Основни умения за управление на начинаещи

Ниво 1 на пирамидата за умения за управление показва основните умения, които всеки мениджър трябва да овладее. Това е основата на пирамидата за управленски умения, която показва уменията, които мениджърът трябва да усвои, за да бъде успешен и показва как тези управленски умения се изграждат един на друг към успеха.

Основни умения за управление

Има четири основни управленски умения, които всеки трябва да овладее, за да има успех в управленска работа. Тези четири основни умения са дапланират, организират, насочват и контролират и са разгледани подробно по-долу.

план

Планирането е първата и най-важна стъпка във всяка управленска задача. Той е и най-често пренебрегваният или целенасочено пропуснат етап. Докато количеството на планиране и необходимата подробност ще се различават от задача към задача, за да пропуснете тази задача е да поканите сигурно бедствие освен сляпо. Това е, което ни дава позоваването на планирането на 6 P (или 7 P в зависимост от това как се брои).

Въпреки че повечето хора свързват понятието планиране с общото бизнес планиране, има и различни нива на планиране:

• Стратегическо планиране
• Тактическо планиране
• Оперативно планиране

Има различни видове планиране:

• Планиране при бедствия
• Планиране на приемствеността
• Планиране на кризи
• Планиране на компенсации

организирам

Мениджърът трябва да може да организира екипи, задачи и проекти, за да може работата на екипа да се извърши по най-ефективен и ефективен начин. Като мениджър в началото можете да организирате малък работен екип или екип по проекта. Тези същите умения ще са необходими по-късно в кариерата ви, когато трябва да организирате отдел или ново подразделение на компанията.

Ясно е, че има много припокривания между планирането на работата и организирането му. Когато планирането се фокусира върху това, което трябва да се направи, организацията е по-оперативна и е по-фокусирана върху това как да постигне най-добрата работа.

Когато организирате работата, трябва да:

• определят необходимите роли
• задачите на ролите
• определи най-добрия ресурс (хора или оборудване) за ролята
• да получат ресурсите и да ги разпределят на ролите
• възлагат ресурси на ролите и им делегират правомощия и отговорности.

Независимо дали сте назначили малък екип или проект за управление, началните мениджъри трябва да могат да организират офиси и системи за данни.

Може да не успеете да преместите физически хората, за да съберете екипа си, но трябва да го разгледате. От друга страна, може да се наложи да преместите няколко души в малко пространство и ще трябва да организирате нещата, за да може екипът да работи ефективно в това пространство. По-късно в кариерата си може да се наложи да организирате офис, за да настаните екипи от няколко различни отдела и техните специфични нужди.

Също така ще трябва да можете да организирате всички системи, които ще обработват данните, които вашият екип трябва да събере или разпространи. Тези дни вероятно са компютърни системи. Трябва да решите дали, например, трябва да настроите споделени уеб страници на вътрешната мрежа на компанията или само на споделена папка на файловия сървър. Как ще организирате системите, така че всеки, който се нуждае от информация, има достъп до него (и че не е достъпен за тези, които не трябва да го виждат, като вашите конкуренти)? Ако вашият екип се нуждае или произвежда нещо различно от информация, трябва да организирате така, че вашият екип да получи това, от което се нуждаят, когато има нужда от него, и да излезе на другите, каквият екип произвежда в точното време.

Не забравяйте да се организирате сами. Ще се заемем с това на по-високо ниво в Ниво 3 на Пирамидата за управление на уменията, но дори и като мениджър на начало трябва да сте в състояние да организирате себе си, своето време и своето пространство, за да бъдете най-ефективни.

И накрая, не забравяйте, че е рядко достатъчно да организирате нещата веднъж. С постоянни промени в ресурсите, целите и външните фактори обикновено трябва да се реорганизирате, за да се приспособите към тях.

Директен

Насочването е стъпката на действие. Планирали сте и организирали работата. Сега трябва да насочите екипа си, за да свършите работата. Започнете, като се уверите, че целта е ясна за всички в екипа. Всички ли знаят каква е целта? Те всички знаят каква е тяхната роля в привличането на екипа към целта? Имат ли всичко необходимо (ресурси, авторитет, време и т.н.), за да изпълнят своята роля?

Дръпни, не бутай

Вие ще бъдете по-ефективни в насочването на отбора към целта, ако дръпнете (да ги водите) вместо да бутате (отпуснете се и давате поръчки). Искате да мотивирате хората от екипа си и да ги подпомагате и вдъхновявате към целите на отбора.

контрол

Някои автори се опитват да „смекчат” това умение, като го наричат ​​„координира” или подобни термини.Предпочитам по-силния термин, контрола, защото е важно мениджърът да може да контролира дейностите на екипа.

В стъпките по-горе сте планирали работата, организирали сте ресурсите, за да го направите най-ефективно, и наредихте екипа да започне работа. В стъпката на контрол наблюдавате извършената работа. Сравнявате действителния напредък с плана. Потвърждавате, че организацията работи така, както сте я проектирали.

Ако всичко върви добре, не е нужно да правите нищо, освен да наблюдавате. Това обаче рядко се случва. Някой се разболява, сортирането на базата данни отнема по-дълго всяка итерация, отколкото прогнозира, ключов конкурент намалява цените, пожар унищожава сградата в съседство и трябва да се евакуирате за няколко дни, или някой друг фактор влияе на плана ви. Контролната стъпка диктува, че трябва да предприемете действия, за да сведете до минимум въздействието и да върнете нещата към желаната цел възможно най-бързо.

Често това означава връщане към етапа на планиране и коригиране на плановете. Понякога може да се наложи промяна в организацията. и ще трябва да пренасочите всички към новите цели и да ги вдъхновите. След това, разбира се, вие контролирате новия план и се приспособявате, ако е необходимо. Този цикъл продължава, докато не изпълните задачата.

Инструменти за управление на мениджъри

В стъпката на управление вие ​​задавате стандарти за производителност и качество и след това наблюдавате, за да сте сигурни, че са изпълнени. Има толкова много инструменти, които са на разположение, тъй като има неща, които трябва да наблюдавате.

• Инструменти за планиране - редица софтуерни инструменти ви позволяват да въвеждате графика си и след това редовно да актуализирате напредъка си. Програмата ще подчертае промените в графика, за да можете да определите коригиращите действия, които да предприемете.
• Финансов контрол - като мениджър, обикновено имате бюджет. Докладите на финансовия отдел ще ви информират как вашите разходи (за хора и други ресурси) съответстват на плана.
• Хората контролират - трябва да сте сигурни, че всички хора от екипа ви изпълняват както е планирано. Ако не са, трябва да намерите и поправите причината. Не разбират ли целта? Те нямат ли някакъв ресурс или умения, от които се нуждаят? Дали задачата е твърде голяма за тях и трябва да бъде променена или присвоена на друг ресурс? Вашата работа като мениджър означава да дадете на членовете на екипа си обратна връзка за това как изпълнението им отговаря на плана. Когато това не стане, трябва да предприемете коригиращи действия.