3 сценария при общуването онлайн не е правилно

Има толкова много начини да общуваме онлайн. Има имейл, текстови съобщения или съобщения чрез едно от многото приложения, които го поддържат. Но използването на електронна поща или съобщения не винаги е най-ефективният начин за комуникация.

При определени обстоятелства трябва да ги избягвате. Разбира се, лесно е да се скриете зад компютъра си и да кажете какво искате да кажете чрез клавиатурата. Но понякога трябва да излезете в света и да използвате гласа си.

Ето три ситуации, в които би било по-добре, ако не сте ударили да изпратите.

Избягвайте да натискате Изпращане за разрешаване на конфликти

Всички сме били част от имейл или низ за съобщения между две страни, които се опитват да разрешат проблем. Понякога може да сте един от двата основни участника или може би сте просто един от много хора, които някой се чувства принуден да ви включи.

С всеки отговор на имейл или съобщение проблемът ескалира. В крайна сметка това, което е може би относително малък въпрос, се е превърнало в много по-голямо. Това обикновено води до лична среща между двете страни, както и за надзорен орган или мениджър за разрешаване на конфликта.

Вместо да използвате електронна поща или съобщения, за да разрешите конфликтите, или се обадете на лицето или насрочете среща лице в лице. Ако сте получател на имейл или съобщение от някой друг, който се опитва да разреши проблем, не се поддавайте на изкушението да отговорите по имейл. Вдигни телефона или влез в кабинета на другия и кажи: „Получих твоя имейл и си помислих, че може би ще е по-добре да обсъдим тази ситуация един по един, а не по електронната поща."

Ако имейлът е единствената ви опция, не копирайте други хора в него. Това ескалира проблема. Ако сте в края на получаването на такъв имейл, не натискайте „отговори всички“. Просто отговорете само на лицето, което е изпратило имейла. Ако „отговорите на всички“, вашият отговор би трябвало да каже: „Оценявам, че довеждате вниманието ми до тази ситуация. Това ще предупреди всички, които са били копирани, че се грижите за ситуацията един по един.

Избягвайте да натискате Изпратете, когато сте разстроен

След влошаване на ситуацията или взаимодействието ни е необходим период на охлаждане. Имейлите и съобщенията не се поддават на това; това е мигновено по дизайн. Вместо това, след като се успокоите, обадете се или посетете индивида, за да обсъдите ситуацията. Ако сте на приемния край на неприличен имейл, избягвайте желанието да отговорите. Дайте си време да се успокоите и след това да се обадите на лицето и да поискате да обсъдите лице в лице.

В бъдеще решете предварително, че никога няма да използвате електронна поща или съобщения, когато сте разстроени. Уверете се, че това е договор, който не подлежи на договаряне със себе си.

Ако почувствате нужда да напишете нещо, когато сте разстроени, ръчно напишете съобщение. Не го въвеждайте в имейл, дори ако не възнамерявате да изпратите съобщението. Вие няма да бъдете първият човек, който случайно удари "изпрати" вместо бутона "запишете".

Избягвайте да натискате Send to Send Bad News

Никой не обича да получава лоши новини, а получаването им по имейл или съобщение може да добави сол към раната. Били ли сте някога изпращали имейл на клиент, за да им кажете, че поръчката им е отложена?

Ако отговорът на някой от тези въпроси е да, спрете да използвате електронна поща или съобщения, за да съобщавате лоши новини. Използването на електронна поща или съобщения за предаване на лоши новини може да изпрати съобщение, че не ви интересува, или че проблемът не е достатъчно важен, за да оправдае личното ви внимание. Когато използвате електронна поща или съобщения, за да съобщавате лоши новини, нямате начин да прецените реакцията на човека. Най-вероятно хората ще бъдат разочаровани или разстроени. Ако не предоставяте новините лично, тяхното чувство на разочарование може да ескалира и да създаде още по-лошо положение.

И накрая, когато използвате имейл или съобщения в този сценарий, вие изглеждате страхливи. Клиентите, колегите, шефовете и приятелите оценяват хората, които имат смелостта да споделят лоши новини лично.

Ако не сте сигурни дали съобщението ви се квалифицира като лоша новина, за да се запитате: „Бих ли искал да получа имейл или съобщение с този тип новини или бих предпочел да го комуникирам лично?“. Тогава действайте съответно.

Въпреки че няма съмнение, че електронната поща или съобщенията са бързи и ефективни средства за комуникация, това не винаги е подходящо. Следвайте указанията по-горе и избягвайте използването на имейл или съобщение, когато това е неподходящо.