който ви кара да мислите, че това е най-доброто за вас?" (Отново, това е начин за обобщаване и проверка на това, което сте чули. Искате да разберете дали те са толкова влюбени в облика на скъпите кола, че не искат да обмислят нищо друго, или ако първият отговор е прикриващ съществен факт.)

- Баща ми казва, че това е най-безопасната кола на пътя.

Отговорът на резюмирания въпрос ви казва, че всъщност може да им харесва, но не за това как изглежда. Четете между редовете. Те просто започват да работят заедно. Нейният баща вероятно ги е изпратил в автокъща, за да си купи "най-безопасната кола на пътя", която ще им помогне да си купят. Вие решавате да продължите с продажбата, знаейки, че авансовото плащане и молбата за кредит вероятно ще ви дадат останалата част от историята.

Някои хора може и да не се чувстват удобно да задават кратък въпрос като тези, които са вградени в тази среща за продажби, защото не искат да изглеждат прости или невнимателни. Ако зададете въпроса точно по същия начин, по който го зададохте за първи път, тогава те биха могли да имат валидно заключение.

Също така не искате да задавате един и същ въпрос два пъти подред, дори и да промените формулировката. Като поставите някакво разстояние между първия път, когато зададете въпроса и второто, и леко преформулирате въпроса, просто се намирате като човек, който наистина се интересува от това, което другият трябва да каже.

Non-Съответен

Може да откриете, че лицето, отговарящо на вашите въпроси, изглежда стрес; един несъществен въпрос може да смекчи напрежението. Или, може би се нуждаете от време, за да помислите или да се позовете на вашите бележки, така че използвате въпроса само за да си купите малко място и време.

При задаването на поставени въпроси, като например: „Какъв проект сте извършили в миналото, не успяхте?“ И „Как се опитахте да разрешите проблема?“ Лесно можете да накарате кандидат за работа да се чувства така, сякаш е в средата на разпит на бойното поле., Кандидатът би могъл да каже: „Опитах се да реша проблема с обединяването на отдела около една обща цел - начинът, по който получавам отбора на лигата на сина ми да се съсредоточи върху удара с топката.”

Можете да дадете на кандидата почивка, като попитате: „Колко време сте тренирали за малката лига?“, Преди да се върнете към дискусията за неговото изкривяване и как се е опитал да го оправи.

И накрая, тук са два начина да се рушат въпросите, които започват с всички необходими компоненти и в крайна сметка не достигатдобре.

1. Добавяне на твърде много квалификатори или други думи и фрази, които отвличат вниманието от въпроса. Например, "Какво имахте за закуска в закусвалнята, където виниловият стол е напукан и покрит с тиксо?"
2. Не чакат отговор също е често срещано явление. Питате: „Какво е любимото ви ястие?“ Човекът мисли за момент, а не за да реагира незабавно. Влизаш, "Печено говеждо?" мълчание е ефективен инструмент за задаване на въпроси. Не губете откритието, информацията, водещите в резултат на отварянето на устата, когато трябва да отворите ушите си. Спомнете си правилото за „две уши, една уста” за извличане на максимума от разпитите.

   Околна среда и комуникация

   Горните компоненти на комуникацията насърчават споделеното значение, когато те работят заедно, за да доставят посланието ефективно. Работната среда, в която се осъществяват тези компоненти, също засяга комуникацията и дали е получена комуникацията.

   Когато задавате валидни въпроси, вие изграждате разбирателство и вдъхвате доверие. Въпросите формират друга част от основата за комуникация на работното място, която споделя смисъла

   В работна среда, която подчертава откритата комуникация, участието на служителите и общите цели, комуникацията е по-честа и по-ефективна. Но очакванията за значителна комуникация поставят границата по-високо в тези най-добри работни места. Така че, дори и в работната среда с висок морал, насочен към служителите, служителите се оплакват, че не знаят какво се случва.

   Поради всички компоненти и общата среда на отделното работно място, комуникацията остава предизвикателна. Вечните въпроси за това кой трябва да знае какво и кога трябва да знаят, никога не се отговаря напълно на удовлетворението на никого.

   Жалбите на служителите за прекалено много информация, недостатъчна информация и дори претоварване с информация ще продължат да резонират на работните места. Никога няма да излекувате проблема на комуникацията, но с ангажираност и внимателност можете да увеличите ефективността както на вашата междуличностна комуникация, така и на комуникацията на работното място.

   Още свързани с ефективната комуникация на работното място

   1. Получете обратна връзка с благодат и достойнство
   2. Как да развиете своя емоционален интелект
   3. Как да проведем труден разговор
   4. Обратна връзка